Localité : Burkina Faso / Ouagadougou Domaine : Communication Niveau : BAC Entreprise recruteur : SoCha
Recrutement de 01 Assistants Administratifs
Burkina Faso et Niger
Contexte
SoCha, LLC est engagée pour fournir un soutien en matière de suivi, de rapport et de renforcement des capacités (MRCS) afin de compléter et d'augmenter la gestion de la performance des activités du bureau régional du Sahel (SRO) de l'USAID Sénégal au sein de son portefeuille. Le MRCS soutiendra le Bureau technique régional du Sahel (SRTO), le Bureau du programme régional du Sahel (SRPO), la Mission du Niger, le Bureau national du Burkina Faso, le Bureau de l'aide humanitaire (BHA) Activités de sécurité alimentaire pour la résilience (RFSA) au Niger et au Burkina Faso.
Les adjoints administratifs/réceptionnistes sont responsables du bon fonctionnement administratif des bureaux du projet.
Responsabilités
Soutenir les équipes financières, opérationnelles et techniques au besoin.
Travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des ressources humaines, des achats, des opérations, de la logistique et des finances pour fournir un soutien opérationnel à toutes les activités du projet.
Soutenir les opérations et les équipes techniques en numérisant les documents et en fournissant des copies en temps opportun.
Tenir à jour les dossiers de projet, prendre des notes pendant les réunions et aider à la gestion du bureau.
Gestion de l'information - maintenir les systèmes de classement du bureau ; maintenir les ressources de la bibliothèque, préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions.
Gestion des réunions, des déplacements et des horaires - aider le logisticien et le responsable des opérations et des ressources humaines à gérer ces fonctions de bureau.
Soutenir les actions d'achat de fournitures et de matériel de bureau (par exemple, pour les ateliers) et assurer un approvisionnement adéquat en matériel de bureau (papier, toner, papeterie, produits de nettoyage, articles de toilette, etc.) pour le fonctionnement quotidien du bureau.
Coordination des conférences et des ateliers - coordonner au besoin avec l'équipe technique pour assurer une préparation et un déroulement harmonieux des ateliers et des sessions de formation.
Aider le personnel avec le travail de débordement, y compris le traitement de texte, la saisie de données et les tâches de recherche sur Internet.
Offrir un environnement accueillant aux visiteurs du bureau du projet, en tant que premier point de contact.
Gestion des communications - gérer les appels, le courrier et les communications électroniques ; rédiger et taper la correspondance ; et l'interface, le cas échéant, avec les parties passant par ou utilisant le bureau de projet.
Acheminer les messages et les informations aux personnes appropriées, en accordant une attention particulière à la canalisation des communications vers d'autres bureaux de projet.
Gérer le courrier et les livraisons au bureau en temps opportun.
Superviser les réservations d'espace de bureau et organiser les besoins connexes.
Les tâches décrites ci-dessus sont indicatives, mais non exhaustives pour le rôle et d'autres tâches peuvent être assignées par le superviseur, le chef de parti ou leur(s) délégué(s).
Qualifications
Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine similaire.
Au moins deux (2) années d'expérience pertinente de travail sur des projets financés par des donateurs dans un rôle administratif connexe, de préférence des projets de l'USAID.
Maîtrise de l'anglais et du français requise.
Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, et capacité à travailler efficacement dans un environnement d'équipe.
Excellentes compétences de coordination avec une attention aux détails, à la précision et à la rapidité.
Excellente connaissance pratique de MS Word et Excel.
Familiarité avec les politiques et procédures de l'USAID.
Initiative démontrée et motivation personnelle dans l'exécution des tâches assignées.
Comment postuler
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV en anglais via le formulaire ci-dessous.
Les candidatures se clôturent le 25 octobre 2022, l'examen des candidatures se fera sur une base continue.
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