Recrutement de 01 Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme

Recrutement de 01 Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme

Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) au Programme
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Congo-BrazzavilleShow Search Results
Job Identification
19207
Locations
Congo-Brazzaville
Posting Date
07/04/2024, 09:38 AM
Apply Before
07/21/2024, 04:38 AM
Job Schedule
Full time
Agency
UNDP
Grade
SB3
Vacancy Type
Service Contract Holders
Practice Area
Management
Bureau
Regional Bureau for Africa
Contract Duration
6 months
Education & Work Experience
Bachelor's Degree - 3 year(s) experience
Other Criteria
Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d'autres domaines pertinents
Required Languages
Français
Desired Languages
Anglais
Vacancy Timeline
2 Weeks

Job Description
Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

I. Details du poste

Poste : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier au programme

Grade Level: SB3

Bureau/agence: Office des Nations Unies contre la Drogue et le Crime (ONUDC)

Duty Station : Brazzaville, République du Congo

Career Track: Management

Career Stream: (include thematic area for Policy/Programme Career Stream; and functional group for Corporate Operations Career Stream)

Contract Modality: Service Contract (SC)

Contract Duration: 6 mois

II. Historique et contexte organisationnel

Ce poste est à pourvoir au Bureau projet de l'Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC) à Brazzaville (Congo). Ce poste est réservé au personnel recruté localement.
Sous l'autorité et la supervision directe respectivement du Coordonnateur régional pour l'Afrique centrale du Programme mondial de lutte contre la criminalité liée aux espèces sauvages et aux forêts de l'ONUDC, l’Assistant(e) Administratif(ve) sera chargé(e) de fournir les services généraux administratifs à la mise en œuvre des activités des Programmes à Brazzaville. L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) assure un travail de qualité et de précision, conformément aux règles et aux procédures de l'ONU. Ils contribuent à un environnement de travail dans un esprit de collaboration et de satisfaction des clients.

III. Objectif du poste

Assister efficacement le Programme Mondial sur les Crimes qui Portent Atteinte à l'Environnement, en fournissant un soutien administratif et financier de haute qualité, afin de garantir la mise en œuvre efficace des activités du programme. Cela implique la gestion des aspects administratifs et financiers du bureau projet de l'ONUDC à Brazzaville, Congo, dans le cadre des efforts globaux de lutte contre la criminalité environnementale.

IV. Principales fonctions et responsabilités

In this section list up to five primary functions/accountabilities of the position (Typically one sentence each) and examples of duties that must be performed to successfully accomplish key responsibilities.

L’Assistant(e) Administratif(ve) appuiera la mise en œuvre des activités des programmes ;
Il/elle appuiera notamment les procédures d'appels d'offres à l'échelle régionale, la documentation systématique et organisée des actions menées, le suivi du paiement des prestataires, la rédaction et l'envoi de courriers. Il/elle contribuera à la facilitation de l'exécution programmatique en suivant les procédures en vigueur et en utilisant les mécanismes et outils du Secrétariat des Nations Unies ;
L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera en étroite collaboration avec le personnel administratif et financier du Bureau Régional de l'ONUDC à Dakar, du siège à Vienne, ainsi qu'avec le personnel des Opérations du PNUD à Brazzaville, dans un esprit d'efficacité, d'effectivité et de cohérence.
Tâches et responsabilités :
Résumé des fonctions essentielles :

Soutien administratif, financier et logistique au Programme mondial de lutte contre la criminalité liée aux espèces sauvages et aux forêts / bureau projet de I 'ONUDC à Brazzaville ;
Appui à l'organisation de réunions, formations et autres activités des Programmes ;
Appui au bon fonctionnement du bureau et à la gestion des actifs ;
Appui au renforcement et au partage des connaissances.
Plus particulièrement, l'Assistant(e) Administratif(ve) sera chargé(e) de :

