Assistant chargé des achats et de la logistique - Benin
Titre: Assistant chargé des achats et de la logistique (PLA)
Départment CIT
Statut d’employé: Temps Plein
Supervision: Specialiste des achats et de la logistique (PLO), Benin
Lieu : Kandi, département d’Alibori, Benin
Date: Septembre 2022
CONTEXTE
Creative Associates International Inc. est une entreprise de services professionnels dynamique et en pleine croissance spécialisée dans le développement international, notamment dans les domaines de l’éducation et de la stabilisation des environnements post-conflits. Basée à Washington DC, l’entreprise est présente dans 30 pays à travers le monde avec un portefeuille robuste de projets qui inclut des contrats globaux avec l’Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) et d’autres clients dont le Département d’État et le Ministère Américain de la Défense. L’entreprise a acquis une solide réputation auprès de ses clients dans le monde entier et jouit d’une bonne estime de la part de ses concurrents et de ses partenaires.
DESCRIPTION DU PROGRAMME
Le Programme Régional D’Appui aux Pays Côtiers (PRAPC) fournit un soutien aux partenaires locaux dans cinq Pays côtiers d'Afrique de l'Ouest pour résister aux pressions croissantes des organisations extrémistes violentes en s'attaquant aux facteurs d'instabilité, notamment : les conflits localisés, la marginalisation ethnoreligieuse, le manque de compréhension de la menace des OEV, les griefs locaux contre les structures de gouvernance et la faible cohésion sociale. PRAPC complète la présence plus large de l'USAID dans la région en fournissant une programmation à court terme et ciblée qui réduit les possibilités d'expansion des OEV et aide les gouvernements nationaux et les communautés locales à renforcer leurs capacités de prévention.
RESUME DU POSTE
L'assistant chargé de l'approvisionnement et de la logistique (PLA) aidera le responsable de l'approvisionnement et de la logistique (PLO) à suivre les achats de biens et de services tout au long du cycle d'approvisionnement, en veillant à ce qu'il y ait une concurrence adéquate pour les achats. Il/elle aidera à coordonner et à gérer la logistique du programme dans le département de Kandi, Alibori au Bénin pour les réunions, conférences et autres activités. Il/elle fournira un soutien administratif à l'équipe de LRI Kandi, Bénin et travaillera en étroite collaboration avec le PLO au Bénin pour assurer la conformité avec les règlements et procédures de Creative et de l'USAID.
RAPPORTAGE & SUPERVISION
Le candidat travaillera sous la supervision du Grant and Finance Officer (Gestionnaire du bureau de Kandi) pour les questions quotidiennes et sous la supervision technique du responsable d’approvisionnement et de la logistique (PLO) basé au bureau de Parakou.
RESPONSABILITES PRINCIPALES
Les principales responsabilités comprennent les éléments suivants, sans que la liste soit exhaustive :
• En coordination avec le bureau de Parakou, mettre en œuvre les processus d'approvisionnement et les opérations logistiques pour le programme, y compris les subventions, en suivant strictement toutes les règles et règlements ainsi que tous les principes de l'USAID, Creative Associates et la loi béninoise. Les règles et règlements comprennent :
o ADS (Automated Directive System)
o FAR (Federal Acquisition Regulations)
o CFR (U.S. Code of Federal Regulations)
o AAPD (Acquisition & Assistance Policy Directive)
o Loi locale du Bénin
• Gérer/maintenir un système de registre et de fichiers pour les achats afin de permettre des audits efficaces des documents et des processus. Le PLA du bureau de Kandi veillera à ce que tous les dossiers de passation de marchés, y compris les offres, les évaluations, les documents d'attribution, les contrats officiels et les correspondances, soient sauvegardés en temps réel sur les systèmes d'acquisition et de stockage des dossiers en ligne de Creative ;
• Gérer l'état des comptes pour tous les comptes de crédit établis avec les fournisseurs ;
• Superviser et vérifier l'approvisionnement en matériaux en fonction du contexte et/ou des besoins du bénéficiaire, de la communauté et/ou de l'activité ;
