Recrutement de 01 Assistant(e) d’unité

Recrutement de 01 Assistant(e) d’unité
Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 5 ans
Expire le: 02-05-2024

La Banque Africaine de Développement (BAD)
Abidjan, Côte d'Ivoire
Banque et Assurances
Assistant(e) d’unité

Full vacancy title: Assistant(e) d’unité
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50087669
Closing Date: 02-mai-2024

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

LE COMPLEXE :
Le Complexe de la Présidence planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la BAD et du FAD. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Bureau du Président (PRST.0) ; le Département de l’évaluation indépendante du développement (BDEV) ; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC) ; l’Unité de la vérification de la conformité et médiation (BCRM) ; le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions (BSAB) ; le Tribunal administratif (BATR) ; le Bureau de l’Auditeur général (PAGL) ; la Direction de la gestion du risque du Groupe (PGRM) ; le Bureau du Conseiller juridique général et des services juridiques (PGCL) ; le Département de la communication et des relations extérieures (PCER) ; le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique (PETH) et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG).

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Le Conseil d’appel des sanctions (SAB) constitue le second niveau du système des sanctions de la Banque. Il rend des décisions finales sur les appels interjetés par des entités ou des individus à l’encontre desquels le premier niveau, le commissaire aux sanctions, qui agit sur saisine du Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, a rendu une décision de sanctions pour des allégations de corruption, de fraude, de collusion, de coercition et d’obstruction (collectivement appelées « pratiques passibles de sanctions »), commises dans le cadre de projets, de programmes et d’activités financés par le Groupe de la Banque. Le SAB a une fonction quasi juridictionnelle et examine chaque cas de novo et peut tenir des audiences orales. Après examen du dossier, le SAB rend une décision définitive sur la responsabilité et les sanctions à l’encontre des personnes ou entités accusées, à l’issue d’une procédure contradictoire.

Le Conseil d’appel des sanctions rend compte au Conseil d’administration, et le chef du Secrétariat, le Secrétaire exécutif du Conseil d’appel des sanctions, rend compte au Président de la Banque sur le plan administratif et au Président du Conseil d’appels des sanctions sur le plan fonctionnel.

Le Secrétariat du Conseil d’appel des sanctions (BSAB) est l’un des mécanismes de contrôle et de responsabilité du Groupe de la Banque africaine de développement. Il a été créé pour aider la Banque à accroître la responsabilité en ce qui concerne les opérations qu’elle finance et les activités institutionnelles, dans le cadre des objectifs de bonne gouvernance et de transparence qu’elle s’est fixés.

LE POSTE :
Sous la supervision du Secrétaire exécutif du Conseil d’appel des sanctions, le niveau de responsabilité associé au poste d’Assistant(e) administratif(ve) exige que le/la titulaire du poste travaille de façon autonome et avec un haut niveau de diplomatie et de sensibilité pour les questions confidentielles. La nature du travail pourrait nécessiter de faire parfois des heures supplémentaires et d’être disponible au-delà des heures normales de travail.

Le principal objectif de ce poste est d’apporter son assistance à l’équipe sur de nombreux plans pour la mise en œuvre du programme de travail de cette dernière, y compris la gestion du flux de travail, l’administration du bureau, la gestion des ressources et le travail d’analyse.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision générale du Secrétaire exécutif du Conseil d’appel des sanctions, l’Assistant(e) administratif(ve) devra assurer les fonctions suivantes :

1.Gestion du flux de travail
Mettre au point et maintenir des systèmes de bureautique efficace.
Assurer le suivi des documents, rédiger des lettres et des notes, gérer l’arrivée du courrier, les fax et la correspondance générale et les notes d’information.
Assurer le classement sécurisé des informations sensibles et confidentielles et mettre en place un système efficace de gestion de ces dossiers classés.
Effectuer la relecture des documents traduits pour s’assurer de la comparabilité avec les textes originaux.

2.Administration du bureau
Organiser et participer à des réunions, des rendez-vous, des déjeuners et des manifestations multiples pour s’assurer de la bonne préparation de leur gestion.
Prendre les dispositions nécessaires pour les voyages, les visas et l’hébergement du personnel du Secrétariat du Conseil d’appel des sanctions, du Secrétaire exécutif du Conseil d’appel des sanctions et des membres du Conseil d’appel des sanctions.
Gérer les renseignements demandés par le personnel de la Banque et par le grand public concernant des questions administratives ; filtrer les appels téléphoniques de l’intérieur de la Banque et des collaborateurs extérieurs, et les gérer de manière appropriée ; accueillir et s’occuper des visiteurs ; organiser et gérer les agendas électroniques et prendre les rendez-vous et en assurer le suivi.
Apporter son assistance aux membres du personnel ou aux consultants du Secrétariat et aux membres du SAB.
Fournir un soutien administratif général au Secrétariat en assurant la liaison avec le Complexe de gestion des personnes et des talents (PTVP), le Département des services informatiques institutionnels (TCIS), le Département du contrôle financier (FIFC), le Département de la programmation et du budget (SNPB), le Secrétariat général (PSEG) et le Département des services généraux et des achats (TCBC) les locaux de bureau, l’attribution du mobilier de bureau, l’équipement et les fournitures alloués au Secrétariat. Demander l’exécution des travaux de réparation et d’entretien et assurer le suivi pour veiller à ce que ces travaux soient menés de façon satisfaisante.
Initier et préparer différents documents et formulaires administratifs, tels que les listes du personnel et des consultants, les documents relatifs aux voyages et aux absences du personnel et des consultants (congés annuels, congés dans les foyers, absences justifiées et congés de maternité), ainsi que les données statistiques sur le personnel, en tant que de besoin.

