Recrutement de 01 Business Support Assistant

Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 4 ans
Expire le: 18-01-2024

World Food Programme
Congo-Brazzaville
Opportunités de carrière : Business Support Assistant G4 (831022)

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Elle s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'informations génétiques, de sexe, d'identité et/ou d'expression de genre, d'orientation sexuelle, de religion. ou croyance, statut VIH ou handicap.

A PROPOS DU PAM
Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l'intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration sur les informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités policières locales pour que les mesures appropriées soient prises.

QUALIFICATIONS STANDARD REQUISES
Education: Avoir compléter les études secondaires
Expérience: 4 ou plusieurs année ou plus d'années d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élévés dans le domaine des affaires correspondant avec une expérience dans le travail administratif général.

Connaisance & Compétences:

• Maîtrise de l'utilisation du matériel de bureau et des progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
• Connaissance des routines et des méthodes de travail afin de réaliser les processus sous une supervision minimale.
• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations à un large éventail de personnes.
• Capacité à identifier les divergences dans les données et à rectifier les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité à offrir des conseils ou une formation de base sur le terrain au personnel plus jeune.

Langue: Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l'ONU en usage au lieu d'affectation et dans la langue du lieu d'affectation, si elle est différente.

CONTEXTE ORGANISATIONEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Les titulaires du poste peuvent soit exercer des fonctions de soutien administratif au sein du front office et rendre compte à l'associé du soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif à une ou plusieurs équipes en relevant du chef d'unité concerné, du chef ou de la personne désignée. Dans les cas où ces postes soutiennent un flux d'activité spécifique, la ligne hiérarchique peut être celle du chef d'unité concerné, du chef ou de la personne désignée.

À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. Les titulaires d'emploi sont censés produire un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques standard au personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

OBJECTIF DU POSTE
Fournir des processus de support commercial standard pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter une prestation de services efficace.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)
1. Recueillir des informations avec des instructions claires pour soutenir la rédaction de documents et la préparation de rapports par d'autres membres du personnel.
2. Répondre aux requêtes et les faire remonter le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources.
4. Fournir des services de révision et de relecture des documents standards, afin de contribuer au développement d'une documentation précise.
5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des fichiers standard définis, afin de garantir que les informations sont exactes et facilement disponibles pour la fonction.
6. Identifier les écarts simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et en faire rapport aux cadres supérieurs afin d'aider les clients à accomplir leur travail.
7. Assumer la responsabilité de l'intégrité des données pour faciliter la disponibilité d'informations précises dans les systèmes de l'entreprise.
8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien commercial aux collègues juniors afin de garantir que les services sont fournis de manière cohérente et conforme aux normes requises.
9. Travailler avec diverses personnes, en prenant en compte les commentaires le cas échéant pour aider à fournir un soutien commercial au personnel.

CAPACITE ORGANISATIONELLE DE BASE DES 4P
Purpose

Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.
Être une force de changement positif : Suggérer au superviseur des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe.
Rendre la mission inspirante pour notre équipe : Explique aux coéquipiers l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de notre propre unité serviront la mission du PAM.

People

Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes : Forme les coéquipiers juniors à de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture inclusive : recherche des opportunités de travailler avec des personnes d'horizons différents.
Soyez un coach et fournissez des commentaires constructifs : sert de coach pour les collègues dans le même domaine de travail.
Créer un esprit « Je le ferai »/« Nous le ferons » : suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.

Performance

Encourager l'innovation et les solutions créatives : explore les moyens d'être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
Se concentrer sur l'obtention de résultats : se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement de ses propres tâches afin d'identifier les opportunités d'efficacité.
Prendre des engagements et respecter ses engagements : assume la responsabilité de ses propres tâches et informe son superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.
Soyez décisif : décide de manière indépendante des mesures à prendre face à des choix critiques sur le lieu de travail ou à des situations dangereuses sur le terrain.

Partnership

Connectez-vous et partagez entre les unités du PAM : suggère au superviseur des opportunités de partenariat avec d'autres unités.
Construire des partenariats externes solides : identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs.
Être politiquement agile et adaptable : Développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
Soyez clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

TERMES ET CONDITIONS
Échelle salariale: Entre 10.063.000 et 12.298.000 XAF par an
Congés annuels : 2,5 jours par mois.
Pension: Versée par la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (UNJSPF)
Assurance médicale via CIGNA

DATE LIMITE DE CANDIDATURE
La date limite de la vacance de poste est fixée au 18 Janvier 2024.

Tous les candidats sont encouragés à postuler en ligne dès que la vacance de poste est publiée et avant la date limite indiquée dans l'avis de vacance.

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées à postuler

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l'intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration sur les informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités policières locales pour que les mesures appropriées soient prises.