Recrutement de 01 ASSISTANT IT

Poste à pourvoir ASSISTANT IT
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Formation
Option du diplôme en informatique ou tout autre domaine jugé équivalent
Expériences
Capacités liées à l'emploi
Termes de Référence
ASSISTANT IT

MISSION DE L'EMPLOI
L’assistant IT est un membre du département Logistique. Sous l'autorité du Responsable Logistique Pays, l’assistant IT est en charge de l'administration et de la maintenance de tous les matériels, logiciels et télécommunications d'ACTED Burkina Faso et du maintien de la sécurité et de la performance de l'environnement informatique dans tous les bureaux.
Avec le soutien du département ISM de Paris, Il/elle est en charge des réseaux informatiques, de la connectivité, de la gestion et de la configuration des terminaux, du dépannage du matériel et des logiciels, des installations, de la gestion des comptes, des rapports et du renforcement des capacités.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
- Responsable logistique Pays (CLM)
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations Internes :
- Département IMS du siège de Paris
- Responsable Logistique Senior de Zone/officiers senior & équipes sur le terrain
- Tout autre département

Relations Externes :
- Suppliers, Service providers & Contractors
OBJECTIFS
• Assurer une performance optimale des réseaux câblés et sans fil d'ACTED et une connectivité adéquate pour tous les appareils du réseau d'ACTED.
• Assurer la configuration en temps utile et la performance optimale des postes de travail des employés et des autres équipements de bureau de l'ITC.
• Assurer une gestion appropriée des identités, des comptes et des permissions pour tout le personnel d'ACTED Burkina Faso.
• Soutenir les achats liés aux TIC et la communication efficace avec les fournisseurs de services TIC tiers.
• Guider et former tous les collaborateurs de la mission à l'utilisation et à l'appropriation des logiciels de productivité et autres applications.
• Assurer la maintenance et la sécurité des systèmes, qu'il s'agisse de logiciels, de matériels ou de systèmes de communication.
• Assurer une communication efficace avec le département IMS du siège de Paris
FONCTIONS
1. Mise en place de la Stratégie IT/COM
• L’Assistant IT est en charge de la mise en oeuvre de la stratégie IT/COM créé par le/la Responsable Logistique Pays et le département IMS du siège.
• Il/elle doit également être capable d’administrer et maintenir les équipements de réseau, les ordinateurs, les imprimantes, les smartphones et tout autre actif IT/COM.
• L‘Assistant IT suivra les conseils méthodiques du département IT-SI du siège parisien et assurera la liaison entre la mission d'ACTED Burkina Faso et le siège parisien pour toutes les questions techniques.
• Il/elle doit former le personnel d'ACTED Burkina Faso à l'utilisation sécurisée des outils en ligne, du réseau, des ordinateurs, des smartphones et des logiciels de productivité. Il/elle fait appliquer les normes et standards de sécurité développés par le siège de Paris.
• Il/elle est responsable de la connectivité en assurant une bande passante adéquate sur chaque base de la mission d'ACTED Burkina Faso. Il/elle effectue une évaluation permanente des besoins en connectivité dans tous les bureaux de représentation d'ACTED Burkina Faso et assure la rationalisation des coûts des services ISP [fournisseur de services Internet] contractuels. Il/elle effectue des études périodiques du marché des ISP et suit les services disponibles sur le marché des ISP. Il/elle est également responsable du suivi et de la supervision des fournisseurs contractuels et intervient en cas de problèmes d'accès.

2. Entretien des Actifs IT/COM
• L‘Assistant IT doit planifier et superviser la maintenance de tous les équipements IT (ordinateurs, imprimantes, smartphones, équipement réseau etc...) et COM (équipement HF, VHF, Thuraya) en stock et en service. Le matériel spécifique de communication est gérer en complément des décisions du département Sécurité.
• Si un bien connaît des problèmes de matériel ou de logiciel, l‘Assistant IT est chargé de le dépanner et de le réparer en interne ou en externe. Il doit estimer le coût des réparations en indiquant le type de pièces détachées nécessaires, leur quantité, le prix unitaire/total et tout coût supplémentaire afin de remettre le bien en état de marche.
• Grâce au planning des réparations mis à jour de manière hebdomadaire par l‘Assistant IT, la priorisation des réparations pourra être organisée en fonction de plusieurs facteurs discutés au niveau de la Coordination Nationale ou Zonale (Budget, besoins, …)
• L‘Assistant IT est responsable du montage, du suivi et de la réception de tous les dossiers d’achat relatifs à l’entretien, à la réparation des actifs et à la gestion des contrats de communication de la mission d’ACTED Burkina Faso. Il doit être capable de proposer une base de fournisseurs fiables pour chaque type de prestation.
3. Gestion des Achats/Stock liés à l’IT/COM
• L‘Assistant IT est responsable des outils qui lui sont confiés, de l’agencement et de la propreté de l’atelier de travail pour optimiser sa productivité.
• La présence dans les stocks du matériel lié à la maintenance des actifs IT/COM doit être suivie en collaboration avec le Chargé des Stocks.
• En cas de pièces détachées, de consommables ou d’actifs IT/COM manquants, l’assistant IT doit être en mesure d’émettre tout besoin via un Bon de Commandes. Il doit connaître les procédures logistiques ACTED et être capable de monter un dossier d’achat, de pouvoir orienter l’acheteur lors de l’acquisition de pièces détachées/actifs IT/COM. L‘Assistant IT se doit d’apprécier la qualité de la marchandise chez le fournisseur avant toute contractualisation.
• L’assistant IT sera le point focal d’ACTED Burkina Faso pour la gestion des dossiers, mais non limités à ceux-ci, concernant les moyens de communication, à savoir : Flotte de communication téléphonique & Internet.

