Localité : Burkina Faso / Ouagadougou Domaine : Assistance de direction Niveau : Non precise Entreprise recruteur : OMS
Recrutement de 01 Assistant(E) De Programme
Classe : G5
Arrangement contractuel : Contrat à durée déterminée
Durée du contrat (Années, Mois, Jours) : 2 ans
Offre d'emploi: 24 oct. 2022, 07:55:18
Date de clôture: 2 nov. 2022, 22:59:00
Emplacement principal: Burkina Faso-Ouagadougou
Organisme: AF_BFA Burkina Faso
Programme: Temps plein
AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date limite de réception des candidatures indiquée ci-dessus reflète les paramètres système de votre appareil personnel.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L'équipe paie est chargée de promouvoir la coopération technique, stimule l'intérêt et renforce l'assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l'OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l'analyse et à la diffusion des informations sanitaires.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision générale du Représentant de l'OMS et du Coordonnateur des programmes UHC-LC et la supervision directe de l'Administrateur chargé des opérations, le ou le titulaire du poste s'acquittera des principales tâches suivantes :
1. Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes ; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;
2. Organisateur la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM/Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aide à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
3. Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d'action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;
4. Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc.
5. Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d'édition de l'OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant.
6. Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances soient respectées, et que les correspondances et les requêtes soient analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
7. Utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des administrateurs de programmes. Faire les réservations d'avion et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande ;
8. S'acquitte d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l'Administration et au Bureau du Représentant.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentielle : Diplôme de fin d'études secondaires ou une formation technique ou commerciale équivalente, option secrétariat ou administration de bureau
Souhaitable : Un diplôme en secrétariat bureautique, en administration de bureau, en administration des affaires ou dans des domaines connexes, délivré par un établissement reconnu.
Vivre
Essentiel : Au minimum cinq (05) ans d'expérience à un poste d'assistant(e) exécutif(ve) et de secrétariat dans des organisations internationales ou privées reconnues.
Souhaitable :
- Expérience dans des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout.
- Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.
Compétences
Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Connaissances avancées de MS Office et connexes (Word, Excel, PowerPoint, etc.),
Compétences de l'OMS
1. Favoriser l'intégration et le travail en équipe ;
2. Communiquer de manière crédible et efficace
3. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
5. Produire des résultats ;
5. Se connaître et se gérer ;
Utilisation des compétences linguistiques
Essentielle : Maîtrise de la langue française
Souhaitable : Bonne connaissance pratique de l'anglais
RÉMUNÉRATION
La rémunération comprend un salaire de base annuel à partir de 10 371 000 XOF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d'assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Cet avis de vacance pourra être utilisé pour pourvoir d'autres postes similaires au même niveau de grade
Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
Un test écrit peut être utilisé comme une forme de présélection.
L'OMS a une tolérance zéro envers l'exploitation et les abus sexuels (EAS), le harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive (c'est-à-dire la discrimination, l'abus d'autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l'OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d'un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l'OMS tout cas réel ou suspecté d'EAS, de harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive. Pour s'assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d'EAS, de harcèlement sexuel ou d'autres types de conduite abusive ne sont pas embauchées par l'Organisation, l'OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
L'OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d'utilisateurs de toute forme de tabac.
Il s'agit d'un poste d'administrateur national. Par conséquent, seules les candidatures de ressortissants du pays où se trouve le lieu d'affectation seront acceptées. Les candidats qui ne sont pas ressortissants de ce pays ne seront pas pris en considération.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L'équipe paie est chargée de promouvoir la coopération technique, stimule l'intérêt et renforce l'assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l'OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l'analyse et à la diffusion des informations sanitaires.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision générale du Représentant de l'OMS et du Coordonnateur des programmes UHC-LC et la supervision directe de l'Administrateur chargé des opérations, le ou le titulaire du poste s'acquittera des principales tâches suivantes :
1. Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes ; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;
2. Organisateur la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM/Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aide à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
3. Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d'action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;
4. Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc.
5. Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d'édition de l'OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant.
6. Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances soient respectées, et que les correspondances et les requêtes soient analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
7. Utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des administrateurs de programmes. Faire les réservations d'avion et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande ;
8. S'acquitte d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l'Administration et au Bureau du Représentant.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentielle : Diplôme de fin d'études secondaires ou une formation technique ou commerciale équivalente, option secrétariat ou administration de bureau
Souhaitable : Un diplôme en secrétariat bureautique, en administration de bureau, en administration des affaires ou dans des domaines connexes, délivré par un établissement reconnu.
Vivre
Essentiel : Au minimum cinq (05) ans d'expérience à un poste d'assistant(e) exécutif(ve) et de secrétariat dans des organisations internationales ou privées reconnues.
Souhaitable :
- Expérience dans des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout.
- Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.
Compétences
Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Connaissances avancées de MS Office et connexes (Word, Excel, PowerPoint, etc.),
Compétences de l'OMS
1. Favoriser l'intégration et le travail en équipe ;
2. Communiquer de manière crédible et efficace
3. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
5. Produire des résultats ;
5. Se connaître et se gérer ;
Utilisation des compétences linguistiques
Essentielle : Maîtrise de la langue française
Souhaitable : Bonne connaissance pratique de l'anglais
RÉMUNÉRATION
La rémunération comprend un salaire de base annuel à partir de 10 371 000 XOF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d'assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Cet avis de vacance pourra être utilisé pour pourvoir d'autres postes similaires au même niveau de grade
Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
Un test écrit peut être utilisé comme une forme de présélection.
L'OMS est attachée à la diversité du personnel.
L'OMS est fière d'avoir un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s'engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l'OMS .
L'OMS a une tolérance zéro envers l'exploitation et les abus sexuels (EAS), le harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive (c'est-à-dire la discrimination, l'abus d'autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l'OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d'un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l'OMS tout cas réel ou suspecté d'EAS, de harcèlement sexuel et d'autres types de conduite abusive. Pour s'assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d'EAS, de harcèlement sexuel ou d'autres types de conduite abusive ne sont pas embauchées par l'Organisation, l'OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.
L'OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d'utilisateurs de toute forme de tabac.
Il s'agit d'un poste d'administrateur national. Par conséquent, seules les candidatures de ressortissants du pays où se trouve le lieu d'affectation seront acceptées. Les candidats qui ne sont pas ressortissants de ce pays ne seront pas pris en considération.
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