Localité : Mali / Bamako Domaine : Assistance de direction Niveau : Non precise Entreprise recruteur : SAER EMPLOI
Recrutement de 01 Assistante de Direction
Entreprise
SAER EMPLOI
Catégorie
Administration
Ville
Bamako
Date de publication
26 Juin 2023
Date limite de dépot
17 Juillet 2023
Type de contrat
CDI
Description
La SAER-Emploi, Cabinet spécialisé dans le recrutement et conseils en ressources humaines recrute pour le compte d’une société de la place :
MISSION DU POSTE
L’Assistante de Direction a pour mission d’assister le Directeur Général afin d'optimiser la gestion de son activité, d’organiser et coordonner la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés à son domaine d’activité.
ACTIVITES SIGNIFICATIVES DE L’EMPLOI
Activité principale
Organisation de l’agenda du Directeur Général
Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général et contrôler les échéances (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, etc.
Organiser les déplacements professionnels du DG ainsi que ses congés à l’étranger
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, conseil d’administration, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
Organiser les visites internes et externes du DG
Assistance Administrative
Rédiger et soumettre les projets de note, de lettre ou de courriers
Veiller à la qualité des courriers sortants
Suivre certains dossiers qui sont confiés et alerter les échéances
Saisir à l’ordinateur le rapport de réunion hebdomadaire du Codir et assurer l’archivage numérique
Gestion, suivi et archivage des notes, courriers et documentation
Centraliser et traiter tous les courriers, dossiers, documents entrants et sortants et assurer le dispatching
Organiser le classement et l’archivage physique et numériques des documents
Suivre la circulation des parapheurs
Organiser et suivre les activités du coursier
Communication
Rédiger des supports de communication sur tous les événements qui se passent dans l’entreprise (articles, images, correspondances, reporting)
Assurer la rédaction du journal interne
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Assurer la rédaction du journal interne
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Faire la revue des journaux et diffuser aux membres du CODIR
Suivi de l’évolution du cout de la vie
Collecter les informations du marché sur denrées de premières nécessités
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives au coût de la vie
§ Activités annexes
Animer les activités OHSE
Centraliser les déclarations NM et suivre le traitement
Centraliser les checklists mensuelles et suivre les traitements
Assurer l’audit annuel du parc auto et moto
Assurer le reporting mensuel des NM et du NFR
Faire la déclaration des incidents et des accidents
LISTE D’ACTIVITES NON EXHAUSTIVE POUVANT ETRE MODIFIEE OU COMPLETEE SELON LES BESOINS DE SERVICE
DESCIPTIF DU POSTE D’ASSISTANTE DE DIRECTION
Catégorie : M1-M3
Rattachement : Directeur Général
PROFIL REQUIS
Formation : BAC + 2 ou Bac +3
Expérience Professionnelle : 4 ans dans un secrétariat de direction
Technicité : Bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint
Compétences :
· Bilingue en Français et Anglais
· Bonne capacité à travailler de manière autonome
· Bonne capacité à communiquer à l’écrit et à l’oral en français
· Bonne organisation et rigueur d’exécution des tâches confiées dans les temps impartis.
· Bonne communication orale et écrite
· Autonome, sens de l’initiative
· Esprit ouvert sur sa mission et sur l’évolution de l’entreprise
Qualités Personnelles :
Rigueur, méthode,
Sens de l’organisation et de l’anticipation et de la gestion du temps,
Dynamisme et efficacité,
Disponibilité,
Qualités relationnelles, sens de l’accueil et de la représentation de l’entreprise,
Discrétion,
Goût du travail en équipe et du reporting,
Polyvalence
EXIGENCES SPECIFIQUES –
Discrétion professionnelle et confidentialité - Maîtrise de l’outil informatique, - Disponibilité
CONDITIONS
Seules les candidatures reçues via notre plateforme Humaneo.Africa seront traitées.
Seulement ceux qui seront retenues pour un test écrit et/ou un entretien seront contactés.
NB : Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
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