Recrutement de 01 Assistant(e) d’unité/ assistant(e) de division

Recrutement de 01 Assistant(e) d’unité/ assistant(e) de division
Full vacancy title: Assistant(e) d’unité/ assistant(e) de division
Location: Nairobi, Kenya
Position Grade: GS5
Position Number: 50001204
Posting Date: 26-aoû-2024
Closing Date: 25-sep-2024
LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire nettement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands objectifs (Top 5) qui vont tous accélérer la réalisation de résultats pour l'Afrique ont été identifiés à savoir ; l'énergie, l'agroalimentaire, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée de l’agriculture et du développement humain et social est un complexe sectoriel dont les activités s’articulent autour des objectifs prioritaires « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » des High 5 au titre de la Stratégie décennale de la Banque. Le complexe poursuit les objectifs suivants : i) élaborer des politiques et des stratégies ; ii) fournir une expertise sectorielle pointue aux régions en constituant une réserve de personnes expérimentées pouvant être consultées pour leur expertise sur les transactions complexes ; iii) mettre au point de nouveaux instruments de financement ; iv) servir de porte-parole de la Banque en la représentant auprès des parties prenantes externes sur les aspects liés aux priorités « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines ».

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le Département du capital humain, de la jeunesse et du développement des compétences (AHHD) rattaché au Complexe agriculture, développement humain et social (AHVP), pilotera la réalisation de la priorité « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » des High 5 et contribuera à la réalisation des autres grandes priorités au titre des High 5. Le Département compte deux divisions, à savoir : i) la Division de l’éducation et du développement des compétences qui se focalise sur l’intensification du soutien de la Banque à l’enseignement et à la formation techniques et professionnels (EFTP) et à l’enseignement supérieur dans le domaine du développement des compétences ; et ii) la Division de la santé publique et de la sécurité sociale qui se consacre principalement au renforcement des systèmes de santé et de la protection sociale. Le Département supervise également la mise en œuvre de la stratégie « des emplois pour les jeunes en Afrique » (JfYA) et abrite divers initiatives et fonds spéciaux connexes axés sur la promotion du développement du capital humain en Afrique.

La Division de l’éducation et du développement des compétences (AHHD.1) se consacre au développement du capital humain par le biais de la formation professionnelle ainsi qu’à l’autonomisation et à la réduction de la pauvreté pour une qualité de vie et des moyens de subsistance améliorés et durables. Elle est chargée de :

Piloter les efforts de développement et de promotion des activités d’ordre politique et stratégique de la Banque en vue de l’identification, de l’élaboration et de l’exécution des opérations par les pôles régionaux, ainsi que de la mise en œuvre effective des politiques et stratégies sectorielles pertinentes de l’institution.
Proposer une assistance technique ou des services consultatifs et fournir une expertise aux plateformes régionales en générant des connaissances pertinentes et en constituant une réserve de personnes expérimentées pouvant être consultées sur les questions techniques liées aux transactions complexes (communautés de pratique).
Promouvoir le développement de partenariats stratégiques avec des acteurs régionaux et mondiaux afin de mobiliser des ressources dans les domaines de l’éducation et du développement des compétences. Contribuer directement aux activités des initiatives et fonds fiduciaires divers hébergés par le Département du capital humain, de la jeunesse et du développement des compétences et fournir l’expertise nécessaire pour renforcer le rôle du Vice-président en tant que porte-parole de la Banque auprès des auditoires externes.
Veiller à la cohérence des activités de la Banque dans le domaine du développement humain et social dans toutes les régions.
LE POSTE :

La fonction d'Assistant(e) d'unité/de division qui relève des Services généraux d'appui fournit un appui administratif pour le bon fonctionnement de l'équipe, veille à ce que le Chef de division/d’équipe soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l'exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail d'Assistant(e) d'unité/de division est plus ou moins uniforme quelle que soit l'équipe et vise à assurer un fonctionnement harmonieux de la structure que dirige le Chef de division/d’équipe concerné.

