Recrutement de 01 ASSISTANT/E LOGISTIQUE,TRANSPORT & ADMINISTRATION

Poste à pourvoir ASSISTANT/E LOGISTIQUE,TRANSPORT & ADMINISTRATION
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur CONCERN WORLWIDE
Structure Bénéficiaire CONCERN WORLWIDE
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme formation professionnelle en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
DESCRIPTION DE POSTE
Position : Assistant/e Logistique, Transport & Administration
Nombre de poste : 01
Grade : 04
Base : Dédougou, Région de la Boucle de Mouhoun.
Durée du contrat : 12 mois avec possibilité de renouvellement

PRINCIPALES RESPONSABILITES
Sous la supervision de Coordinateur du Programme d’Urgence, l’Assistant Logistique,Transport & Administration est responsable de la livraison efficace des services d’achat afin d’obtenir la meilleure qualité du prix, grâce à une approche collaborative conformément aux politiques de Concern Worldwide Burkina Faso. Il / elle assurera également la gestion efficace de la flotte basée à Dédougou.

DESCRIPTION DES TACHES
1. Acquisition efficace de biens et services
• En consultation avec les responsables de programme Dédougou et les responsables des fonctions du support, consolider en temps utile et avec précision les plans d’achat pour le bureau et les programmes et en assurer la mise en œuvre ;
• Recevoir, réviser et analyser toutes les demandes des articles (SR) pour s’assurer qu’elles contiennent des informations claires et que les spécifications requises garantissent qu’elles sont techniquement complètes et conformes à la pratique établie ;
• Établir et mettre en œuvre un système de suivi approprié et un contrôle des processus d’achat, y compris l’organisation des appels d’offres, les demandes des pro formats, la réception et l’évaluation des offres, la préparation des contrats en pleine conformité avec les règles et les processus de Concern ;
• Assurer la bonne compréhension de ce qui a été demandé, que la demande de fournitures est approuvée et que les codes budgétaires sont complets et demandés des éclaircissements si nécessaires ;
• Prendre des mesures appropriées concernant toutes les questions d'approvisionnement, y compris décider de la meilleure méthode pour acheter les biens et services ;
• Collecter des devis pour des produits dont le prix dépasse le seuil auprès de fournisseurs réputés, fiables et qualifiés, et effectuer une analyse des prix des produits et des prix et assurer qu'ils sont évalués par le technicien compétent ;
• Développer un catalogue de prix pour les articles couramment utilisés ;
• Revoir les spécifications, rédiger les documents d'appel d'offres et, avec les membres sélectionnés du comité, faire circuler les documents d'appel d'offres pour revue ;
• Identifier les fournisseurs, lancer des appels d’offres, préparer les évaluations et les soumissions au comité d’appel d’offres et finaliser les documents d’achat en collaboration, avec le Coordinateur du Programme d’Urgence ;
• Revoir régulièrement la performance du fournisseur et mettre à jour le formulaire d'évaluation du fournisseur ;
• En consultation avec le responsable hiérarchique, assurer que les plaintes des fournisseurs sont résolues conformément aux politiques et procédures de Concern et aux mécanismes de réponse aux plaintes ;
• Préparer les bons de commande en fonction des besoins ou des recommandations du comité d'approvisionnement en fonction de la rentabilité et de la qualité et / ou de la disponibilité du produit ;
• Etre familier avec et appliquer les politiques d'approvisionnement actuelles de Concern ;
• Assurer que les services et les fournisseurs comprennent les politiques et procédures en partageant les informations au besoin ;
• Recevoir et examiner les factures vérifiant les livraisons réelles par rapport aux commandes d'achat ;
• Concilier tous les documents de livraison (Note de réception de marchandises (GRN) et les bons de livraison (GDN), factures et les bons de commande pour vérifier la conformité avec les spécifications, puis préparer une demande de paiement pour le paiement avec tous les autres documents pertinents.
• S'assurer que les fournisseurs sont payés selon le contrat et selon les procédures de Concern ;
• Assurer la liaison avec le service des finances pour le paiement du fournisseur, comme demandé et nécessaire.

2. Registres et rapports
• Tenir tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
• Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs ;
• S'assurer de la mise à jour du statut de l'approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « SR Tracking Sheet » ;
• Produire le rapport mensuel et le soumettre au Coordinateur de Programme d’Urgence, pour revue et discussion ;
• Établir et maintenir une base de données / liste de fournisseurs potentiels ;
• Scanner et classer tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
• Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs.

