Recrutement de 01 ASSISTANT LOGISTICIEN ADMINISTRATEUR

Poste à pourvoir ASSISTANT LOGISTICIEN ADMINISTRATEUR
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Fada N’Gourma
Structure recruteur INTERSOS
Structure Bénéficiaire INTERSOS
Secteur activité Non précise
Diplôme ou niveau Non precise
Option du diplôme logistique, gestion financière, administration
Expériences 01 an
Capacités liées à l'emploi CONTEXTE
INTERSOS est une organisation humanitaire à but non lucratif ayant pour rôle de venir en aide aux personnes en danger, aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés. Créée en 1992, ses actions reposent sur les valeurs de solidarité, de justice, de dignité humaine, d’égalité des droits et des chances pour tous ainsi que sur le respect de la diversité et de la coexistence, en accordant une attention particulière aux plus vulnérables et à ceux ayant besoin de protection
INTERSOS intervient dans les situations d’urgence et de crise afin de venir en aide aux personnes, aux familles et aux communautés dont les vies sont menacées par les conflits, l’extrême pauvreté, les catastrophes naturelles ou causées par l’homme. Elle le fait en offrant son support durant les urgences humanitaires, en fonction de ses capacités opérationnelles ainsi que de ses ressources. Le travail du personnel d’INTERSOS est guidé par : La charte des Valeurs de l’organisation
Les principes humanitaires : humanité, neutralité, impartialité et indépendance
INTERSOS travaille dans le respect absolu des principes de la Déclaration Universelle et de la Convention Européenne des droits de l’homme. Elle ne fait aucune distinction ou discrimination fondées sur la race, le genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique ou sociale des personnes qui ont besoin d’aide.
INTERSOS place toujours au cœur de ses activités la valeur et la dignité de l’être humain. C’est pour cette raison que, dès le début, elle fait participer la population locale et les communautés à ses activités, tout en valorisant et en développant les capacités et les compétences des individus et des communautés et en supprimant graduellement la dépendance vis-à-vis de l’aide extérieure. Le rapport avec les populations se base sur l’écoute, le dialogue, la confrontation, la participation.
INTERSOS au Burkina Faso
En collaboration avec l’UNHCR, INTERSOS au Burkina Faso met en place depuis novembre 2019 un projet de monitoring de protection dans le but de renforcer la protection et l'assistance aux Personnes Déplacés, aux réfugiés/demandeurs d'asile et à la population hôte vulnérable dans les régions du Nord, Boucle de Mouhoun et Est. INTERSOS prévoit étendre ses activités dans le secteur de la santé/nutrition et Education en 2020.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ces activités, INTERSOS cherche des candidats pour le poste suivant :
TITRE DE POSTE : 1 ASSISTANT LOGISTICIEN ADMINISTRATEUR
TYPE ET DURÉE DU CONTRAT : CDD jusqu’au 31.12.2020 renouvelable selon le bailleur et selon les compétences du bailleur
LIEU D’AFFECTATION : Fada N’Gourma avec des missions
Supervisé par : l’Officier Administration et Finance et le Chargé de la Logistique
Base : Fada N’Gourma
But du Poste
Sous la supervision du Log Manager et de l’Officier Administratrice, l’Assistant(e) Logisticien(ne) Administrateur(rice) assure la programmation et la coordination des activités de l’administration finance, RH et logistique de la base INTERSOS dans la région de la région de l’Est.
Responsabilités :
ADMINISTRATION/FINANCES
• Gérer la comptabilité des projets qui se déroule dans la région de l’Est ;
• Assumer la responsabilité de l’administration des comptes de trésorerie, en assurant la conformité aux procédures existantes ; les pénuries ou les vols doivent être signalés, en portant la signature conjointe des deux, la Coordinatrice des Finances et la Cheffe de Mission ;
• Mettre à jour la situation économique et financière de la base et les projets, en termes de dépenses, crédits, trésorerie et liquidités disponibles ;
• Être responsable des documents financiers-administratifs de la base et de toute la documentation de projet fini.
• Maintenir un système de classement des documents physiques et électroniques ;
• Assurer un classement précis et efficace des rapports financiers et pièces administratifs ;
• Assurer le respect du circuit de validation des achats ; Valide les requêtes d’achat suivant la matrice des seuils d’approbation établies par la coordonnatrice Admin.
• Assurer le payement de toutes les factures sous la supervision de l’officier administratrice ou d’un superviseur délégué par la coordonnatrice des finances ;
• Contrôler les coûts de fonctionnement de la base ;
• Supporter la coordinatrice des finances pendant les audits des bailleurs de fonds ;
• Vérifier et traiter minutieusement toutes les pièces justificatives comptables mises à sa possession ;
• Tenir les livres de caisse en veillant à enregistrer chaque dépense dans le livre correspondant et les dépenses par ligne budgétaire et par codification des projets ;
• Contrôler la liasse comptable hebdomadaire, mensuelle et en assurer l’envoi à l’officier Administratrice ou,
• Apporter son appui aux Dép. RH dans la gestion de dossiers du personnel et documents relatifs au staff national. (Contrats, Classement, suivi……) ;
• Assurer la signature et l’archivage de : Fiche de présence, requête d’achat, contrats
• Tenir en bonne et due forme les archives administratives ; Bulletin de salaire… ;
• Réaliser toutes les tâches liées au courrier entrant et sortant (Rédaction, envoi, réception, photocopie, classement, etc.) ;
• Suivi de convention de collaboration avec les structures médicales et suivi de déclaration avec les services étatiques ;
• Soumettre à l’Officier Administratrice des rapports hebdomadaires de la comptabilité et les pièces justificatives.
