Poste à pourvoir CHARGE (E) DE LA LOGISTIQUE ET DES ACHATS Nombre de poste 01 Lieu d'affectation Koupéla Structure recruteur CONCERN WORLDWIDE Structure Bénéficiaire CONCERN WORLDWIDE Secteur activité Activités de santé et d’action sociale Diplôme ou niveau Licence Option du diplôme en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées. Expériences 2-4 ans Capacités liées à l'emploi Avis de recrutement TITRE DU POSTE Réf du poste: CHARGE (E) DE LA LOGISTIQUE ET DES ACHATS Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern. Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires. Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern au Burkina Faso, Nous cherchons : CHARGE (E) DE LA LOGISTIQUE ET DES ACHATS Nombre de poste : 01 Lieu : Koupèla Personnel à superviser : Assistant Logistique et warehouse, Agent transport Superviseur : Senior Base Manager Lien Fonctionnel : Senior Base Manager Type de Contrat : CDD Grade/Echelon : 6.1 Durée du contrat : : 12 mois renouvelables en fonction des performances Autres Avantages : : Assurance santé maladie à hauteur de 85% PRINCIPALES RESPONSABILITES : Gestion de l’approvisionnement, des actifs et des stocks Sous la Supervision du Senior Base Manager, Le/la chargé(e) de la logistique et des achats est chargé (e) de veiller au soutien logistique et des ressources de transport efficaces et efficients pour l'organisation, conformément à la politique et aux bonnes pratiques de l'organisation. Le/la chargé(e) de la logistique et des achats sera chargé de (d’) : 1. Gérer les besoins en logistique et achat des projets au niveau de la base conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide. 2. Fournir également un soutien technique à l’Assistant Logistique et warehouse et l’Agent transport. 3. La mise en œuvre et la gestion d’un système logistique efficace, 4. Contribuer au développement des services d'appui de Concern Worldwide au Burkina Faso. 5. La gestion de l’approvisionnement, des actifs et des stocks 6. La gestion du transport 7. L’accompagnement des partenaires locaux dans le respect des procédures et politiques de Concern 8. La redaction des rapports logistiques. DESCRIPTION DES TACHES RESPONSABILITE SPECIFIQUE 1 : Le/la chargé(e) de la logistique et des achats sera chargé de (d’) : • S'assurer que tout le personnel adhère aux procédures et politiques du manuel d'achat de Concern et à toute réglementation des donateurs. • Veiller à ce que les plans d'achat soient développés et partagés par chaque projet et régulièrement révisés et s'assurer que tous les articles sont achetés en temps voulu. • S'assurer qu'il existe une bonne relation de travail et des lignes de communication claires entre les demandeurs et la section des achats. • S'assurer qu'il existe une liste de fournisseurs pour les achats du programme Concern et que cette liste est mise à jour et révisée deux fois par an. • S'assurer que les appels d'offres sont réalisés conformément aux directives décrites dans le manuel d'achat de Concern. • Gérer toutes les formalités qui doivent être respectées pour l'approvisionnement des marchandises. • S'assurer que les politiques et procédures de gestion des actifs de Concern sont respectées (documentation, entretien, protection, utilisation et transfert/mouvement). • S'assurer que le registre des actifs est mis à jour et envoyé aux départements de finances et des opérations sur une base mensuelle. • S'assurer que tous les actifs qui doivent être éliminés sont avec l'autorisation et la consultation préalable du directeur des opérations et du contrôleur financier du pays. • Superviser la Gestion des dépôts et magasins • Superviser la production des rapports de suivi et contrôles mensuel et trimestriel des stocks • Superviser l’élaboration de la documentation relative à la gestion des stocks RESPONSABILITE SPECIFIQUE 2 : GESTION DU TRANSPORT Il sera également chargé de (d’) : • Superviser la gestion de la flotte ; • Superviser la gestion des chauffeurs ; • S’assurer que la compilation des demandes de transport pour s'assurer que les besoins en transport sont bien planifiés ; • S’assure que les mouvements de véhicules sont suivis et les communications avec les équipes de mission se font ; • S’Assurer que les procédures de sécurité sont respectées lors des mouvements des moyens roulants et déplacements du staff. RESPONSABILITE SPECIFIQUE 3 : Accompagnement des partenaires locaux dans le respect des procédures et politiques de Concern : • Assister à l’évaluation de capacités des partenaires potentiels et le développement d’un plan d’action de renforcement de capacités concernant leurs procédures et politiques logistiques et administratifs ; • Fournir un soutien technique aux partenaires selon les besoins identifiés dans le plan d’action ; • Orienter les ONG partenaires et les autres parties prenantes sur les normes du SHC, et en particulier sur le mécanisme de réponse aux plaintes (CRM). • S'assurer que tous les vendeurs, fournisseurs et travailleurs occasionnels comprennent les politiques P4 et anti-fraude et que les versions abrégées sont affichées dans toutes les zones publiques des bureaux de Concern. RESPONSABILITE SPECIFIQUE 4 : Rapports logistiques S'assurer que les rapports mensuels sont faits et envoyés au Senior Base Manager et partagés avec tout le personnel concerné avant le 5eme de chaque mois : formulaire de suivi des demandes de fournitures (Supplies Tracking Sheet (SRT)) ; le rapport sur les actifs (Assets Register) sont examinés chaque mois ; le rapport sur les Donations in Kind (DIK), en enregistrant à la fois la réception des biens avec leur valeur et leur utilisation exacte. RESPONSABILITE SPECIFIQUE 5 : Respect du code de conduite et promotion de safeguarding dans l’organisation • Signaler à votre supérieur hiérarchique ou à la direction tout comportement inapproprié que vous observez, y compris les infractions présumées au P4, au Code de conduite, aux