4. Mission Support National
• L’assistant IT doit effectuer des visites régulières sur le terrain afin de mettre en place un diagnostic général pour planifier et appuyer (si besoin) l’entretien/réparation de tous les actifs IT/COM nécessitant une intervention.
• A travers ces visites des bases, l’assistant IT doit être capable d’évaluer la bonne mise en pratique des procédures de gestion des équipements IT/COM par ceux qui en ont la responsabilité (bonne utilisation des ordinateurs, stockage des assets, actualisation des fiches de suivi TITANIC, …). Il devra s’appuyer sur la fiche de contrôle interne et proposer si nécessaire des améliorations dans son domaine de compétence.
• La validité de la visite terrain doit être proposée par l’assistant IT au CLM et au Responsable Logistique via la soumission préalable de Termes de Référence de la mission.
• En fin de mission, l’assistant IT soumettra un Rapport de mission exhaustif de sa visite terrain. Il devra utiliser les outils mis à sa disposition afin de transcrire ses observations dans un Plan d’Action d’Amélioration.
5. Reporting
• Actualisation du PV de coordination chaque mercredi à envoyer au CLM et au Responsable Logistique.
• Etablir des plannings de visite des bases d’ACTED Burkina Faso, en fonction des priorités/besoins/urgences.
• Rédiger un TdR/Rapport de mission à communiquer au CLM et au Responsable Logistique.
• Contribuer à l’actualisation de la Cash Request
• Compiler les rapports TITANIC de sa responsabilité (capitale et bases) à envoyer tous les 5 du mois au CLM. Effectuer des retours qualitatifs sur le contenu de ces rapports aux Chargés logistiques bases ACTED Burkina Faso et aux Coordinateurs de Zone.
6. La nature de l'emploi
• L’assistant IT peut occasionnellement travailler en dehors des heures normales pour effectuer le déploiement et/ou la maintenance des logiciels et du matériel (du lundi au vendredi, ou occasionnellement le week-end avec l'accord préalable du Responsable RH et de la Coordination).
• Les rôles de l’assistant IT sont définis dans les TdR, mais il peut être amené à remplir d'autres rôles ou fonctions en fonction des besoins opérationnels ou stratégiques de la mission.

INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE
• Nombre de visites sur le terrain (avec un mandat clair, un rapport, un plan d'action et un suivi).
• Nombre de formations dispensées et % du personnel impliqué dans l'ITC ayant suivi une formation sur une période de six mois.
• Retour d'information des pairs et de la direction lors de la prochaine évaluation des performances.
• Nombre de questions sur les aspects liés aux systèmes et à l'ITC.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
• Formation en informatique ou tout autre domaine jugé équivalent
• Connaissance et expérience des systèmes d'exploitation Microsoft Windows
• Connaissance avancée de Microsoft office, des logiciels et du matériel de productivité courants
• Connaissances poussées dans l’installation et le fonctionnement de réseaux internet
• Flexibilité, capacité d’adaptation
• Avoir au moins un (01) années d’expérience dans un domaine similaire
• Etre rigoureux et faire preuve d’honnêteté en toutes circonstances
• Capacité de rédaction de documents techniques
• Ponctualité et forte implication
• Autonome
• Maîtrise des langues suivantes : Français
• La connaissance de l'anglais serait un avantage
• Une expérience avec les ONG serait un avantage

Connaissance en informatique
Condition d'âge

Date limite de dépôt de candidatures
Jeudi 12 mai 2022 à 17H30
Lieu du recrutement
Ouagadougou
Lieu d’affectation
Bases ACTED
Date limite de depôt des dossiers 12/05/2022
Procedure de recrutement Procédure de recrutement :
Présélection sur dossier,
Test écrit,
Entretien
Durée du contrat CDD 06 mois
Autres conditions