Recrutement de 01 Assistant Administratif (ive)

Recrutement de 01 Assistant Administratif (ive)
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: Non précisé
Expire le: 10-02-2023

The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC)
Bangui, Central African Republic
Assistant Administratif (ive)

Jobnumber: S02813
Contract Type: Employee
Closing date: 22-Jan-2023
Posting Start Date: 12-Jan-2023
Location: CENTRAL AFRICAN REPUBLIC
Duty Station: Bangui
Duty Station Status
Family Duty Station
Duration: 6
Accompanied Status
Accompanied: Grade B

Organizational Context
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant- Rouge (FICR) recherche, pour les besoins de son bureau en République Centrafricaine, (01) un Assistant Administratif. Le contrat de travail proposé sera de six (6) mois avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance.

Job Purpose
Contribuer à l’atteinte des objectifs du bureau Pays de la FICR en RCA grâce à un appui administratif et financier quotidien et de qualité pour la facilitation de la mise en œuvre de ses activités.
S’acquitter de toute tâche ou responsabilité connexe assignée par son supérieur hiérarchique.

Job Duties and Responsibilities
Réception, contrôle et enregistrement des dossiers de demande de paiement des prestataires, et des sociétés nationales.
Saisies comptables dans Excel XML et poster dans intray les journaux de paiement par banque (PBN), et des allocations mensuelles des prépayés. Ainsi des pièces justificatives d’avance opérationnelle du staff conformément aux procédures de là FICR.
Assurer le pré-audit lors des missions d’audit interne et externes sur les projets du cluster : Préparer les contrôles mensuels de la zone et les audits externes sur les projets de la représentation, assurer la collecte, revue et classement des pièces à auditer. Suivre les auditeurs dans leur besoin et donner le soutien à la hiérarchie lors de l’audit.
Donner un appui administratif et des facilités aux divers départements.
S’assurer de fournir à la zone et à la hiérarchie tous les documents requis pour leur travail ou dans le cadre de rapport en termes de collecte de toute information ponctuelle demandée par la hiérarchie ; les scanner au besoin pour envoi à Nairobi
En support à l’administration, assurer le suivi du traitement des réclamations des fournisseurs ou tiers.
Garantir la conformité et la fiabilité des documents comptables dès leur réception jusqu’à l’archivage. Centraliser toutes les pièces comptables des mois déjà clôturés et les ranger dans les chronos conformément aux procédures FICR.
Procéder à l’archivage des pièces comptables courantes et des rapports spécifiques : classer, photocopier tous les chronos ainsi constitués, les étiqueter et assurer l’acheminement effectif de ces chronos à Nairobi.
Faire le suivi des travaux effectués sur l’ensemble des bâtiments FICR (résidences et bureaux)
Assurer le suivi des factures d’eau et d’électricité, des résidences, téléphone etc.
Assurer Suivie des factures proforma du matériel administratif et vérifier les réceptions de matériel acheté par la représentation Régionale
Faire le suivi des factures relatives au fonctionnement du Cluster (internet, eau, électricité etc.…)

Job Duties and Responsibilities (continued)
Faire le classement de tous les documents administratifs.
Enregistrer et traiter le courrier destiné à l’Administration
Etablir les réquisitions nécessaires pour l’approvisionnement du stock de fourniture de bureau et en faire la distribution aux départements selon les demandes.
Faire le suivi des stocks afin de ne pas tomber en rupture
Faire le suivi des contrats d’assurance tous risques des domiciles et du bureau
Faire le suivi de tous contrats de prestations des services pour la FICR
Assurer l’archivage des selon la norme FICR des documents de FICR
Appuyer dans la préparation des formalités des documents de Voyages du Personnel National et International (Visas, Lettres d’invitation, carte rose / bleue, Ordre de mission) en collaboration avec le Point Focal au niveau du ministère des Affaires Etrangères ;
Prendre toutes les dispositions nécessaires relatives aux Arrivées / Départs du Personnel à l’aéroport en collaboration avec la Flotte ;
Remplir toutes les formalités liées à la réservation des Chambres dans les Hôtels de la place (Hôtel Ledger ; JM Résidences etc.) selon les besoins, pour les staffs internationaux en mission en RCA ;
Tenir à jour un tableau de suivi relatif aux hébergements,
Tenir à jour toutes les documentations relatives au séjour du personnel Expatrié (renouvellement de titre de séjour, carte d’organisme)
Servir de Point focal pour la réception des courriers entrants et les transmettre au Département concerné ;
Appuyer le Bureau dans l’organisation des réunions, Ateliers, formations etc.
Mettre à la disposition des employés du Bureau le matériel de travail en fonction des demandes exprimées ;
Faire l’inventaire mensuel du Magasin et partager avec le Responsable Administratif le rapport de stock ;
Appuyer les Responsable Administratif dans la réception des Commandes livrées et leur transmission au Magasin (Produits d’entretien, de la Pause-café, Matériels Electriques etc.).

Education
Licence en Administration, gestion, finance ou diplôme équivalent ou experience averée dans le domaine.

Experience
Expérience de travail dans la gestion administrative

Expériences dans la rédaction des rapports d’activités

Avoir le sens de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie

Le candidat doit avoir une expérience avérée dans l'utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, logiciels de traitement des données)

Avoir une capacité à planifier, à organiser le travail et à respecter les règles et procédures en vigueur

Capacité à définir des priorités dans plusieurs tâches et faire des feedbacks

Capacité à travailler en équipe et sous pression.

Knowledge, Skills and Languages
Avoir une maitrise parfaite du Français (lu, écrit et parlé)

La connaissance pratique de l’anglais est un atout pour ce poste.

Competencies, Values and Comments
Expérience de travail avec la FICR

Expériences de travail dans les Organisations d’Aide humanitaire (ONG Nationales ou Internationales) ;

Connaissances et Expériences du Mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge serait un atout ;

Excellente aptitude à communiquer à l’oral et à l’écrit, y compris la rédaction des rapports ;

Habilité à travailler de façon autonome (avec un minimum de supervision)

Capacité à travailler dans les délais serrés, parfois en dehors des heures normales de travail si nécessaire et à gérer plusieurs tâches à la fois.

Esprit d’analyse et de synthèse, dynamique, méthodique, rigoureux.

Connaissance en Informatique.