3. Coordination & Communication
• Maintenir une communication efficace avec toutes les départements de Dédougou qui demandent l’approvisionnement en biens et services et s’assurer que leurs besoins sont parfaitement compris ;
• Informer régulièrement le Coordinateur du Programme d’Urgence, de l’état de tous les processus d’achat et des rapports sur l’état des achats (SR tracking) ;
• Travailler étroitement avec les magasiniers sur les livraisons de marchandises en veillant à ce que les articles soient correctement enregistrés et que les magasins soient bien rangés ;
• S'assurer que l'inventaire physique est effectué au moins deux fois par an en collaboration avec le finance et conformément aux procédures de Concern Worldwide ;
• Vérifier le rapport mensuel envoyé par le chargé du dépôt avant de le partager avec le Coordinateur du Programme d’Urgence et la Directrice Système ;
• Assurer un suivi régulier de toutes les livraisons en suspens pour éviter les retards et donner des conseils sur les actions que Concern Worldwide doit prendre concernant les fournitures en retard ;
• Respecter les politiques et procédures de transport de Concern Worldwide Burkina Faso ;
• Maintenir des normes éthiques à tout moment concernant les relations avec les fournisseurs ;
• Toute autre tâche assignée et déléguée par Coordinateur du Programme d’Urgence.

4. Gestion de flotte/transport
• Gérer la flotte basée à Dédougou conformément aux politiques et procédures de Concern ; travailler également en étroite collaboration avec l’équipe logistique national (Ouagadougou) pour la coordination des sorties et la maintenance de la flotte ;
• Coordonner et planifier de manière proactive le mouvement de la flotte (mettre en place un système de coordination et de planification) ;
• Mettre en place un plan d’entretien et un calendrier pour les motos et le générateur et tenir un registre précis de tous les travaux d’entretien ;
• Etre responsable de la sécurité des clés de la flotte et s’assurer que les staffs du bureau suivent les procédures pour la gestion des clés ;
• Veiller à ce que tous les utilisateurs des motos adhèrent à la politique de transport de Concern Worldwide et aux procédures nationales ;
• Mettre en place un système de contrôle quotidien et de maintenance préventive (si nécessaire) et veiller à ce que les utilisateurs des motos suivent le système de manière cohérente ;
• Surveiller l’utilisation des pièces de rechange lors des services réguliers et des gros travaux d’entretien et s’assurer que la qualité des pièces de rechange est correcte lors de la réparation des véhicules de Concern ;
• Réviser régulièrement les questions relatives à la gestion de la flotte et en rendre compte à la direction, le cas échéant ;
• En cas d'accident, rejoindre rapidement le lieu de l'accident, travailler avec la police de la circulation, informer la compagnie d'assurance et demander à l’utilisateur de moto de fournir un rapport d'incident complet ;
• Etablir le rapport mensuel de carburant ;
• Faire le suivi de la livraison d’eau, des tickets de parking et de péage ;
• Vérifier les fiches de bords et procéder à leur classement.
Administration • Assurer la gestion quotidienne les fournitures du bureau ;
• Contribuer à faciliter l’organisation des ateliers et des sessions de formations, si nécessaire ;
• Assurer que les formulaires usuels finance (demande de paiement, demande de float, demande de per diem, etc.) et Admin (demande de congé, etc.) sont imprimés, disponibles et accessibles par l’ensemble du personnel ;
• Collecter les demandes validées des congés du personnel de Dédougou et autres informations, et les transmettre à l’Officier RH Admin pour prise en compte dans les informations salariales ;
• Apporter un appui aux processus locaux de recrutement tel que délégué par l’Officier RH Admin ;
• Collecter les données relatives aux dossiers du personnel selon les nécessités, en coordination avec l’Officier RH Admin ;
• Suivre les factures d’eau et d’électricité, et assurer qu’elles sont payées à temps ;
• Faire le suivi du contrat de bail, collecter et assurer le paiement des factures du loyer, eau, électricité, etc ;
• Maintenir la liste du personnel et de leurs ayants droits et assurer la mise à jour régulière pour les staffs de Dédougou ;
• Avec l’appui du l’Officier RH Admin, assurer la gestion des dossiers disciplinaires.

