Recrutement de 01 ASSISTANT AU COORDINATEUR LOGISTIQUE

Poste à pourvoir ASSISTANT AU COORDINATEUR LOGISTIQUE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECIN BF
Structure Bénéficiaire CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECIN BF
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Diplôme d'études supérieures
Option du diplôme Logistique
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi
OFFRE D’EMPLOI / CONSORTIUM-ALIMA-KEOOGO-SOS MEDECIN BF/Ouagadougou /01/COORH

Un (01) Assistant au Coordinateur Logistique

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION

ALIMA travaille main dans la main avec ses partenaires.
Sa gouvernance repose sur des ONG locales qui font partie intégrante d’ALIMA.
Ces associations africaines détiennent l’expertise et proposent des réponses adaptées au contexte local ou régional.
ALIMA est présent au Burkina Faso depuis 2012 et travaille en partenariat/consortium avec deux ONG nationales : KEOOGO et SOS médecins-BF.

KEOOGO est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de KEOOGO est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.

SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale est de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.

ALIMA met en œuvre des projets de réponses d’urgences dans 4 régions au Burkina Faso à savoir la région du Nord (District sanitaire de Titao, District sanitaire de Ouahigouya et le Centre hospitalier Universitaire Régional de Ouahigouya), la région du Centre-Nord (District sanitaire de Barsalogho, de Boulsa et de Kaya), la région du Sahel (District sanitaire de Dori) et dans la région du centre (District sanitaire de Sig-Noghin et Nongr-massom).
Ces principaux partenaires techniques et financiers au Burkina Faso sont ECHO/UE, BHA.

Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :
● Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
● Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un.(e) supérieur.(e), à un.(e) référent.(e) ou à l’adresse [email protected]

Lieu d’affectation : Coordination avec déplacements réguliers sur les projets
Liens hiérarchiques, fonctionnel et technique : Rend compte au Coordinateur Logistique,
A pourvoir : 01/04/2024
Contrat / durée : CDD de 06 mois renouvelable en fonction des financements
Niveau sur la grille salariale : 9
Publication de l’offre : Bases Consortium & ONEF Burkina Faso
MISSIONS PRINCIPALES ET RESPONSABILITES
L’Assistant Coordinateur Logistique a pour mission d’assister le coordinateur logistique sur toute la partie administrative, avec lequel il travaille en étroite collaboration, et donc d’apporter un support administratif aux RLP et superviseur log des projets. Participe aux discussions sur la pertinence et la cohérence des programmes logistiques, ainsi que l’adéquation des moyens. Bien que basé en capitale, il est avant tout un acteur de terrain, sur lesquels il passe, afin de participer à la formation et à l’encadrement des logisticiens terrain. Il veille à l’application des politiques et procédures d’ALIMA, ainsi qu’à l’utilisation de la qualité des outils les plus appropriés.
L’Assistant CoLog est plus spécialement chargé du Parc Log, conformité des dossiers d’achat, encadrement et formation des équipes, suivi de la qualité et analyse des données, et compilé les reportings mensuels etc), dont il est le responsable et le référent pour le terrain. 1- Suivi de l’activité et définition des objectifs

1.1. Données et reporting :
- Consolide les rapports de toutes les familles logistiques et analyse les données
- Rédige et transmet le pack logistique mensuel au Coordinateur logistique.
- Organise un classement clair et un archivage de toute la documentation concernant la logistique papier et électronique dans drive
- Compile les données quantitatives logistiques (consommations, stocks, distributions) et les analyse avant transmission au coordinateur logistique,
- Représentation sur délégation aux réunion cluster

1.2. Participe aux discussions de coordination sur la conduite du projet et la définition des objectifs pour sa partie :
- Participe à la détection (visites et recherche d’information) et à la réaction rapide aux urgences,
- Participe à la surveillance des aspects administratives des projets,
- se déplace pour assurer support et suivi aux activités logistiques sur les terrains.

2- Mise en œuvre des programmes (pour les familles logistiques dont il a la charge)
2.1. Organise et assure la supervision du fonctionnement logistique dont il a la charge en capitale :
(Organigramme, profils de poste, encadrement, formation, procédures de contrôle qualité, etc…)

2.2. Planifie et assure le suivi des programmes logistiques dont il est responsable en adéquation avec les besoins médicaux et logistiques :
(état des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets, etc…)
2.3. Organise et encadre le fonctionnement de la logistique pour les parties qui le concerne sur les projets : (briefing, visite, personnel, appui au log terrain, etc…)
2.4. Assure l’adéquation des moyens et équipements, leur entretien et leur renouvellement au regard des besoins pour la ou les familles logistiques dont il a la responsabilité :
(Équipement et besoins, procédures, gestion parc, anticiper, planifier, renouveler, etc…)
2.5. Appuyer au besoin le responsable approvisionnement dans la mise en place et le contrôle de l’application des procédures d’approvisionnement d’ALIMA :
(Établissement procédures, applications, suivi, réajustement, etc…)

2.6. Assure la gestion financière de la ou des familles logistiques dont il a la charge : - participe à l’élaboration du budget logistique et aux révisions budgétaires à la demande du COLOG,
- suit l’évolution du budget en fonction des dépenses.