politiques de sauvegarde et de lutte contre la fraude. • Assurer la transparence et la responsabilité au sein de Concern et des ONG partenaires en suivant les normes de responsabilité du CHS et en veillant à la mise en œuvre effective du CRM : • S'assurer que tous les vendeurs, fournisseurs et travailleurs occasionnels comprennent les politiques P4 et anti-fraude et que les versions abrégées sont affichées dans toutes les zones publiques des bureaux de Concern. • Assister le Senior Base Manager avec toute tache additionnelle demandé Confidentialité Il doit : • Contribuer à la non-divulgation de toute information, quelle qu'elle soit, acquise dans l'exercice de ses fonctions, concernant les pratiques et les activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans le cadre de l'exécution normale des tâches susmentionnées. • Contribuer à assurer la garde et la sécurité des données et des documents financiers à tout moment, notamment par un stockage sécurisé, un classement précis et complet et en limitant l'accès au bureau des finances au seul personnel autorisé. • Veiller au strict respect des procédures financières et de la politique de lutte contre la fraude de Concern et rester dans les limites de ces politiques à tout moment. Autre • Respecter pleinement les engagements et les règles de la politique de protection des participants au programme Concern et du code de conduite (P4 et CdC), et veiller à ce que tout abus ou suspicion d'abus soit signalé et traité comme il se doit. • Toute autre tâche convenue avec le responsable hiérarchique. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES Le/la chargé(e) de la logistique et des achats doit avoir : • Un diplôme de Licence ou Master ou de formation professionnelle en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées. • 2 à 4 ans d’expérience au poste similaire, de préférence sur le terrain avec les ONG Internationales humanitaires. • Très bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook et utilisation de l’Internet. • Expérience de travail dans des situations complexes d'urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés. • Prêt à travailler avec un degré minimum de supervision, sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives. • Excellentes aptitudes en formation et en renforcement des capacités. • Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français. L’anglais est souhaitable. • Connaissance du secteur humanitaire. • Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à répondre positivement et de manière constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide. • Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines. • Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps. • Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité. • Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail. • Etre considéré comme digne de confiance, honnête et fiable, • Etre conscient du fait que sa propre attitude a un impact sur les autres et être capable de s’adapter. • Etablir des priorités, effectuer leur suivi et gérer les priorités multiples dans des délais serrés lorsque cela s’avère nécessaire. • Adapter la communication de manière à se montrer sensible et respectueux de la situation, du contexte local et des différents besoins de ses interlocuteurs. AUTRES : L’employé(e) sera basé(e) à Koupéla. Il/Elle se rend régulièrement sur le terrain pour accomplir ses tâches. Des déplacements occasionnels aux les autres régions pour des réunions et des formations seront également nécessaires. L’employé(e) doit respecter les horaires et les Termes et Conditions d’Engagement de Concern Worldwide pour le personnel national. Il/Est devra être disponible à tout moment pour répondre à une urgence et être flexible et disponible au-delà des heures normales de travail si demandé. DESIRABLE Formation, qualifications et expérience requises: ◊ Expérience d’au moins deux (02) ans dans une ONG internationale Humanitaire ◊ Autonome sur les fonctionnalités de base : Système d’exploitation Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook Compétences spéciales, aptitudes ou personnalité requises: Indispensables Autonome, dynamique et organisé, Sens de l’initiative et force de propositions Très bonne maîtrise du français parlé et écrit Capacité à réaliser des rapports Aptitudes à faire passer un message et à prendre la parole en publique Traitement de l’information Créatif (ve) Capacité d’adaptation Réactif (ve) L’employé (e) devra faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail et donner l’exemple d’une éthique positive en matière de safeguarding. Solides compétences linguistiques en français ainsi que la bonne maitrise des langues Moore et/ou Bissa et/ou Gourmantché. Une connaissance intermédiaire en Anglais est également souhaitable Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu'ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l'échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d'un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l'argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu'un d'autre en qui vous avez confiance. Connaissance en informatique Condition d'âge Composition du dossier Dossier de candidature 1. Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Directrice Pays de Concern Worldwide ; 2. Un Curriculum Vitae actualisé et détaillé et signé avec mention de 3 personnes de références (dont deux sont des Supérieurs hiérarchiques directs et mentionner leurs adresses électroniques professionnelles) ; 3.Une copie des diplômes et attestations de travail. La date limite de réception des candidatures est le 1er Mars 2024 à 17h30mn. Les candidats sélectionnés à la dernière étape du processus seront invités à compléter leurs dossiers par tous les documents pouvant soutenir la candidature (casier judiciaire, attestation de travail, etc.). Date limite de depôt des dossiers 01/03/2024 Procedure de recrutement NP
