Recrutement de 01 Chargé des finances et des affaires administratives bureau d’appui du secrétariat conjoint (PJSS)

Recrutement de 01 Chargé des finances et des affaires administratives bureau d’appui du secrétariat conjoint (PJSS)
Full vacancy title: Chargé des finances et des affaires administratives bureau d’appui du secrétariat conjoint (PJSS)
Location: Addis Abeba, Ethiopie
Position Grade: LP6
Position Number: 50107640
Posting Date: 03-juin-2024
Closing Date: 02-juil-2024
LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines, dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

Le Complexe de la présidence comprend le Cabinet du Président du Groupe de la Banque et tous les bureaux, départements et autres unités organisationnelles qui sont directement rattachés à la présidence en termes administratifs et fonctionnels. Le Président, en sa qualité de chef de la Direction du Groupe de la Banque, est chargé d’assurer une gestion stratégique compétente du Groupe de la Banque et de toutes ses ressources en vue de la réalisation de l’objectif de ce dernier, qui est de contribuer au développement économique et au progrès social des pays membres régionaux.

Le Complexe de la présidence assure la direction et la supervision de l’institution au jour le jour et à moyen terme, maintient la communication avec les pays membres du Groupe de la Banque et appuie le Conseil d’administration dans l’exercice de ses rôles statutaires. En outre, le Complexe assure la surveillance juridique et réglementaire de la conduite des affaires du Groupe de la Banque et la gestion intégrée des risques liés aux opérations du Groupe de la Banque, supervise la communication institutionnelle avec un éventail de parties prenantes internes et externes, veille à ce que les membres du personnel du Groupe de la Banque reflètent les valeurs d’intégrité et de transparence et les normes et standards éthiques les plus élevés dans l’exercice de leurs fonctions, et assure la sécurité du personnel, des locaux et des actifs physiques, des informations et des données du Groupe de la Banque dans tous les lieux où celui-ci mène ses activités. De plus, le Complexe de la présidence s’emploie à catalyser les investissements provenant de diverses sources, conformément aux priorités opérationnelles du Groupe de la Banque.

Le Président supervise directement plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du Président (PCSC), le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC), le Bureau de l’Auditeur général (PAGL), la Direction de la gestion des risques du Groupe (PGRM), le Département du Conseiller juridique général et services juridiques (PGCL), le Département de la communication et des relations extérieures (PCER), le Bureau de l’intégrité et de l’éthique du personnel (PETH), le Bureau du secrétaire général et Secrétariat général (PSEG), le Forum pour l’investissement en Afrique (PAIF), le Bureau d’appui au Secrétariat conjoint (PJSS) et le Bureau de représentation extérieure en Asie (PEXT).

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Le Bureau d’appui du Secrétariat conjoint a été créé par trois institutions panafricaines, à savoir la Commission de l’Union africaine, la Commission économique des Nations Unies pour l’Afrique et le Groupe de la Banque africaine de développement. Son principal objectif est de promouvoir la coordination, la collaboration et l’optimisation des synergies entre les trois institutions.

Le travail du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint a été récemment révisé. Il porte essentiellement sur le partenariat stratégique entre la Banque et la Commission de l’Union africaine dans le but d’accélérer l’intégration, la mise en œuvre et le suivi de l’Agenda 2063 et d’autres initiatives continentales. Dans le cadre de ce travail, le Bureau d’appui du Secrétariat conjoint a créé cinq plateformes de coordination qu’il copréside avec divers départements et commissions de l’Union africaine afin d’assurer l’alignement de la programmation et l’harmonisation des rapports sur l’Agenda 2063.

En liaison avec le Bureau de coordination de l’intégration régionale de la Banque et d’autres départements, le Bureau d’appui du Secrétariat conjoint facilite et encadre la participation active de la Banque à tous les sommets de l’Union africaine. Le Département s’attache à mettre en valeur l’impact du travail de la Banque et appelle à l’adhésion de haut niveau, aussi bien au plan continental que mondial, aux initiatives, programmes et projets stratégiques qui aident le continent à répondre aux nouveaux défis mondiaux.

LE POSTE :

Le Chargé des finances et des affaires administratives au sein du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint sera physiquement basé au Bureau pays pour l’Éthiopie (COETH), à Addis-Abeba, en Éthiopie, mais son unité rendra compte directement au Président de la Banque en tant que partie intégrante du Complexe de la présidence.

Le Chargé des finances et des affaires administratives aura pour responsabilité l’administration financière, y compris la gestion des comptes du Bureau, la fourniture des informations financières nécessaires aux diverses activités associées au Bureau, la gestion financière quotidienne, ainsi que l’exécution de tâches administratives générales suivant les instructions du Directeur. Le titulaire du poste devra veiller à la gestion efficace et à l’utilisation efficiente des ressources de la Banque, conformément aux politiques et directives de cette dernière. Il assurera la supervision hiérarchique des assistants administratifs, le cas échéant.