Entreposage
• S'assurer que les politiques et les procédures du manuel de l'entrepôt de Concern sont respectées et appliquées ;
• S'assurer que l'état de l'entrepôt, la sûreté et la sécurité des stocks sont garantis - fumigations régulières, sécurité de l'entrepôt, gestion des clés, etc ;
• S'assurer que tous les documents sont à jour à tout moment et qu'ils sont exacts ;
• S'assurer que deux inventaires des stocks sont effectués chaque fin juin et décembre et soumettre les rapports aux finances.

Autres tâches :
• En dehors de ses responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus, le titulaire du poste pourrait être demandé à :
• Soutenir la mise en œuvre et l'actualisation de la stratégie de Concern ;
• Contribuer aux initiatives de responsabilité organisationnelle, notamment en supervisant le déploiement des engagements de Concern dans le cadre des normes humanitaires de base (CHS) ;
• Adhérer pleinement aux engagements et aux règles du Code de conduite (CoC) de Concern et aux politiques de sauvegarde qui lui sont associées, y compris le respect de la confidentialité et l'obligation de rendre compte ;
• Signaler au responsable concerné toute violation du code de conduite et des politiques de sauvegarde de Concern, ainsi que des politiques de lutte contre la fraude et de dénonciation des abus ; il s'agit d'une obligation pour tout le personnel ;
• Entreprendre toute autre tâche pertinente qui pourrait être assignée par la hiérarchie.

EXIGENCES DE POSTE
Qualifications & Compétences Requises
• Un diplôme de BAC+2 (BTS/DTS) ou de formation professionnelle en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées ;
• Expérience d’au moins 2 ans à un poste similaire requise, de préférence sur le terrain avec les ONG Internationales humanitaires ;
• Très bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office : MS Word, Excel, Outlook et utilisation de l’Internet ;
• Expérience de travail dans des situations complexes d'urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés ;
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français ;
• Connaissance du secteur humanitaire ;
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines ;
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps ;
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité ;
• Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail ;
• Etre considéré comme digne de confiance, honnête et fiable ;
• Etre conscient du fait que sa propre attitude a un impact sur les autre et être capable de s’adapter ;
• Etablir des priorités, effectuer leur suivi et gérer les priorités multiples dans des délais serrés lorsque cela s’avère nécessaire ;
• Adapter la communication de manière à se montrer sensible et respectueux de la situation, du contexte local et des différents besoins de ses interlocuteurs.

L’employé(e) sera basé(e) à Dédougou, Région de la Boucle du Mouhoun. Il/Elle se rend quotidiennement sur le terrain pour accomplir ses tâches. Des déplacements occasionnels à Ouagadougou et/ou à Fada Ngourma ou les autres régions pour des réunions et des formations seront également nécessaires.

L’employé(e) doit respecter les horaires et les Termes et Conditions d’Engagement de Concern Worldwide pour le personnel national. Il/Est devra être disponible à tout moment pour répondre à une urgence et être flexible et disponible au-delà des heures normales de travail si demandé.

Cette fiche de poste peut être modifiée en fonction des changements d’activités de Concern Worldwide ou du contexte. Elle pourra être amendée à tout moment après consultation mutuelle, afin de répondre aux exigences des programmes.

Pour plus de transparence, nous vous informons que la rémunération prévue pour ce poste est de quatre cent Vingt-deux mille huit cent soixante-quatorze (422 874) F CFA brut, y compris les indemnités de logement, de fonction et de transport. Pour s’aligner avec sa grille interne, Concern n’ira pas au-delà.

Connaissance en informatique MS Word, Excel, Outlook et utilisation de l’Internet
Condition d'âge NP
Composition du dossier Dossier de candidature
1. Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Directrice Pays de Concern Worldwide ;
2. Un Curriculum Vitae actualisé et détaillé et signé avec mention de 3 personnes de références (dont deux sont des Supérieurs hiérarchiques directs et mentionner leurs adresses électroniques professionnelles) ;
3.Une copie des diplômes et attestations de travail.

La date limite de réception des candidatures est le 05 avril 2023 à 00h00.

NB : Veuillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : ALT-Surge-BFA-/CW/03/2023.

Les documents suivants seront demandés avant toute offre de poste : Casier Judiciaire datant de moins de trois (03) mois ; copie légalisée des diplômes et tout autre document pouvant soutenir la candidature.
Date limite de depôt des dossiers 05/04/2023
Procedure de recrutement
Durée du contrat CDD 12 mois renouvelable