LOGISTIQUE/APPROVISIONEMENT ET SECURITE
• Faire le suivi des activités de maintenance des infrastructures, de la gestion des stocks de produits non médicaux et de l’équipement, conformément aux normes d’INTERSOS.
• Assurer la vérification et le suivi des installations sous la supervision du chargé de la logistique.
• Préparer les requêtes de réparations et les devis et les faire valider par le chargé de la logistique.
• Effectuer des visites quotidiennes des installations, en signalant les anomalies ou problèmes au chargé de la logistique de la mission.
• Est responsable de préparer les requêtes de réparations et les devis et les faire valider par le chargé de la logistique de la mission.
• Évaluer les besoins de remise en état et faire le suivi des travaux mineurs de remise en état suivant les instructions données par le supérieur hiérarchique et en lui rendant compte de l’avancement.
• Vérifier que les normes de sécurité sont observées dans les installations (présence des extincteurs, mise à la terre des installations électriques).
• Faire le suivi de l’utilisation des véhicules, des machines et des appareils mécaniques et électriques.
• Planifier avec le chargé de la logistique les activités de maintenance et les vérifications nécessaires des réseaux d’énergie et de leurs configurations, conformément aux normes d’INTERSOS.
• Coordonner et diriger l’équipe de logistique placée sous sa responsabilité, et en particulier :
 Définir les tâches de chaque personne, assurer la supervision au quotidien, vérifier la qualité du travail (ponctualité, rigueur, qualité, etc.).
 Établir les horaires de travail des équipes de logistique de chaque département ou installation.
 Organiser et diriger les réunions de l’équipe placée sous sa supervision.
 Elaborer et rédiger le rapport hebdomadaire des activités logistiques de la sous base, à soumettre chaque fin de semaine au Chef de Projet, et au chargé de la logistique.
• Assurer la maintenance de la flotte de véhicules.
- Planifier et superviser la maintenance préventive et curative de tous les véhicules du projet selon les normes d’INTERSOS.
- Coordonner les chauffeurs et les véhicules dans la Région afin d’assurer que les activités des différents projets se déroulent sans problèmes ;
- Former les chauffeurs à de bonnes habitudes de conduite et aux vérifications standards et assurer leur suivi.
- Assurer le remplissage hebdomadaire de la fiche Excel de suivi des consommations des véhicules
- Assurer la mise en place obligatoire des log book, des plannings de maintenance et d’un système de carburation des véhicules au moins 03 fois par semaines en assurant que les véhicules soient toujours avec le niveau du réservoir au-dessus de la moitie.
• Gérer les commandes et en faire le suivi et en particulier :
 Recueillir les commandes relatives à la logistique en provenance des différents départements ou terrains.
 Établir les commandes et en faire le suivi, selon les procédures en place.
 Offrir le soutien technique au magasinier s’il en existe.
• Effectuer des achats locaux selon les procédures d’approvisionnement d’INTERSOS et assurer le classement des archives suivant les procédures d’INTERSOS.
• Assurer les conditions de réception du fret ou des matériels qui arrivent ainsi que l’organisation et le conditionnement du matériel avant son expédition.
• Assurer obligatoirement que chaque staff qui reçoit du matériel signe une décharge de responsabilité qui sera archivée. Assurer la mise à jour mensuelle de son inventaire de matériel INTERSOS sur la base et la transmettre au Charge de la logistique et à la coordonnatrice des finances.
Ces attributions sont modifiables par l’employeur selon les besoins du poste occupé. Ainsi, les missions et attributions ci-dessus énumérées ne présentent ni un caractère exhaustif, ni un caractère définitif.
Qualifications et Compétences
• Diplôme en logistique, gestion financière, administration ou similaire
• Au moins 1ans d’expérience dans le travail avec une ONG internationale dans le domaine de l’administration et relations avec les institutions locales ou positions similaires
• Connaissance des procédures administratives UN (UNHCR, OCHA, UNICEF etc.), ECHO, EU et des autres bailleurs principaux
• Expérience de gestion des achats et de petite caisse
• Très grande capacité de travailler en équipe
• Capacité à rédiger des rapports
• Solide expérience dans la formation, la gestion et le suivi du personnel administratif et logistique local
• Compétences informatiques (Microsoft Office) et compétences avancées en Excel
• Capacité de travailler dans des conditions difficiles et sous pression
• Excellente niveau de français écrit et parlé, bonnes notions en Mooré et éventuellement en Fulfulde.
• Être dynamique, flexible, de bonne moralité
• Disponibilité à se déplacer pour de courtes missions
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
Être ressortissant de la région de l’Est constitue un atout
DATE DE DEBUT DU CONTRAT : 01/07/2020