Education & Work Experience
Bachelor's Degree - 3 year(s) experience OR High School certificate- 6 year(s) experience
Other Criteria
Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en administration ou secrétariat est requis ou un diplôme universitaire de niveau licence (Bac+3)
Required Languages
Français
Desired Languages
Anglais
Vacancy Timeline
2 Weeks
Mobility required/no mobility
no mobility required
https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1/job/15375/?utm_medium=jobshare
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Job Description
Background
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
I. Position Information
Job Title: Associé(e) Exécutif(ve)
Department: Congo/ Brazzaville
Reports to: Représentante Résidente
Grade Level: G6
Bureau: RBA
Position Number: 207431
Position designation:
with no mobility requirement
Duty Station : Congo Brazzaville
Career Track: General Services
Career Stream: Corporate Operations - Administration and Operations Support
Contract Modality: TA Local
Contract Duration: 1 year TA
II. Background and Organizational Context
Sous la direction et la supervision directe de la Représentante Résidente (RR), l’Associé(e) Exécutif(ve) de la Représentante Résidente et du Représentant Résident Adjoint assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau de la Représentation du PNUD. Il/Elle garantit la confidentialité absolue dans les aspects de son affectation, maintient les procédures de protocole, de gestion du flux d’information et du suivi des délais et engagements pris.
L’Associé(e) Exécutif(ve) travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, du bureau du Coordonnateur Résident, des Agences du Système des Nations Unies (SNU) et des autorités nationales pour assurer un flux efficient d’information, d’actions sur les instructions, les agendas.
III. Position Purpose
L’Associé(e) Exécutif(ve) assure un soutien administratif et organisationnel au management du bureau de la Représentation du PNUD. Il/elle intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de ses responsables hiérarchiques et contribue à la bonne marche du bureau.
IV. Principales tâches et responsabilités
In this section list up to five primary functions/accountabilities of the position (Typically one sentence each) and examples of duties that must be performed to successfully accomplish key responsibilities.
1- Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau de la Représentation en mettant un accent sur les résultats ci-après :
Gérer l’agenda de la Représentante Résidente (RR) et du Représentant Résident Adjoint (RRA), les visiteurs de haut rang, les rendez-vous et les réunions, agir en tant qu’interprète quand nécessaire et/ou prendre des notes.
Maintenir les procédures de protocole.
Préparer les matériels de briefing de haute qualité pour les rendez-vous de la RR, les réunions, les missions.
Gérer le calendrier des missions et autres engagements de la RR.
Préparer le roster des partenaires de haut rang et le répertoire téléphonique.
Préparer les correspondances, directives, commentaires au nom de la RR pour sa signature et faire le suivi si nécessaire.
Assurer l’administration des voyages, réunions, rendez-vous et séances d’information de la RR et du RRA, y compris la rédaction de notes de fond ;
Utiliser les systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau de la RR.
2- Assurer une communication efficace en mettant l’accent sur les résultats ci-après :
Faciliter le partage d’information entre l’Equipe Pays et le bureau du Coordonnateur Résident.
Suivre les délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination, la collecte et la soumission des rapports à la RR.
Filtrer tous les appels entrants et les correspondances.
Rédiger les correspondances de routine, les circulaires interservices, les notes d’information générales, les documents, les rapports et les procès-verbaux des réunions sur demande, les traductions si nécessaire ;
Présenter les propositions pour éliminer les goulots d’étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du management et les membres du personnel.
3- Assurer la facilitation de la gestion et du renforcement des capacités, en mettant un accent sur les résultats ci-après :
Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances.
Briefer des membres du personnel sur des questions administratives générales, et le protocole.
4- Assurer l’archivage de qualité en mettant un accent sur les résultats ci-après :
Maintenir un système de classement et d’archivage qui garantisse la sauvegarde des documents confidentiels ; utiliser un système automatisé de classement.
Coordonner le flux d’information dans le bureau, suivre la circulation des dossiers.
V- Compétences requises
Dans cette section, décrivez les exigences du poste
1- Formation
Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en administration ou secrétariat est requis ou
Un diplôme universitaire de niveau licence (Bac+3)
Le diplôme doit être reconnu par IAU WHED Portal de l’UNESCO (http://whed.net/results_institutions.php)
2- Expérience, connaissances et compétences
Au moins 6 ans (avec un niveau secondaire) ou 3 ans (avec une licence) d’expérience professionnelle pertinente en secrétariat, assistanat, ou en administration
Maîtrise du français dans tous les aspects (oral et écrit) est requise ;
Connaissance de l’anglais est un atout pour faciliter les contacts avec d’autres collègues du siège et les collègues étrangers des Bureaux pays.
Maîtrise de Microsoft Office (Word, Powerpoint, Excel, Outlook, internet, etc.)
Solides compétences en rédaction, relecture et communication verbale.
Expérience professionnelle dans le système des Nations Unies sera considérée comme un atout
Capacité à organiser et à mener à bien des tâches multiples en établissant des priorités
Capacité à traiter les informations et les documents en toute confidentialité
Aptitude à effectuer une variété de tâches et de fonctions répétitives et routinières liées au poste
Capacité à examiner les données, à identifier et à corriger les divergences
Capacité à gérer un volume de travail important, éventuellement dans des délais serrés
Bonne connaissance des règles et règlements administratifs
Capacité à produire des dossiers précis et bien documentés, conformes aux normes requises.
Capacité d’ouverture au changement et à gérer les complexités
VI. Compétences attendues
De base
Atteindre les résultats
NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Capacité d’innovation
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en permanence
NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information.
Agir avec détermination
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de s'exprimer calmement face à l'adversité, confiant.
S'engager et s'associer
NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard des autres, établit des relations positives
Favoriser la diversité et l'inclusion
NIVEAU 1 : Appréciation/respect des différences, conscience des préjugés inconscients, lutte contre la discrimination
Compétences transversales et techniques
Thématique Nom Definition
Administration et Opérations Gestion des documents et archivage Niveau 1.1 : Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ;
Administration et Opérations
Gestion des évènements
(y compris les retraites,
formations et
réunions)
Niveau 1.1 : Capacité à gérer des événements, y compris l'identification des lieux,
l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc.
Gestion Communication Niveau 1.1 : Aptitude à communiquer de manière claire, concise et non ambiguë, tant par écrit que verbalement ; à adapter les messages et à
Gestion Orientation vers le Client Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients
Promouvoir le changement et le développement organisationnels Présentation d'informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel
Niveau 1.1 : Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions
Mots clés
Les candidatures féminines répondant au profil recherché sont fortement encouragées !
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories GS sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d'œuvre
Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Scam warning
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.
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