Localité : Nigeria / Abuja Domaine : Construction / Bâtiment et travaux publics Niveau : BAC + 3 Entreprise recruteur : Blueprint Consult Company Limited
1. Description du poste
Relevant directement du directeur de l’UGP, l’assistant de direction bilingue relèvera de l’autorité fonctionnelle du responsable administratif, du protocole et de la logistique et travaillera en étroite collaboration avec lui afin d’apporter un appui administratif au directeur. Le/la titulaire du poste servira de point de contact principal avec le directeur, gérera son horaire officiel et son calendrier de voyage, identifiera et répondra aux besoins d’appui officiel du directeur de projet afin d’assurer le bon déroulement du travail au bureau du directeur.
2. Tâches et responsabilités
(a) Assurer la gestion générale et la coordination de toutes les activités relatives au Bureau du Directeur de projet. Cela comprend l’assistance au directeur de l’UGP dans ses tâches administratives quotidiennes et l’accomplissement d’une grande variété de tâches administratives telles que la gestion d’un calendrier actif des rendez-vous, la rédaction et la réponse à la correspondance, l’organisation des plans de voyage, des itinéraires et des agendas et la compilation des rapports, notes et autres documents pour le compte du directeur ;
(b) Coordonner la logistique des réunions de haut niveau, tant à l’interne qu’à l’externe, et coordonner les réunions et les activités stratégiques du JMSC, des comités d’évaluation et d’appels d’offres du JSC, y compris les autres réunions officielles du bureau du directeur du projet ;
(c) Apporter un appui au classement et/ou à l’archivage des dossiers et des documents et à la création de bases de données administratives pertinentes, y compris le scannage et l’archivage électronique ;
(d) Gérer les communications officielles directes (orales et écrites) avec les partenaires externes du projet WAPP/Projet Dorsale Nord, les institutions/organisations professionnelles et règlementaires au nom du directeur du projet, tel que recommandé ;
(e) Traduire la correspondance, les documents de base et les rapports pour le bureau du directeur de projet et apporter un appui linguistique aux autres membres de l’équipe, au besoin. Assurer l’interprétation de base lors les réunions liées au projet ;
(f) Coordonner la présentation ponctuelle des documents et des rapports au directeur de l’UGP et créer un système d’enregistrement des courriers arrivés et départs pour le bureau du directeur de projet ;
(g) Gérer la communication, le calendrier et les courriels officiels du directeur de projet. Cela comprend la sélection des appels entrants, la prise de note des messages et des renseignements essentiels et l’établissement des priorités des appels auxquels le directeur doit répondre, ainsi que la réponse aux courriels selon les directives ;
(h) Fournir un leadership et un soutien à l'équipe des assistants bilingues ;
(i) Apporter un appui, au besoin, aux opérations de la réception, notamment en répondant aux appels téléphoniques, en acceptant les colis et autres livraisons, en accueillant et en inscrivant les visiteurs et les invités ;
(j) S’acquitter d’autres tâches pertinentes qui pourraient lui être confiées par le directeur de projet et le responsable chargé de l’administration, de la logistique et du protocole.
3. Qualification et expérience
(a) Justifier d’un diplôme du second cycle (maîtrise ou équivalent) en administration publique, en relations publiques ou internationals en sciences humaines, en communication ou dans tout autre domaine connexe avec au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire;
(b) Justifier d'une attestation certifiée en traduction ou d'une expérience de travail approfondie et averée avec le français et l'anglais dans un environnement bilingue;
(c) Justifier d'une attestation certifiée en traduction ou d'une expérience de travail approfondie et averée avec le francais et l'anglais dans un environnement bilingue;
(d) Justifier d'une expérience averée en assistance de haute direction;
(e) Une expérience professionnelle dans un environnement de projet financé par des bailleurs de fonds internationaux est un atout.
4. Connaissances requises
(a) Être familiarisé(e) avec l’utilisation d’équipements de bureau tels que photocopieur, scanner, imprimante, matériel de reliure ;
(b) Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels de traitement de données) et des compétences informatiques générales ; aptitude supérieure de recherche sur internet ;
5. Qualités, aptitudes et compétences recherchées
(a) Excellent sens de l’organisation et capacité de gestion des horaires, des plans et des prévisions complexes ;
(b) Une expérience dans l'utilisation de la suite Office 365 et de SharePoint serait un atout ;
(c) Une expérience dans les logiciels d'archivage électronique serait un atout ;
(d) Solides compétences en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les parties prenantes ;
(e) Excellentes aptitudes à communiquer en anglais et en français - aptitudes à l’oral, à l’écrit, à la révision, à la grammaire et à la recherche fondamentale ;
(f) Excellentes compétences en dactylographie, capacité de saisir en moyenne 60 mots par minute avec un minimum de fautes ;
(g) Capacité de prendre des initiatives et de faire preuve de discrétion professionnelle et de diplomatie ;
(h) Capacité de bien travailler en équipe et sous pression, d’être attentif aux détails et de résoudre les problèmes.
6. Langues
Avoir une maîtrise de l’anglais et du français (lire, écrire, parler).
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