Recrutement de 01 Assistant administratif / receptionniste

TITRE DU POSTE: Assistant Administratif / Receptionniste

EQUIPE/Support

LIEU: Base de Niamey

GRADE:

TYPE DE CONTRAT: CDD



LIENS HIERARCHIQUES :

Supervisé par : HR Coordinator Niamey

Equipe sous supervision : N/A

Travaille avec : Tous les départements du Bureau de la Coordination.

Responsabilités budgétaires : N/A

CHILD SAFEGUARDING:

Niveau 3 - les responsabilités du poste peuvent exiger que le titulaire ait de contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes



OBJECTIF DU POSTE:

Sous la Supervision du Coordinateur HR de Niamey, tenir la réception et le Secrétariat du Bureau de Niamey.

ETENDUE DU POSTE:

Fournit l’appui nécessaire pour la mise en œuvre des plans opérationnels selon les standards convenus dans l’organisation
Assiste les Staffs dans l’acquisition des matériels bureautiques et réception de courriers
Démontre une grande flexibilité pour anticiper et répondre à des défis inhérents à son contexte opérationnel


Responsabilités

Réception
Réceptionner tous les appels entrant et les dispatchers vers leurs destinataires
Faciliter les appels sortant sur demande des collègues du bureau
Recevoir les visiteurs et assurer leur orientation
Réceptionner les courriers entrant et assurer leur distribution à l’interne
Réceptionner tous les courriers et le dispatcher à qui de droit
Veuillez à ce que l’espace d’accueil soit entretenu, propre et attrayant


Secrétariat
Appuyer le Coordinateur HR et le chargé Admin dans l’accomplissement de leurs taches
Appuyer dans le processus des recrutements
Enregistrement des contrats à l’ANPE et CNSS
Préparer les réquisitions et les dossiers de paiement
Maintenir le classement de dossiers Administratifs de Save the Children Niamey selon le système de classement mise en place
Assurer l’expédition de toutes les lettres / Correspondances et en garder l’accusé de réception
Assurer l’expédition de tous les Courriers vers l’extérieur par DHL et vers les bases, suivant le moyen de transport désigné et en garder le mail pouch (bordereau d’expédition)
Tenir à jour le registre de la correspondance de Save the Children Niamey.
Etablir les lettres d’invitation et assurer leur envoi vers les destinataires.
Tenir à jour la liste de contact.
Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau
Assister dans la saisie, les photocopies …
Maintenir le tableau d’affichage du bureau à jour
Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de SCI
Remplacer un des membres de l’équipe Admin et HR en cas d’absence
Faire tout autre tâche à la demande de la hiérarchie


Gestion de stock
Assurer la gestion de stock des fournitures du bureau de Niamey et veiller à son approvisionnement
Assurer l’approvisionnement des guest house et bureau Save the Children Niamey en produit d’entretien
Assurer la gestion des produits de consommation courante du bureau (thé, café, lait, eau,)


Compétences et comportement (nos valeurs en pratique)

Responsabilité / redevabilité:

Est responsable de ses propres décisions, de la gestion effective des autres, de la gestion efficace des ressources et de parvenir à être un modèle en ce qui concerne les valeurs de l’organisation.
Tiens l’équipe et les partenaires redevables de leurs responsabilités, tout en leur donnant la liberté d’agir de la meilleure façon qu’ils jugeront et en les aidant à se développer afin d’améliorer leur performance mais aussi en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:

Fixe des objectifs ambitieux pour soi même et son équipe. Prend des responsabilités pour son propre développement et encourage son équipe à faire de même.
Collaboration:

Abordable à l’écoute, facile à dialoguer avec. Construit et maintient des relations solides avec les collègues, membres et partenaires externes.
Accorde de la valeur à la diversité et aux gens avec des perspectives différentes. Capable de travailler avec des gens de cultures différentes.
Créativité:

Développe et encourage les solutions innovantes.
Intégrité:

Honnête, encourage l’ouverture d’esprit et la transparence, inspire confiance


QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES

Essentielles :

Avoir un diplôme BAC ou BTS en Administration, Management, ou autre diplôme équivalent;
Avoir au minimum (1) an d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration des Ressources Humaines.
Maitriser les applications sous MS Windows (Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook).
Avoir une bonne capacité rédactionnelle en Français
Etre capable de travailler en équipe et sous pression.
Aimer le travail humanitaire et apprécier travailler avec les enfants.
Adhérer aux valeurs de Save the Children


Désirables :

Connaissance du milieu (spécificité de la zone).
Avoir une connaissance acceptable de l’Anglais

L’ORGANISATION

Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d'aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d'éducation et de protection de l'enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.

Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d'ici 2030:

Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
Tous les enfants ont une éducation de base de qualité
La violence à l'égard des enfants n'est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu'un lieu de travail collaboratif et inclusif où l'ambition, la créativité et l'intégrité sont très appréciées.