3- Gestion de parc véhicules, générateurs et équipements
- Assure le suivi des consommations, des équipements et des consommables pour le fonctionnement des différents services
- Planifie les déplacements des véhicules et le suivi des chauffeurs de la Coordination,
- Assure le suivi et établit les inventaires d’investissement
- S’assure que le suivi et les opérations de maintenance
des véhicules & générateurs, et des installations électriques sont correctement réalisés - Supervision de la gestion des stocks et les commandes de matériel et équipements

4- Gestion de la base vie, bureau et de la pharmacie
- S’assure du fonctionnement des générateurs sur les différents sites
- S’Assure du suivi et la maintenance des locaux et infrastructures (base vie, bureau et entrepôts) du consortium (ALIMA-KEOOGO-SOS MEDECINS)
- S’assure le suivi et la maintenance des équipements du consortium (ALIMA-KEOOGO-SOS MEDECINS).
- Veille à l’élimination correcte des déchets domestiques dans les différentes structures et au bon entretien des installations de traitement de déchets.

5- Gestion des équipements et stocks logistiques
- Assure la gestion du parc des équipements et petits matériels
- Assure les inventaires conformément à la procédure
- Assure la gestion des stocks logiques

6- Gestion des ressources humaines
6.1. Composition des équipes :
- définit les postes nécessaires au regard de son activité et établit les profils de poste,
- participe aux recrutements du personnel dans son activité (avec l’appui du CoLog et CORH),
- organise le remplacement du personnel absent de son équipe (gardien et chauffeur).
- Assurer une gestion stricte du planning des chauffeurs et des gardiens,
- Partage mensuellement les plannings des chauffeurs et gardien aux RH pour le traitement des salaires,
- Assure l’intérim des autres membres de l’équipe logistique à leurs absences (Responsable Appro, Acheteur, RLP …)

6.2. Encadrement des équipes :
- organise et supervise le travail des membres de son équipe (chauffeurs et gardiens),
- anime et organise les réunions régulières de son équipe,
- organise la circulation de l’information au sein de son équipe,
- identifie les potentiels au sein du personnel de son activité.

6.3. Bilans individuels :
- Réalise au moins une fois par an les bilans et POP individuels des superviseurs dont il a la charge et délègue la réalisation des bilans des autres personnels.

6.4. Formation continue :
- définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet,
- participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.
- Accompagne ses équipes dans l’organisation des tâches par services
- Organise des formations de mise à niveau et utilisation des outils gestion logistiques
- Évalue et propose du support aux différents services du département logistique

6.5. Cadre administratif :
- Respecte le règlement intérieur dans l’organisation du temps de travail ainsi qu’éventuellement sur d’autres aspects.
- Suivre le renouvellement de tous les documents administratifs des équipements (voitures, moto etc)
- Gères les contrats bail, les contrats de location de véhicules et les contrats de maintenance etc

7 Autres tâches
Répondre aux autres demandes et sollicitations de la part du Responsable hiérarchique en fonction du contexte, des urgences et de l’adaptation nécessaire des activités et du programme
Ce profil de poste n’est pas exhaustif et pourra être modifié en fonction de l’évolution du poste.
L’Assistant CoLog peut être amené à effectuer d’autres tâches ou responsabilités qui lui seront assignées par son superviseur selon les besoins de la mission.
PROFIL REQUIS
Niveau d’études :
• Être titulaire d’un diplôme d’études supérieur en Logistique.
Expériences professionnelles et compétences souhaitées :
● Avoir une expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire,
● Avoir une expérience dans un contexte d’intervention médicale humanitaire,
● Avoir une forte expérience dans la gestion logistique humanitaire,
● Avoir une bonne maîtrise de l’outils informatique,
● Pouvoir encadrer une équipe et avoir des notions sur la gestion de projets sont des atouts.

Qualités personnelles
● Disposer de bonne capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse,
● Avoir un sens critique,
● Être force de proposition,
● Être rigoureux,
● Être autonome et curieux,
● Être flexible et savoir gérer le stress,
● Avoir une capacité d’écoute et d'empathie importante,
• Être capable de travailler en équipe dans des contextes multiculturels

Langues
● La maîtrise du français est indispensable
● La connaissance de l’anglais et de langue locale sont des atouts.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 3 : Le titulaire du poste aura accès soit à des données à caractère personnel concernant des enfants ou/ et des adultes vulnérables dans le cadre de son travail, soit il occupera un poste "réglementé” (comptable, avocat, juriste, cadre juridique) ; par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou d’attestation de bonne vie et mœurs sera nécessaire.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
COMPOSITION DU DOSSIER
● Lettre de motivation (adressée au Coordinateur des ressources humaines),
● Curriculum Vitae détaillé, y mentionner 3 personnes de références professionnelles avec leurs coordonnées de contact (e-mail, tél),
● Copies simples des diplômes et copies des certificats de travail,
● Copie de l’extrait de naissance,
● Tout autre document susceptible de compléter le dossier (copie attestations de travail, lettre de recommandation etc.),
● Casier judiciaire datant de moins de 3 mois à la fin du processus.

Date limite de depôt des dossiers 28/03/2024
Procedure de recrutement
Processus de candidature :
− Présélection sur dossier,
− Test écrit,
− Entretien.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 28/03/2024.
Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement est équitable, transparent et gratuit. Aucun paiement n’est demandé à aucun stade du processus de recrutement.
Les candidatures féminines répondants aux critères sont fortement encouragées.
Seul(e)s les candidat(e)s retenus sur dossier seront contactés pour un test.
Les dossiers déposés ne seront pas restitués. Les candidat(e)s sont donc priés de ne pas déposer les originaux de leurs pièces.
Durée du contrat CDD 06 mois renouvelables
Autres conditions