Recrutement de 01 Assistant(e) aux opérations logistique

AVIS DE RECRUTEMENT
Pour un(e) Assistant(e) aux Opérations Logistique basé(e) à Niamey


Clôture des candidatures : 07/06/2020

Début du contrat souhaité : 01/08/2020



Présentation de l'organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes instables. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, tels que :

Le suivi des incidents en temps réel,
Des rapports analytiques contextualisés,
Une cartographie des incidents sécuritaires,
Un soutien dans la gestion de crise,
Un support dans l’orientation du personnel,
Des formations.
Les services INSO aident les ONG dans leurs gestions des risques au quotidien, en améliorant leur connaissance du contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d'accès humanitaire sur des données factuelles.

INSO s’est développée rapidement et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire. Aujourd'hui, l'Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 990 ONG dans quatorze pays.


La mission INSO au Niger :

En Septembre 2019, une vingtaine de partenaires ONG établis au Niger renouvellent leur demande pour l’ouverture d’une plateforme INSO au Niger.

La requête des ONG précise en particulier 3 points d’appuis prioritaires qui sont :

Aider à améliorer l’analyse du contexte ;
Mettre en place des formations sur l’accès humanitaire et la gestion des risques dans les zones de Tillabéry, Tahoua & Diffa ;
Renforcer la coordination humanitaire à Niamey entre les ONG, les Nations Unies et les autorités civiles et militaires.
L’objectif que s’est fixé INSO en 2020 est donc de renforcer les ONG au NIGER dans leurs capacités opérationnelles et analytiques afin de maintenir, voire améliorer leur accès sur le terrain.

En ce sens, INSO NIGER recherche une personne expérimentée pour rejoindre son équipe en tant qu’Assistant aux Opération Logistique basé à Niamey.



Aperçu du poste :

Sous la responsabilité du Chargé aux Opérations, l’Assistant aux Opérations Logistique est responsable de l’approvisionnement des biens et services demandés dans un triple objectif de quantité, qualité, et de délai attendu, et par la suite, est responsable de réaliser un suivi régulier des stocks et des équipements. Il a également en charge la maintenance des équipements et des locaux qui lui sont confiés dans un objectif de sécurité de ces derniers. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie. En qualité d’Assistant aux Opérations – Logistique, il apporte également son aide à l’organisation des évènements INSO (réunion, formation, …).

En cas de nécessité, il est capable d’intervenir pour les premiers soins. Il connaît les règles de sécurité incendie à appliquer pour se protéger et protéger les personnes présentes dans le bâtiment.

Il est parfaitement francophone, il sait écrire, et maîtrise également les langues nationales d’usage.

Le poste est basé à Niamey.



Principales responsabilités :

a. Responsable de l’approvisionnement des biens et services :

S’assure que les Demandes d’achat dispose des autorisations appropriées en fonction des limites d’autorisation, et que la description des articles est suffisante pour avancer dans le processus d’achat ;
Respecte les processus d’achat en fonction des procédures adéquates ;
Obtiens des pro-formats et des cotations conformes aux attentes auprès de fournisseurs compétents ;
Démontre ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc... ;
Participe aux comités de sélection en cas de besoin ;
Appui les bureaux régionaux dans leurs acquisition de biens et services en capitale ou sur en province ;
Garanti le suivi de toutes les commandes à l’aide d’un suivi des achats et assure, le cas échéant, une bonne communication de leur suivi auprès des équipes terrain (temps de livraison, problèmes rencontrés,…) de façon régulière ;
Soumet sur une base hebdomadaire le suivi des achats au Responsable des Opération ;
S’assure de la bonne réception des biens et services conformément aux bons de commandes et contrats de services établis ;
Organise et supervise les expéditions (biens, équipements, archives, courrier, …) de, et vers, sa base d’opération en lien avec UNHAS ou tout transporteur adéquat ;
Assiste les équipes programmes dans la préparation des réunions et formations (installations/désinstallation de la salle, commande et réception des repas, …) ;
Assiste les équipes administration dans l’organisation des missions ou voyages nationaux et internationaux, de, et vers, sa base d’opération (vol, hébergement, visa, …) ;
Tiens à jour une base de données des fournisseurs pour son bureau, et les bureaux dépendants ;


b. Responsable des stocks :

