Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe

Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe
Full vacancy title: Personnel temporaire – Assistant(e) d’équipe
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50091264
Posting Date: 10-mai-2024
Closing Date: 25-mai-2024
LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE RECRUTEUR :

La Vice-présidence des finances (FIVP) supervise la gestion financière du Groupe de la Banque. Cette responsabilité englobe les activités de trésorerie du Groupe de la Banque, notamment les emprunts sur les marchés des capitaux et les activités d’investissement ; les fonctions de contrôle, y compris la présentation d’informations financières et l’administration des prêts ; la mobilisation de ressources stratégiques et le renforcement des ressources et instruments financiers non statutaires ; et la gestion globale de l’actif/du passif du Groupe de la Banque.

LE DÉPARTEMENT / LA DIVISION RECRUTEUR(SE):

L’objectif global du Département de la gestion financière (FIFM) est de préserver et d’améliorer la capacité du Groupe de la Banque à supporter les risques tout en s’attelant à optimiser l’efficacité au profit des clients, des actionnaires et du personnel.

La Division du risque de trésorerie (FIFM.2) assure la gestion du risque de trésorerie et la supervision des activités de trésorerie qui permettent à la Banque de prendre des décisions éclairées en matière d’investissement et d’emprunt avec les mécanismes de couverture appropriés et raisonnables. Les objectifs de la Division sont les suivants :

Identifier, mesurer, suivre et atténuer les risques de marché et de crédit dans les opérations de trésorerie de la Banque ;
Veiller à l’élaboration, en temps opportun, de rapports sur les activités du Département de la trésorerie ;
Mettre en place un cadre de contrôle efficace pour garantir la conformité aux politiques et aux Directives sur la gestion actif-passif (GAP) de la Banque et aux Normes internationales d’information financière (IFRS) ;
Mettre à la disposition du Département de la trésorerie des systèmes d’information et des outils d’appui pour les analyses afin d’améliorer le processus de prise de décision.
LE POSTE :

La Banque invite les personnes dûment qualifiées à faire acte de candidature pour le poste d’Assistant(e) d’Equipe (STS). Le présent poste est basé à Abidjan (Côte d’Ivoire) et ne bénéficie pas du statut international.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du chef de division, l’assistant(e) administratif (STS) assumera les fonctions suivantes :

Administration du bureau :
Organiser et planifier les réunions, s’assurer de la préparation adéquate du responsable pour les réunions.
Veiller à la bonne organisation des voyages du personnel du département, notamment en ce qui concerne la gestion des visas et de l’hébergement.
Initier et préparer divers documents et formulaires administratifs tels que la liste de personnel, les déplacements et les absences du personnel (congés annuels, absences justifiées, congés maternités…).
Mettre en place des contrats pour l’embauche de consultants dans DACON et SAP ;
Gestion du flux de travail :
Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
Assurer un suivi efficient des documents et des paiements dans BTS ;
Gestion des ressources :
Gérer les contrats et assurer le suivi des problèmes en suspens avec les fournisseurs de systèmes ;
Assurer le suivi et le traitement des factures dans SAP.
Assister la direction dans les questions relatives au budget administratif ;
Assurer une surveillance des dépenses et notifier les problèmes potentiels à l'attention du gestionnaire ;
Apporter un soutien au point focal Budget dans la préparation et la gestion du budget annuel de la Division ;
Travail analytique :
Produire des documents, et tenir à jour le tableau de bord budgétaire du département ;
Préparer les documents officiels, mettre en forme/finaliser les lettres et les mémos ;
Assister à la rédaction de contrats de consultants et tout autre contrat relatif au processus d’approvisionnement ou de passation de marché ;
Résolution des problèmes :
Répondre aux demandes de renseignements des contreparties ainsi que des fournisseurs de systèmes d'information ;
Coordonner avec les autres membres de la direction et les partenaires ;
Travailler avec d'autres assistants, secrétaires et équipes dans différents endroits ;
S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le superviseur.
CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :

Être titulaire d’au moins une licence en gestion d’entreprise, en administration ou dans un domaine connexe, complétée de préférence par des cours en secrétariat, administration/bureautique ou dans un domaine connexe ;
Un diplôme en informatique, en passation de marché, et/ou en gestion de projet sera un avantage.
Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique ; Une préférence sera donnée aux candidats ayant acquis une expérience dans des organisations internationales.
Apporter une preuve de la nationalité ou celle du statut de résident permanent avec permis de travail dans le pays d’emploi proposé ;
Avoir une expérience de coordination d’un agenda chargé et complexe et de l’organisation de voyages internationaux notamment pour les responsables de division, le personnel ainsi que le traitement des indemnités journalières et le paiement des factures et réclamations ;
Avoir une bonne maîtrise de la planification et du suivi des activités budgétaires ;
Avoir une bonne expérience dans le suivi des activités de passation de marché
Être orienté client et détenir de solides compétences relations interpersonnelles : Savoir interagir de manière professionnelle avec les intervenants internes et externes et répondre rapidement aux demandes avec précision et courtoisie ;
Faire preuve d’excellentes compétences organisationnelles et de planification, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et capacité à travailler avec une main-d'œuvre et des parties prenantes diversifiées
Faire montre d’une approche dynamique et proactive forte : le candidat doit démontrer sa capacité à utiliser les ressources disponibles pour résoudre les problèmes en prenant les mesures nécessaires et utilise ses compétences analytiques et une large compréhension de l'entreprise pour interpréter efficacement les besoins.
Faire preuve d’aptitudes en matière de communication : le candidat doit parler avec confiance en utilisant un langage clair et concis qui est facilement compris et utilise des compétences orales et écrites professionnelles de haute qualité pour projeter une image positive du bureau ;
Avoir le sens de l'initiative, de la confidentialité, de l’enthousiasme et l’esprit d'équipe
Détenir de bonnes aptitudes écrites et orales en français et/ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l'autre langue ;
Une compétence en gestion de projet et en passation de marché peut être un avantage.
Savoir utiliser les logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Powerpoint et Access). La connaissance de SAP et/ou tout autre système informatique est un atout supplémentaire.


CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI Y AFFÉRENTES.