Les fonctions et responsabilités spécifiques à ce poste sont les suivantes :

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la direction et la supervision générales du Coordinateur principal de programme, le Chargé des finances et des affaires administratives s’acquittera des tâches et responsabilités suivantes :

Préparation et exécution du budget :

Élaborer le budget administratif du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint, conformément au calendrier fixé par le Département du Budget.
Participer à la préparation des budgets centralisés au Siège pour s’assurer de la prise en compte des besoins particuliers du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint.
Contrôler les dépenses conformément aux règles et procédures internes de la Banque ; rendre compte, périodiquement, de l’état d’avancement de l’exécution du budget et éventuellement proposer des ajustements.
Gestion et établissement de rapports financiers :

Mettre en place des procédures et des mécanismes de contrôle permettant d’améliorer l’efficacité du service, identifier des opportunités de réduction de coûts et promouvoir une utilisation efficiente des ressources de la Banque
Prodiguer des conseils sur le traitement comptable et les transactions financières du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint
Conseiller la direction sur les méthodes à adopter pour améliorer l’environnement de contrôle au Bureau d’appui du Secrétariat conjoint.
Vérifier et approuver les entrées comptables dans SAP
Faciliter les déplacements des membres du personnel du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint et s’occuper des démarches administratives connexes, y compris l’achat de billets et le suivi des demandes de remboursement de frais de voyage et autres prestations connexes.
Examiner les rapports financiers mensuels. Préparer et vérifier, en temps requis, les rapports, les états financiers et les calendriers, en vue de l’audit des activités du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint.
Gestion des ressources humaines :

Fournir des rapports sur la gestion du personnel.
Gérer les avantages du personnel du Bureau, conformément à la politique et aux instructions en vigueur en matière de ressources humaines.
Assister le Directeur et Coordinateur principal de programme en ce qui concerne le recrutement de consultants et la dotation en personnel.
Administration générale et acquisitions :

Superviser les acquisitions institutionnelles de biens et de services, ainsi que la gestion des biens et des équipements.
Préparer et faire le suivi des contrats des fournisseurs de service.
Veiller à une gestion saine des stocks de fournitures de bureau et faire l’inventaire des biens et équipements de la Banque.
Contrôler le traitement des avances et soldes de frais de mission.
Veiller à la qualité des locaux de la Banque au Bureau d’appui du Secrétariat conjoint, y compris des espaces de bureau conformes aux normes de la Banque, des biens, des équipements et la fourniture de services liés à l'entretien, la maintenance et la sécurité des locaux).
Informer et discuter avec les homologues du Siège des problèmes administratifs qui affectent le Bureau d’appui du Secrétariat conjoint, aux fins de trouver les solutions adéquates.
Faciliter l’obtention des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du bureau et du personnel auprès des autorités compétentes.
Organiser, superviser et contrôler les activités du personnel administratif et veiller à lui assurer une formation appropriée aux fins d’obtenir des services de qualité.
S’acquitter de toute autre fonction officielle qui pourrait lui être confiée par le Directeur ou le Coordinateur principal de programme.
Assurer le suivi mensuel des activités financières et administratives du Bureau d’appui du Secrétariat conjoint.
Adresser un rapport trimestriel aux différents chefs de division en mettant en exergue les questions qui nécessitent leur attention.
S’assure que des contrôles administratifs et logistiques sont effectués convenablement.
Veiller à ce qu’un mécanisme de contrôle efficace soit en place, que la répartition des tâches soit une réalité et que les procédures de la Banque soient pleinement respectées.
Protocole :

Assurer la liaison avec divers ministères et autres autorités du pays hôte ainsi qu’avec diverses missions diplomatiques dans le but d’accomplir et de faire progresser le travail et la mission de la Banque.
Aider les organisateurs de conférences à obtenir des visas, à faire des réservations, à trouver des lieux de conférence, à régler les questions logistiques.
Assurer la liaison avec le ministère des Affaires étrangères et les organes chargés des services d’utilité publique.
Traiter et assurer le suivi des demandes de visa d’entrée auprès des ministères, autorités et services compétents.
Faciliter les formalités douanières et le dédouanement des biens.
CRITÈRES DE SÉLECTION (qualifications, expérience et connaissances) :

Être titulaire au moins d’un Master en comptabilité, systèmes d’information, finances ou administration des affaires. Être membre d’un organisme comptable professionnel reconnu au niveau international (CA, CPA, ACCA ou leurs équivalents) serait un avantage.
Justifier d’une expérience pertinente d’au moins quatre (4) ans dans un cabinet d’expertise comptable ou dans une organisation financière internationale/multinationale. Une expérience supplémentaire dans une organisation du secteur public ou privé serait un avantage.
Être capable de travailler efficacement en équipe.
Avoir une excellente aptitude à communiquer oralement et par écrit, en anglais ou en français.
Maîtriser l’utilisation des applications Microsoft Office telles que Word, Excel et PowerPoint.
Savoir utiliser les SAP S/R serait un atout.


CE POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.