3.Gestion des ressources
Aider le Secrétaire exécutif du Conseil d’appel des sanctions sur les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la Direction.
Assurer la gestion des systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.
Saisir les données dans le SRAS et en assurer le suivi.
Maîtriser les applications DACON et les règles de passation de marchés concernant le recrutement de consultants.
Gérer le paiement des consultants des membres du SAB, des consultants individuels et des tiers externes dans SAP et assurer le suivi des paiements.
Aider à la préparation du budget et à l’établissement des rapports annuels, en fournissant des informations sur les activités traitées.
Participer au suivi et à l’actualisation des données sur le programme de travail et les indicateurs de performance clés.
Aider au recrutement des consultants, des STS et au remplacement des membres du SAB.

4.Travaux d’analyse
Produire des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.
Prendre note lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis.
Aider, le cas échéant, à la programmation des activités opérationnelles, en utilisant le logiciel approprié.

5.Résolution de problèmes
Assurer la liaison avec le Président et les membres du Conseil d’appel des sanctions et organiser leurs missions.
Assurer la liaison interne avec le Bureau des sanctions (SNSO), le Département de l’intégrité et de lutte contre la corruption (PIAC), le Département juridique (PGECL), le Complexe de la gestion des personnes et des talents (PTVP), le Département de la gestion fiduciaire et de l’inspection (SNFI) et tous les autres départements et membres du personnel.
Répondre aux demandes de renseignements ; assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel ; assurer la coordination avec les autres membres du personnel.
Assurer la liaison avec les secrétariats des Conseils d’appel des sanctions d’autres institutions financières internationales (IFI) telles que le Groupe de la Banque mondiale (GBM), le Groupe de la Banque interaméricaine de développement (BID), la Banque asiatique de développement (BAsD) et la Banque européenne pour la reconstruction et le développement (BERD).
Aider le Secrétaire exécutif du Conseil d’appel des sanctions à préparer les dossiers, les notes et les présentations PowerPoint destinés au Président et aux membres du Conseil d’appel des sanctions ainsi qu’au bureau du Président et au Conseil d’administration de la BAD.
Mener des recherches de base dans son domaine de compétence et les présenter de manière logique.
S’acquitter de toute autre tâche que lui confierait le Secrétaire exécutif du Conseil d’appel des sanctions.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
Être titulaire au moins d’une licence ou d’un diplôme équivalent en droit, gestion des affaires, comptabilité, administration ou dans une discipline connexe.
Justifier au minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente à un poste d’appui dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une banque multilatérale de développement.
Avoir de bonnes compétences en matière de budgétisation et planification.
Avoir de solides compétences en services à la clientèle, de bonnes capacités organisationnelles, l’aptitude à exécuter des tâches variées, avoir le souci du détail et être capable de travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
Être capable de traiter les informations confidentielles avec la plus grande discrétion.
Démontrer l’esprit d’équipe et des aptitudes de relations interpersonnelles.
Être capable de gérer des demandes multiples, simultanées et changeantes, ainsi que des priorités, et des délais serrés.
De bonnes compétences en dactylographie sont hautement souhaitables ainsi que d’excellents niveaux d’initiative, d’enthousiasme, d’esprit d’équipe et de capacités organisationnelles et interpersonnelles.
Démontrer une approche proactive et « entreprenante ». Avoir la capacité, l’énergie et l’attitude appropriée pour prendre des initiatives et planifier et mener à bien les tâches nécessaires pour veiller à la réussite des activités du bureau.
Être en mesure de faire preuve de souplesse, d’ouverture d’esprit et d’intégrité.
Faire preuve d’innovation et de créativité.
Faire preuve d’aptitudes en matière de communication.
Avoir une bonne approche client.
Avoir de bonnes capacités en matière de résolution de problèmes.
Être apte à travailler en équipe et à nouer des relations.
Faire preuve d’efficacité opérationnelle.
Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français.
Savoir utiliser les applications courantes de MS Office de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint), et de préférence SAP.

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN EMPLOYÉ RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DE CONDITIONS INTERNATIONALES D’EMPLOI).