Recrutement de 01 CHARGE ADMINISTRATIF ET FINANCE (BASE)

Poste à pourvoir CHARGE ADMINISTRATIF ET FINANCE (BASE)
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouahigouya
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d'action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme Comptabilité et/ou administration
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi TERMES DE REFERENCE
Chargé Administratif et Finance (base)
MISSION
Le Chargé administratif et finance en base est en charge des paiements et de la comptabilité générale de la base. Il est responsable du bon suivi et dossiers administratifs et est garant du respect des procédures financières et administratives sur sa base. Il travaille sous la supervision directe du coordinateur de zone et du Responsable Finance Pays.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
Coordinateur de Zone
Ligne de Management technique:
- Responsable Finance Pays
- Chargé Adm/RH Senior
Responsable technique de:
- Caissier base
- Assistant Admin/RH

RELATIONS FONCTIONNELLES
Les relations internes :
- Coordination
- L'équipe logistique
- Équipe Administration/RH
- Autres missions d'ACTED

Externes:
- Prestataires de services

OBJECTIFS
1. Garantir le respect des procédures internes ACTED et de la loi burkinabè en vigueur en matière de finance comptabilité ; Administration RH et la bonne application de la législation du travail burkinabè
2. Assurer le suivi des paiements des fournisseurs et autres prestataires ACTED ;
3. Tenir à jour les différents documents et tableaux de suivi finance ;
4. Gestion administrative du personnel.

FONCTIONS
Finance :
- Organiser/archiver les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses) ;
- Réaliser les paiements nécessaires pour le fonctionnement de la base ;
- Préparer et faire valider le besoin mensuel en cash (cash request) de la zone ;
- Tenir à jour le livre de caisse : Contrôler les entrées / sorties de caisse ; Détailler les libellés ; Vérifier quotidiennement le solde indiqué ; Numéroter les écritures ;
- Suivre les avances réalisées,
- Selon les besoins, faire des demandes de transferts de fonds sécurisés a la capitale ;
- Assurer la paie du salaire du personnel au regard des bulletins de paie ;
- Assurer la paie des différents impôts et taxes ;
- En cas d’audit, collecter les documents demandés ;
- Gestion de la comptabilité à travers le logiciel utilisé ;(SAGA)
- Validation de l’inventaires de caisse avec le/la Caissier(e) ;
- Assurer la gestion et l’inventaire du Coffre ;
- Responsable de la vérification des dossiers d’achats et de payements et s’assurer de leur exactitude conformément au Manuel de procédures Finance d’ACTED ;
- Allocation des dépenses par budget ;
- Revue de la documentation comptable mensuelle de la base et envoi du reporting mensuel à la capitale ;
- Vérification et validation des dossiers d’achat dans le strict respect des procédures d’achat ;
- Relation avec la banque, approvisionnement en cash et retrait des documents importants auprès de la banque (Relevés bancaires, etc.) ;
- Garant du respect du calendrier comptable de la Mission du Burkina transmis mensuellement par le Département Finance Capitale ;
- Garant de la conformité des pièces comptable et de la bonne connaissance des procédures finances par les différents staffs ;
- Remonter toutes informations et lanceur d’alerte auprès du Responsable Finance Pays permettant d’évaluer un risque financier ;
Administration :
- Garantir le respect des procédures internes ACTED et de la loi burkinabè en vigueur ;
- Assurer le suivi des contrats administratifs en cours, futurs et passés avec le personnel ACTED ;
- Tenir à jour les différents documents et tableaux de suivi ;
- Organiser/archiver les documents administratifs ;
- En cas d’audit, assurer la mise à disposition des documents demandés ;
- Faire le lien avec les différentes administrations burkinabés et effectuer les démarches administratives nécessaires ;
Ressources Humaines
- S’assurer de la présence des salariés selon le planning existant (mission ou congés, maladies, etc.) ;
- Tenir à jour les dossiers du personnel ;
- Veiller à l’application du règlement intérieur et des procédures ACTED pour les demandes administratives ;
- Préparer de manière mensuelle le document résumant la situation RH de la base qui doit être envoyé à la capitale dans les délais impartis (TITANIC RH) ;
Management :
- Pilote et gère son équipe incluant la planification, les performances, le bien-être et le développement ;
- S’assure de la planification et de la qualité des activités financières et administratives ;
- S’assurer de piloter son équipe de façon journalière ;
- Fournit un support technique à son équipe et des compléments ;
- Organiser régulièrement des réunions afin d’effectuer des rapports réguliers à son manager.

INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE
- Gestion effective et efficace des dossiers finance
- Documents et tableaux de suivi finance à jour

EXPERIENCES REQUISES :
- Diplôme d’études supérieurs niveau baccalauréat +3 en comptabilité et/ou administration ;
- Au moins 2 ans d’expérience dans une position similaire ;
- Compétences bureautiques, en particulier word et excel ;
- Rigueur ;
- Sens de l’organisation ;
- Capacité à travailler indépendamment et en travail d’équipe ;
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement parfois stressant et rapide ;
- Expérience de travail dans un environnement multiculturel.
Connaissance en informatique Word et Excel
Condition d'âge NP

Lieu du recrutement Ouahigouya
Date limite de depôt des dossiers 30/12/222
Procedure de recrutement Procédure de recrutement
: Présélection sur dossier ;
Test écrit ;
Entretien.
Durée du contrat CDD six(06) mois