En conséquence, le travail de d'Assistant(e) d'unité/de division facilite et contribue au succès du Chef de division/d'équipe dans l'exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des Top 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la conduite et la supervision générale du Chef de division/d'équipe, d'Assistant(e) d'unité/de division exécutera les tâches suivantes :

a) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

Entreprendre des tâches et processus transactionnels qui assurent le bon déroulement du travail du Chef de division et Chef d'équipe ;
Fournir un appui et assurer le suivi des correspondances et des processus administratifs de routine ;
Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef de division/d'équipe pour autorisation, approbation ou signature ;
Examiner et prioriser les correspondances importantes et les tâches à exécuter ;
Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.
b) COMMUNICATION ET LIAISON

Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de la division concernés ou les parties devant agir, le cas échéant ;
Faciliter les arrangements pour les réunions en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu ;
Fournir un appui au Chef de division/ d'équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées ;
Organiser des réunions pour le Chef de division/l'équipe, selon les horaires et le programme de la semaine ;
Fixer l'heure et le lieu des réunions et fournir l'appui requis pour leur succès ;
Rédiger des rapports / procès-verbaux de réunion.
c) TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins de la division / de l'équipe ;
Tenir un calendrier hebdomadaire d'activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef de division / d'équipe et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au département.
Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés ;
Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec la division / l'équipe.
d) ADMINISTRATION DE BUREAU

Organiser les voyages du Chef de division / d'équipe, notamment avec les billets, les réservations d'hôtel, etc.;
Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu ;
Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin ;
Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Chef de division / d'équipe.
e) FONCTIONS D'ACHAT

Aider à exécuter les fonctions d’achat ;
Traiter les demandes d'achat attribuées au groupe fonctionnel liées à l'acquisition de biens, services et travaux ;
Recevoir et examiner les demandes pour vérifier leur clarté, l'adéquation des spécifications, leur exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec les services utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la réquisition.
f) BUDGET

Gérer le budget alloué à la division ;
Aider la direction sur les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l'attention de la direction ;
Participer à la préparation de la revue annuelle et semestrielle du budget en saisissant les données dans le système SAP et participer à son suivi.
COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances)

Être titulaire au moins d'une Licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe ;

Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;
Justifier d’un minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d'organisations internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires ;
L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
Bonne connaissance de l'administration et des services d'appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;
Capacité de travailler sous pression et de prioriser dans le cadre dynamique d'un contexte international et multiculturel ;
Gestion efficace des demandes internes et externes ;
Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes issues d’horizons divers ;
Aptitude à gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés ;
Compétence dans l'utilisation d'équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
Engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d'administration ;
Solides capacités de rédaction.
Communication.
Résolution des problèmes.
Orientation client.
Travail en équipe.
Efficacité opérationnelle.
Innovation et créativité.
Intégrité et confidentialité
Aptitude à communiquer efficacement (à l'écrit et à l'oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l'autre langue ;
Le bilinguisme et notamment la connaissance de l'arabe et du portugais constitue un avantage ;
Compétence dans l'utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP).


LE PRÉSENT POSTE N'OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Postuler à ce poste
1- Personnel de la Banque

Si vous travaillez actuellement à la Banque africaine de développement en tant que personnel de la Banque, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler au poste.

2- Candidats externes

Si vous ne travaillez pas actuellement à la Banque africaine de développement, ou si vous êtes un personnel sous contrat à courte durée (STS), un assistant technique ou un consultant à la Banque, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler au poste

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d'un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour une évaluation plus approfondie seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

« Veuillez noter que la Banque n’accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous devez indiquer la nationalité que vous aimeriez faire valoir tout au long de votre carrière à la Banque, si vous êtes recruté(e). Veuillez télécharger les pièces d’identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d’identité nationale ou le certificat de nationalité, etc. ».