Etablit et tient à jour les fiches d’entrée et de sortie des stocks ;
Veille à ce que tous les mouvements de stocks soient supportés par toute la documentation requise ;
Assiste lors de l’inventaire physique des stocks ;
Prépare les demandes d’achats pour reconstituer les stocks de fournitures, produits d’entretien, bouteilles d’eau, … ;
Contrôle sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies correctement et soumettre à la fin de chaque mois l'analyse de consommation de carburant du bureau au Responsable des Opérations pour examen ;
Veille à maintenir un stockage sécurisé pour le carburant, et à son utilisation efficace et efficiente pour les générateurs, et en cas d’urgence les véhicules ;
Maintient le stock en ordre, rangé et propre ;


c. Responsable des équipements motorisé :

Planifie et suit les mouvements quotidiens des véhicules de sa base en fonction des déplacements du personnel ;
Planifie et suit, en lien avec les chauffeurs et les gardiens, les opérations de maintenance et les réparations des véhicules et des générateurs sous sa responsabilité ;
S’assure de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
S’assure de la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des véhicules et des décharges passagers ;
S’assure de la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des générateurs ;
Suit la consolidation des consommations de carburant par rapport aux relevés kilométriques des véhicules, ou aux relevés horaire des générateurs ;
Prévient les détournements de carburant et de pièces détachées ;
Veille à ce que la capacité des générateurs sous sa responsabilité soit respectée, et non surchargée, et prends, si nécessaire, les mesures corrective ;
Effectue le suivi des documents administratifs (notamment vignette et assurance) pour les véhicules ;


d. Responsable des équipements et des bâtiments :

Assigne un numéro de référencement à chaque nouvel équipement ;
Maintient à jour la liste des équipements sous sa responsabilité (entrée, sortie, transfert de lieu ; transfert de responsabilité, …) ;
Assiste lors de l’inventaire physique des équipements ;
Prépare les fiches d’allocation des actifs et effectue les mouvements de transmission et/ou de retour au personnel INSO ;
Signale tout problème, défaut, casse d’actif dans des délais immédiat, et remplie/vérifie le rapport d’incident ;
Veille, en lien avec l’intendant, au fonctionnement efficace des installations et des équipements grâce à des contrôles et entretiens réguliers ;
S’assure que le personnel résidant dans les maisons d’INSO soient informés à l’avance des réparations et des entretiens à venir ;


e. Responsable de la documentation et des informations « Logistique » :

Soumet l’intégralité des pièces justificatives conforme aux procédures au chargé des finances/FOA, afin de lui permettre d’effectuer les paiements dans les meilleurs délais ;
Justifie les avances d’espèces obtenues auprès du chargé des finances, immédiatement après avoir effectué ses achats, ou au plus tard à la fin de la semaine ;
Solde l’intégralité des avances d’espèces obtenues avant la fin de la clôture comptable mensuelle ;
Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents de passation de marché ;
Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents relatifs aux équipements (fiches d’allocation, garanties, documents d’élimination ou de vente, …) ;


f. Assiste son supérieur dans la gestion au quotidien du personnel support:

Vérifie que le personnel support assure, de manière générale, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste ;
Informe son responsable hiérarchique des difficultés avec le personnel support, ou du manque de performance ;
Assiste dans l’organisation et le suivi des plannings de rotations (gardien et chauffeur) ;
Participe au processus de recrutement et d’évaluation du personnel support ;
Assiste dans l’intégration des nouveaux personnels supports, et dans la tenue de formations logistique ;
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.



Qualifications et Compétences Requises :

Excellent maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral, exigée ;
Maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, appréciée ;
Maîtrise des outils informatique Word, Excel et Outlook exigée ;
Diplôme, au minimum, de niveau Licence exigé ;
Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;
Diplôme dans le domaine de la Logistique apprécié ;
Minimum trois (03) ans d’expériences auprès d’ONG, d’entreprise ou d’organisations internationales en tant qu’Assistant Logistique exigée ;
Expérience/Diplôme technique (électricien, plombier, …) apprécié ;
Expérience en management d’équipe appréciée ;
Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;
Ouverture d’esprit et confiance en soi ;
Autonomie, et organisation permettant de gérer son planning et d’accomplir les tâches attendues;


Compétences Personnelles Clés :

Une bonne écoute ;
Une grande réactivité ;
Une communication facile ;
Une très grande autonomie ;
Un esprit ouvert et d’équipe ;
Termes et Conditions :

Contrat à durée déterminée de 12 mois ;

Date de démarrage prévue : Pour le 1er Août 2020 ;



Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.



À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :

Toute offre d'emploi sera conditionnée à la réception d'au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l'emploi ou des changements fréquents d'emploi et d’adresse ;
Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
Le candidat retenu devra fournir une preuve d'identité valide (passeport, carte d'identité) ;
Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d'emploi.