Recrutement de 01 CHARGE (E) DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS

Poste à pourvoir CHARGE (E) DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Kaya
Structure recruteur GIZ
Structure Bénéficiaire GIZ
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme en secrétariat /comptabilité
Expériences 05 ans
Capacités liées à l'emploi
Avis de Vacance de Poste interne et externe
AVP N°004/2023 : Un (e) CHARGE (E) DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS
La GIZ, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.
Au Burkina Faso, la GIZ est présente depuis plus de 40 ans. Son commettant principal est le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ).
Ses trois thèmes centraux sont : Environnement et ressources naturelles, un seul monde sans faim et paix et cohésion sociale.
En dehors de ces trois thèmes centraux, la GIZ s’investit au Burkina Faso dans l’alliance pour le développement et le climat, dans la santé, la lutte contre les pandémies et One Health.
Dans la mise en œuvre de ses Programmes, le Bureau de la GIZ recherche des collaborateurs qui partagent et défendent ses valeurs en matière de Droits Humains, d’égalité et d’intégrité.
Dans le cadre de ses activités, le Bureau de la GIZ du Burkina Faso recherche des candidatures pour le poste d’un (e) chargé (e) de dossiers administratifs pour le compte du Projet d’appui aux Déplacés Internes et de renforcement de la résilience des Communes d’Accueil (PDICA) conformément au tableau ci-dessous :
A. Durée du contrat, lieu de travail et classification de poste :
La durée du contrat est de deux (02) ans. Le poste est basé à Kaya et est classé en Bande 2.
B. Domaine de Responsabilité et Attributions :
Placé (e) sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de la composante économique , promotion des activités économiques, le (la) titulaire du poste veillera à assurer de manière sûre et responsable la gestion du secrétariat . Il ou elle veillera à assurer des tâches en appui à la comptabilité et à la caisse.
A ce titre, il ou elle sera responsable des attributions suivantes :
1.Tâches de secrétariat :
• Accueillir les visiteurs (accueil physique,) et diriger les visiteurs vers les concernés ;
• Traiter le courrier (arrivé/départ, copies et ventilation selon le thème) y compris le courrier électronique, classement des chronos ;
• Appuyer à la rédaction et mise en forme des correspondances ;
• Relire et mettre en forme les documents produits dans les composantes ;
• Scanner les documents et les envoyer aux destinataires ;
• Photocopier et relier les documents ;
• Dispatcher le courrier dans les bureaux ;
• Gérer les appels téléphoniques (émission et réception des appels, enregistrements des numéros d’appel, prise de messages sur mémo) ;
• Veiller/documenter des appels à l’étranger en vue d’économiser les coûts et veiller sur les appels privés ;
• Archiver les documents physiques et électroniques selon la structure de classement GIZ ;
• Tenir à jour un répertoire téléphonique et des adresses électroniques ;
• Représenter l’expert/e en communication en son absence.
2.Tâches en appui à la comptabilité/caisse
• Remplir les formulaires de demandes d’achat ;
• Apposer le cachet d’imputation sur les factures et visa « reçu, le » ;
• Suivre le renouvellement des documents à bord des véhicules (cartes jaunes, CCVA, Assurances) et tenir à jour le tableau des suivis ;
• Facturer les utilisations privées des véhicules ;
• Appuyer l’établissement des bons de commande ;
• Contribuer au classement des documents dans le classeur « Achat » ;
• Représenter partiellement le/la chargé(e) de caisse en cas d’absence (établissement des décomptes de mission, établissement des demandes de cotation, retrait de fonds en banque, préparation des états de paiement) ;
• Assurer les paiements lors des ateliers ;
• Aider à l’organisation des missions/voyages à l’extérieur ;
• Gérer la caisse de la GIZ et de l'UE au sein de l'Antenne en province ;
• Signaler les besoins financiers pour les caisses ;
• Suivre les comptes bancaires ;
• Suivre et traiter les carnets de bords des véhicules ;
• Détenir les chéquiers de la GIZ et de l'UE ;
• Suivre et régler les factures d'électricité, Eau, téléphone ;
• Assurer le fonctionnement du Secrétariat ;
• Assurer des paiements pour le compte du niveau central ;
• Saisir des pièces comptables dans le cashbook WINPACCS;
• Organiser et préparer les pièces comptables mensuellement;
• Clôturer la comptabilité chaque mois ;
• Codifier les pièces comptables par output.
3. Autres tâches :
• Suivre la date d’expiration des kits médicaux (véhicules et bureau) ;
• Suivre les dates d’expiration des vivres de secours du bureau ;
• Gérer les achats (produits de nettoyage, produit de cafeteria, fournitures de bureau) ;
• Coordonner le travail de la femme de ménage (nettoyage, pause-café etc.) ;
• Coordonner le travail des ménagères et vigiles temporaires ;
• Suivre les visas des heures supplémentaires du vigile et de la femme de ménage ;
• Assurer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.
C. Qualification, expériences et aptitudes requises.
Le/la titulaire du poste doit :
Qualification
• Être titulaire au minimum d’un BAC+2 en secrétariat /comptabilité, certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation en secrétariat à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire.
Expérience professionnelle
• Au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire ;
• Une expérience de de travail avec la coopération Allemande est un atout.
Autres connaissances/compétences
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Bonne maitrise de la langue française ;
• Bonne connaissance de la langue allemande (oral et écrit) serait un atout ;
• Bonne connaissance de l’accueil et la tenue d’un secrétariat ;
• Avoir des capacités à évoluer dans un environnement multi-acteurs, multi-niveaux, multiculturels sont des atouts.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
Les dossiers de candidature doivent comprendre uniquement une lettre de motivation, un curriculum vitae concis, une copie des diplômes, attestations, certificats, de la carte nationale d’identité ainsi que des personnes de référence à contacter. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
NB : Le Bureau GIZ se réserve le droit de ne pouvoir donner suite à cet Avis de Vacance de Poste. Toutefois seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus de recrutement. Les candidatures féminines et des personnes handicapées sont encouragées.
Date limite de depôt des dossiers 24/02/2023
Procedure de recrutement Toutefois seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus de recrutement
Durée du contrat CDD 02 ans