Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe auprès du DG

Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe auprès du DG
Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 4 ans
Expire le: 24-04-2024

La Banque Africaine de Développement (BAD)
Abuja, Nigeria
Transports et logistique
Personnel temporaire ‒ Assistant(e) d’équipe auprès du DG

Personnel temporaire ‒ Assistant(e) d’équipe auprès du DG
Full vacancy title: Personnel temporaire ‒ Assistant(e) d’équipe auprès du DG
Location: Abuja, Nigeria
Position Grade: GS6
Position Number:
Closing Date: 24-avr-2024

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDVP) est chargée de veiller à la pertinence, l’efficience et l’efficacité des activités opérationnelles du Groupe de la Banque. RDVP veille à ce que la Banque mène efficacement ses activités dans l’ensemble de ses pays membres régionaux et supervise l’exécution complète de tous les aspects des opérations de la Banque dans les Plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services, notamment pour l’Afrique centrale, l’Afrique de l’Est, l’Afrique du Nord, l’Afrique australe et l’Afrique de l’Ouest, en plus du Département pays du Nigéria, qui a aussi le profil d’une plateforme régionale de prestation de services.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Département pays du Nigéria (RDNG) de la Banque africaine de développement (BAD) a été créé pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, le gouvernement et les autres parties prenantes et améliorer la performance du portefeuille des projets et la coordination de l’aide avec les autres partenaires de développement. RDGN invite les personnes dûment qualifiées à présenter leurs candidatures au poste vacant d’Assistant(e) d’équipe. Le présent poste sera basé à ABUJA (Nigéria) et ne bénéficiera pas du statut international.

PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous l’autorité administrative générale et la supervision directe quotidienne du Directeur général du Département pays du Nigéria (RDNG) l’Assistant(e) d’équipe sera principalement chargé(e) des tâches suivantes :

Filtrer et orienter les visiteurs externes et gérer les correspondances, les courriers électroniques et les appels téléphoniques en identifiant les urgences qui méritent d’être portées à l’attention du Directeur général.
Mettre sur pied et tenir à jour un système permettant de suivre toutes les lettres reçues par l’organisation.
Faire le suivi auprès du personnel pour s’assurer que toutes les correspondances assignées sont traitées en temps voulu.
Produire et distribuer des rapports réguliers sur l’état des correspondances entrantes et celles qui sont en attente.
Élaborer des stratégies en vue de l’amélioration des délais de réponse et des processus de gestion de la correspondance.
Agir à titre de principal point de contact pour les demandes de renseignements concernant l’état d’avancement du traitement des lettres et des réponses à celles-ci.
Aider à tenir à jour le calendrier des activités du bureau et des engagements du Directeur général et à en assurer le bon déroulement, notamment en ce qui concerne l’organisation de conférences, de réunions et d’autres événements officiels.
Veiller à ce que toutes les dispositions nécessaires soient prises pour que le Directeur général soit prêt pour ses réunions et ses différents engagements, en lui fournissant les documents d’information nécessaires.
Rédiger, saisir et distribuer les notes de service, les lettres d’accusé de réception et les réponses aux correspondances, et en assurer le suivi auprès des membres du personnel concernés.
Relire et corriger les documents préparés à l’attention du Directeur général pour signature, en consultation avec les membres du personnel compétents.
Organiser des réunions entre le Directeur général et les principales parties prenantes au sein et à l’extérieur de la Banque, et préparer la documentation et les notes d’information nécessaires.
Noter tous les engagements, invitations et autres demandes aux fins de dresser le programme hebdomadaire de réunions.
Coordonner les modalités de déplacement et d’hébergement et produire un dossier contenant l’agenda et les documents de référence pour les missions.
Fournir un soutien administratif notamment en procédant à la préparation des formulaires administratifs et budgétaires et au traitement des demandes dans le système SAP.
Assurer le traitement des documents de mission dans SAP, y compris ceux relatifs aux demandes de voyage, aux indemnités journalières, aux billets et aux demandes de remboursement pour le Directeur général.
S’acquitter de toutes les autres tâches de secrétariat et d’administration que lui confierait le Directeur général.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
Être titulaire d’au moins une licence en gestion des affaires ou en administration publique, et avoir de préférence suivi des cours de secrétariat, ainsi que des formations en administration et en gestion de bureau.
Justifier d’une expérience pertinente de travail d’au moins quatre (4) ans dans un environnement similaire.
Avoir une expérience de travail dans des organisations internationales est un atout supplémentaire.
Avoir d’excellentes compétences en matière d’organisation et d’administration.
Démontrer une forte orientation client, avoir la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, avoir le souci du détail et être capable de travailler dans un environnement multiculturel et caractérisé par sa diversité.
Maîtriser la gestion de bases de données et des logiciels bureautiques.
Être doté(e) de bonnes compétences en dactylographie, avoir un sens élevé d’initiative, de confidentialité, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe.
Être bien au fait des règles et des procédures relatives au travail avec le personnel élu, ou avoir de l’expérience en la matière.
Être capable de communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
Démontrer une approche proactive et « positive face aux attentes ». Les candidats doivent démontrer qu’ils ont la capacité, l’énergie et l’attitude appropriées pour la prise d’initiatives, la planification et la réalisation des tâches nécessaires au bon déroulement des activités du bureau.
Avoir de l’expérience dans l’organisation de voyages internationaux pour les membres de la direction, notamment en ce qui concerne le traitement des avances et des demandes de remboursement dans SAP.
Maîtriser l’utilisation des logiciels courants de la Suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique de SAP serait un avantage supplémentaire.

Durée du contrat
Un contrat de six (6) mois qui pourra être renouvelé en fonction des performances et de la disponibilité du budget.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE.