Localité : Maroc / RABAT Domaine : Assistance de direction Niveau : Non precise Entreprise recruteur : Organisation des Nations Unies (ONU)
Recrutement de 01 ASSISTANT(E) D’ÉQUIPE
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 3 ans
Expire le: 21-07-2023
ONU Carrière
RABAT, MAROC
vacance de poste
Intitulé publication: ASSISTANT(E) D’ÉQUIPE, G4
Intitulé code d’emploi: Assistant d'équipe
Département / Bureau: Commission économique pour l'Afrique
Lieu d'affectation: RABAT
Période de candidature: - 21 juillet 2023
No de l’appel á candidature: 23-Administration-ECA-207595-R-Rabat (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel
La mission de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) est de proposer des idées et des actions propices à l’avènement d’une Afrique autonome et transformée dans le cadre du Programme 2030 et de l’Agenda 2063. La mission sera guidée par les cinq nouvelles orientations stratégiques de la CEA, à savoir : renforcer la position de la CEA en tant qu’institution du savoir de premier plan qui s’appuie sur sa position et son privilège uniques pour trouver des solutions mondiales aux problèmes du continent et apporter à ce dernier des solutions locales ; développer des options de politiques macroéconomiques et structurelles visant l’accélération de la diversification économique et de la création d’emplois ; concevoir et mettre en œuvre des modèles de financement novateurs permettant de financer les infrastructures, les ressources humaines, les ressources matérielles et les biens sociaux pour assurer la transformation de l’Afrique ; apporter des solutions aux problèmes régionaux et transfrontaliers en mettant l’accent sur les facteurs de développement importants que sont la paix, la sécurité et l’inclusion sociale ; et défendre la position de l’Afrique dans le monde en élaborant des réponses régionales en contribution aux questions mondiales de gouvernance.
Le Bureau sous-régional de la CEA en Afrique du Nord est à Rabat, au Maroc. Il est dirigé par une Directrice qui rend compte à la Secrétaire exécutive adjointe chargée des programmes. Son principal objectif est d’améliorer l’environnement de la création d’emplois en Afrique du Nord en renforçant la diversification économique et l’intégration régionale et en reconnaissant
davantage les qualifications et les compétences des travailleurs migrants.
Le poste est à pourvoir au Bureau sous-régional de la CEA en Afrique du Nord. Le/la titulaire travaille sous la supervision générale de la Directrice et sous la supervision directe du fonctionnaire d’administration et des finances.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs délégués, le/la titulaire s’acquittera des tâches suivantes :
• S’acquitter d’un large éventail de fonctions de soutien administratif et de bureau.
• Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance de routine et à d’autres communications ; utiliser des progiciels de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes. Surveiller les processus et les calendriers liés aux extrants, produits, tâches, etc. de l’unité ; le cas échéant, aider à la vérification de la réception et de l’exactitude des documents requis, des approbations, des signatures, etc. pour assurer la conformité aux exigences juridiques, financières et autres pertinentes.
• Rechercher, compiler et organiser des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des plans de travail, des études, des séances d’information, des réunions/conférences, etc.
• Générer une variété de rapports statistiques standard et autres, des ordres de travail, etc., en utilisant diverses bases de données.
• Relire des documents et corriger des textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies en matière de présentation et de format.
• Filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements modérément complexes, notamment rédiger les réponses écrites courantes, ou les transmettre au personnel compétent pour traitement, selon qu’il convient.
• Fournir un soutien de secrétariat, administratif et logistique pour les réunions, les conseils, les comités, les conférences, etc.
• Aider à la préparation du matériel de présentation en utilisant les technologies et logiciels appropriés.
• Maintenir le calendrier/horaires ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel concerné à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
• Exécuter des fonctions de saisie et d’extraction de données de base (inventaires, stocks, contacts, etc.).
• Examiner, enregistrer, distribuer et/ou traiter le courrier et autres documents ; assurer le suivi des actions imminentes.
• Mettre à jour et maintenir de grandes listes de distribution ; surveiller, préparer et distribuer divers documents et rapports, si possible en utilisant des formats électroniques ; s’occuper des dispositions pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonner les modalités d’expédition, les services de messagerie, etc.
• Effectuer diverses tâches administratives (par exemple, enregistrement des congés et des présences, organisation de réunions et autres types de manifestations, réservations, suivi de l’exécution du budget, etc.), y compris la préparation et/ou le traitement de demandes/documents administratifs (par exemple, demandes de fournitures et d’équipements, commandes, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.).
• Tenir à jour les dossiers (papier et électroniques) et les bases de données de l’unité de travail.
• Contribuer à la fourniture d’une assistance en matière de logiciels et d’équipements de bureau. Exécuter des fonctions dans Umoja et Inspira telles qu’elles lui sont assignées.
• Contribuer à la collecte et à l’analyse de données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aider à la visualisation et à la mise à jour de matériels d’information tel que des pages web ou des brochures.
• Effectuer d’autres tâches liées au travail qui lui sont assignées.
Compétences
Professionnalisme :
Connaissance de l’appui administratif à caractère général ; connaissance des politiques et procédures administratives. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Esprit d’équipe :
Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Souci du client :
Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Formation
Un diplôme de fin d’études secondaires (baccalauréat ou équivalent) est requis. Un titre universitaire est souhaitable.
Expérience professionnelle
Une expérience d’au moins trois ans dans le domaine de l’appui administratif général est requise.
Une expérience au sein d’une organisation internationale est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais ou du français est exigée et la connaissance de l’autre est souhaitable. La connaissance de l’arabe est un atout.
Méthode d'évaluation
L’évaluation des candidat(e)s qualifié(e)s pourra inclure un exercice d’évaluation, éventuellement suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.
Notice spéciale
La réussite du test mondial des services généraux (TMSG ou GGST en anglais) est une condition préalable à l’examen de recrutement dans les services généraux et les catégories connexes au sein du Secrétariat des Nations Unies. Les candidats qui n’ont pas passé le TMSG au moment de leur candidature peuvent être invités à passer le test après avoir soumis leur candidature. La réussite du test d’évaluation de l’appui administratif [en français] au Siège de l’Organisation des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie peut être acceptée en lieu et place du TMSG.
Ce poste est soumis à recrutement local en application de la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu’ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste soumis à recrutement local n’a pas droit aux indemnités et prestations réservées aux fonctionnaires recrutés sur le plan international. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies s’est engagé à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés changer de fonctions périodiquement au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises sur la base des qualifications des candidat(e)s et des besoins de l’Organisation. Les Nations Unies s’engagent à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’origine culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être proposés aux candidat(e)s présentant un handicap pour faciliter leur participation au processus de recrutement, si une telle demande figure dans leur dossier de candidature.
Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
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