Réceptionner, enregistrer et archiver le courrier de l'ONUDC et de ses partenaires ;
Organiser des missions incluant les réservations des vols, d'hébergement, la préparation demandes de voyages (travel request), de bons de commandes dans l'application UMOJA, et toute action nécessaire à la bonne organisation d’événements,
Faire le suivi des transactions financières dans UMOJA et en assurer le suivi avec l'Unité administrative et financière de l'organisation ;
Collecter des factures pros forma nécessaires à l'organisation d'évènements des Programmes dans la région d'Afrique centrale ;
Appuyer le Coordinateur Régional du Programme et des membres du personnel de I 'ONUDC pour toute aide administrative conformément aux exigences des Nations Unies et de gouvernements nationaux dans la région d'Afrique Centrale ;
Fournir un appui administratif et logistique à l'organisation de conférences, d'ateliers ou de réunions ;
Préparer des correspondances, lettres et notes verbales ;
Extraire, saisir, copier et classer les données provenant de sources diverses ;
Fournir un appui à la gestion des stocks des fournitures du bureau du Coordinateur Régional, de même de ceux destinés aux formations, et des stocks et inventaires du matériel ;
Faire le suivi des règlements fournisseurs avec le Bureau Régional ;
Organiser la conservation des dossiers et documents liés à la mise en œuvre des projets ;
Contribuer aux réseaux et aux communautés d'expertise ;
Exécuter toute autre tâche pertinente pour la mise en œuvre du projet.
Compétences

Les candidats devront manifester leur engagement envers les missions de l'ONUDC, faire preuve de sensibilité et d'adaptabilité aux différences de culture, de sexe, de religion, de race, de nationalité et d'âge. Leur profil devra refléter les compétences suivantes :

Professionnalisme

Connaissances de gestion de bureau et d'appui administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratives ; Fierté du travail et des réalisations du projet ; démontre les compétences professionnelles et la maîtrise de la matière ;
Conscience et efficacité dans le respect des engagements, respect des délais pour I 'obtention de résultats, motivation par des préoccupations professionnelles plutôt que personnels, démontre sa persistance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.
Planification et Organisation

Capable d'établir des priorités et de planifier ;
Coordonner et suivre les plans de travail ;
Prioriser les besoins selon les exigences et capacité à travailler avec des délais courts.
Communication

Capable de rédiger de manière claire et concise ;
Communiquer de façon effective, y compris en ce qui concerne la rédaction de rapports.
Travail d'équipe

Compétences interpersonnelles prouvées ;
Aptitudes à établir et à maintenir des relations de travail effectives avec des personnes dans un environnement multiculturels et multiethnique, avec un respect pour la diversité ;
Habilité à rester calme en toutes circonstances.
Orientation client

Entretenir des relations efficaces avec les clients/partenaires ;
Fournir des rapports aux partenaires internes et externes en temps opportun et approprié ;
Organiser et hiérarchiser l'horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des partenaires ;
Répondre rapidement aux besoins et demandes des partenaires.
Gestion et apprentissage des connaissances

S'emploie activement à poursuivre son apprentissage personnel dans un ou plusieurs domaines (notamment la maîtrise du logiciel UMOJA) ;
S'investit dans l'apprentissage et applique les connaissances nouvellement acquises.
Développement et efficacité opérationnelle

Aptitude à accomplir une variété de tâches répétitives et courantes, des travaux liés à l'organisation de réunions, la gestion du bureau ainsi que des activités administratives générales ;
Aptitude à réviser des données, et à identifier et rectifier les écarts ;
Aptitude à gérer un volume important de travail dans un temps limité ;
Bonnes connaissances des règles administratives ;
Fortes compétences en Tl.
Aptitude à l'encadrement et à l'autogestion

Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues sur son travail,
Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme, et avec une attitude positive et constructive ;
Reste calme, maîtrise de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression.
V. Requirements:

Education

Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d'autres domaines pertinents.

Experience, Knowledge, and Skills

Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle de préférence dans un environnement international et dans les domaines de l'administration en général, de l'appui administratif et logistique aux projets, de la comptabilité et/ou de l'administration financière ;
Les candidats titulaires Un Bachelor, une Licence en Administration, Comptabilité, Finances, Gestion ou dans d'autres domaines pertinents devront avoir une expérience minimum de trois (3) années pertinentes dans la gestion administrative ou en technologie ou en sécurité informatique ou en service de soutien aux programmes ou dans le domaine des finances ou logistique et au moins deux (02) ans pour les candidats titulaires d’un Bachelor ou Licence.
Maîtrise de l'outil informatique et une bonne expérience dans l'utilisation des ordinateurs et logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires ;
Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies est considérée comme un atout fort.
Compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web et une connaissance du système UMOJA ou tout autre système SAP serait un atout.
Langues

Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français.

Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise.
Une bonne compréhension de l’anglais est un atout important.
Expected Demonstration of Competencies

Core
Achieve Results: LEVEL 2 : Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Think Innovatively: LEVEL 2 : Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Learn Continuously LEVEL 2 : Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
Adapt with Agility LEVEL 2 : Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process
Act with Determination LEVEL 2 : Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously
Engage and Partner LEVEL 2 : Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Enable Diversity and Inclusion LEVEL 2 : Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making