Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe, SNBT.2

Recrutement de 01 Assistant(e) d’équipe, SNBT.2
Assistant(e) d’équipe, SNBT.2
Full vacancy title: Assistant(e) d’équipe, SNBT.2
Location: Abidjan, Côte d’Ivoire
Position Grade: GS5
Position Number: 50107445
Posting Date: 24-jan-2024
Closing Date: 23-fév-2024
LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux, ou PMR). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et avoir un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.



LE COMPLEXE :

La Vice-présidence principale (SNVP) est chargée d’apporter son appui au Président dans la gestion quotidienne du Groupe de la Banque en vue d’atteindre l’objectif stratégique de l’Institution et de promouvoir une culture de la performance permettant d’harmoniser l’ensemble des processus et systèmes pour produire des résultats à fort impact. SNVP assure un leadership efficace et une coordination exceptionnelle permettant de garantir la mise en œuvre et le suivi des principales décisions institutionnelles, ainsi que l’identification des mesures et des actions correctives nécessaires. Le Vice-président principal dirige les discussions de la haute Direction, les processus de prise de décision et la mise en œuvre des décisions clés du Conseil d’administration et de la Direction pour atteindre les objectifs de la Banque.



LE DÉPARTEMENT :

La mission du Département de la transformation institutionnelle (SNBT) consiste à soutenir le Vice-président principal (SVP) dans l’exécution des responsabilités liées à la promotion de l’efficacité organisationnelle. Le Département veille à ce que la Banque, en tant qu’organisation, soit adaptée à sa mission et puisse s’adapter aux changements survenant dans son environnement interne et externe. Il pilote les initiatives de gestion du changement à l’échelle de la Banque, le cas échéant, et favorise une culture organisationnelle qui harmonise les processus et les systèmes pour obtenir des résultats à fort impact. SNBT pilote ou soutient l’examen, la création et la mise en œuvre de structures organisationnelles internes, de systèmes, de processus opérationnels, de politiques, de procédures, de méthodes et de technologies de l’information appropriés pour une mise en œuvre efficace des objectifs stratégiques défendus par la haute Direction afin d’obtenir des améliorations mesurables en matière d’efficience, d’efficacité et de satisfaction des parties prenantes.

Par le biais de ses deux divisions, à savoir la division Organisation et méthodes (SNBT.1) et la division Reconfiguration du processus opérationnel (SNBT.2), le Département remplie les fonctions suivantes :

Concevoir, mettre en œuvre et maintenir à jour les structures organisationnelles.
Examiner et mettre à jour les politiques, procédures, cadres et méthodes (normes/modèles, outils).
Diriger l’approche et l’exécution de la gestion du changement institutionnel.
Apporter des améliorations constantes aux processus opérationnels, simplifier et harmoniser les outils et systèmes opérationnels.
Fournir des conseils sur les choix de mise en œuvre des nouvelles exigences fonctionnelles en matière de technologies de l’information afin d’assurer l’harmonisation et la cohérence avec les processus et outils existants.


LE POSTE :

La fonction d’Assistant (e) de division/d’équipe qui relève des Services généraux de soutien apporte un appui administratif au bon fonctionnement de l’équipe et permet de libérer le Chef de division de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

Le travail de l’Assistant d’équipe facilite et contribue à la réussite du Chef de division dans l’exercice efficace de ses fonctions, dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.



PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision générale du Chef de division SNBT2, l’Assistant(e) d’équipe effectue les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

Entreprendre les tâches et les processus transactionnels qui favorisent le bon déroulement du travail du Chef de division et de l’équipe.
Apporter son soutien à la gestion des correspondances et des processus administratifs de routine et en assurer le suivi.
Vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef de division pour autorisation, approbation ou signature.
Passer en revue et établir l’ordre de priorité des correspondances importantes et des tâches à exécuter.
Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.
Contribuer au processus de recrutement des consultants au sein de la division.
COMMUNICATION ET LIAISON

Recevoir des appels et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de la division concernés ou les parties devant agir, le cas échéant.
Faire le suivi des échéances de travail pour les tâches courantes et assignées.
Organiser des réunions pour le Chef d’équipe/l’équipe, selon les horaires et le programme de la semaine.
TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins de la division/de l’équipe.
Tenir un calendrier hebdomadaire des activités qui montre toutes les réunions auxquelles le responsable et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au Département.
Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés.
Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec la division/l’équipe.
Assurer l’archivage des documents sur les bases de données mises à disposition par la Banque.
ADMINISTRATION DE BUREAU

Organiser les voyages du Chef de division/d’équipe, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.
Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu.
Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Chef de division/d’équipe.
Assurer la gestion du portefeuille de budget de la division.
GESTION DES FOURNISSEURS ET DES RESSOURCES

Contribuer à la gestion des questions concernant les ressources telles que le budget administratif. surveiller et examiner de manière indépendante les dépenses et porter les questions émergentes à l’attention de ses supérieurs hiérarchiques.
Soutenir l’équipe dans la gestion des prestataires de services, y compris les consultants individuels et les entreprises (processus de sélection, formalités d’intégration, paiement des honoraires, évaluation de la performance et gestion des départs).
Traiter divers paiements dans les limites de ses prérogatives.


CRITERES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

Être titulaire d’au moins une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe.
Justifier d’une expérience pertinente et pratique d’au moins quatre (4) ans à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
Posséder de remarquables qualités de leadership, d’excellentes connaissances techniques et des compétences interpersonnelles et de suivi exceptionnelles.
Avoir de solides capacités analytiques et stratégiques.
Pouvoir travailler sous pression et établir des priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
Être en mesure de traiter, de manière rapide et efficace, les demandes internes et externes.
Être capable de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.
Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.
Maîtriser l’utilisation des équipements courants (ordinateur, télécopieur, numériseur, photocopieur, etc.).
Faire preuve d’un engagement avéré à offrir des services excellents aux clients en matière de réception et d’administration.
Faire preuve d’excellentes aptitudes d’adaptation rapide aux nouvelles technologies en acquérant les compétences requises.
Avoir une bonne connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques liées à ses fonctions.
Avoir d’excellentes capacités d’organisation et un grand souci du détail.
Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais ou en français avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
Savoir utiliser les logiciels et applications courants de la Banque (Word, Excel, Access, PowerPoint). La connaissance de SAP est particulièrement souhaitable.


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