• Développer et analyser les spécifications techniques des matériaux, en tenant compte de l'investissement, des pertes et de la valeur associée ; revoir et ajuster les budgets, si nécessaire ;
• Concevoir et préparer les termes de référence et/ou les spécifications techniques des matériaux, des biens et des services, pour les contrats, les acquisitions et les achats, en collaboration avec l'équipe du programme. Assurer la présentation d'une sélection suffisante qui répond aux exigences d'assurance qualité, de livraison et de transparence ;
• Travailler avec les fournisseurs locaux de biens et de services pour assurer la qualité, maintenir la distance professionnelle requise pour garantir des normes éthiques élevées ;
• Assurer des achats compétitifs en attirant des fournisseurs potentiels pour l'achat de biens ou de services, soit par des appels d'offres directs, soit par d'autres mécanismes qui garantissent des normes élevées de transparence ;
• Mener des études de marché sur les fournisseurs dans plusieurs secteurs par le biais d'expressions d'intérêt ou de demandes d'information ;
• Désigner ou participer à des comités d'évaluation des propositions soumises par les différents vendeurs, conformément aux termes de référence et aux règlements sollicités ;
• Vérifier la qualité et la quantité des produits en fonction du contexte et/ou des besoins du bénéficiaire, de la communauté et/ou du projet ;
• Travailler en étroite collaboration avec les equipe programme dans le cadre du développement des activités et surtout dans l’élaboration des budgets des activités.
• Traiter les achats conformément aux règles et règlements respectifs ;
• Maintenir un contrôle strict des budgets de subvention, et des dépenses financières ;
• Coordonner la logistique des livraisons avec l'équipe du programme et/ou les bénéficiaires de la subvention afin d'obtenir les autorisations requises, y compris les bons de livraison ;
• Coordonner le transport, les permis, les autorisations, les assurances, le chargement et le déchargement des marchandises/matériaux, et l'allocation financière ou les dépenses connexes dans le cadre des subventions ;
• Communiquer tous les calendriers de livraison correspondant aux achats de subventions et d'opérations, y compris la projection des dépenses connexes ;
• Vérifier que les livrables sont complets et effectués en temps voulu ;
• Gestion de l'inventaire : Responsable du maintien de l'inventaire et de la production de rapports d'inventaire précis, conformément aux politiques de Creative et des bailleurs ;
• Gestion des véhicules : Coordonner et maintenir la gestion du parc automobile du bureau et l'utilisation efficace des véhicules du projet et autres services de transport (gestion de carburant) à l'appui des objectifs du programme ;
• Organisation des voyages : Coordonner les équipes pour la réservation d'hôtel et organiser le transport ;
• Organisation de l'entretien régulier des équipements électriques et des dispositifs de sécurité ;
• Gestion du générateur du bureau, y compris l'entretien régulier ;
• Gestion de la sécurité du bureau et du personnel ;
• Effectuer d'autres tâches, telles qu'assignées par les superviseurs.
COMPETENCES & QUALIFICATIONS REQUISES :
• Diplôme d'études secondaires requis, baccalauréat souhaité ;
• Au moins 2 ans d'expérience professionnelle générale, dont au moins 1 (un) an d'expérience en matière d'achats/logistique ;
• Une expérience préalable de l'USAID ou d'autres donateurs est hautement souhaitable ;
• Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
• Capacité à favoriser et à maintenir le travail d'équipe, la coopération et l'apprentissage ;
• D'excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, la capacité de penser de manière critique et de travailler de manière indépendante sont requises ;
• Attitude constante et capacité à aider les autres à résoudre tout problème qui se présente ;
• . Solides compétences en communication et capacité à bien fonctionner en équipe ;
• Connaissance moyenne de l'anglais parlé et écrit fortement souhaitée ;
• Maîtrise du français écrit et parlé ;
• Une maîtrise supplémentaire des langues locales du nord du Bénin est souhaitée ;
• Doit avoir une autorisation de travail existante pour le Bénin.
Comment postuler:
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