Recrutement de 01 Chargé.e du Secrétariat et de l’Administration

Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 3 ans
Expire le: 24-05-2021

Médecins du monde
Cotonou, Bénin
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Intitulé du poste: Chargé.e du secrétariat et de l’administration
Durée du contrat : 09 mois renouvelable selon les performances et les besoins
Poste Basé: à Bénin - Cotonou
Aires de travail: Bénin
Type de Contrat: Contrat national, à temps plein, à durée déterminée
Date de publication
Date de démarrage contrat 01.06.2021

Membre du Réseau international de Médecins du Monde comportant 15 associations, Médecins du Monde Suisse (MdM Suisse) a été fondée en 1993. Au carrefour entre l’action humanitaire et la santé publique, MdM Suisse agit depuis plus de 20 ans pour améliorer l’accès à la santé des plus vulnérables. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions au Bénin, l’organisation recherche un.echargé.edes ressources humaines pour son bureau national de Cotonou.

DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Responsabilité de l aResponsable Admin/fin et en étroite collaboration avec le chargé de logistique, vous êtes en charge du secrétariat et de la gestion administrative de l’organisation au Bénin. Vous travaillerez en étroite collaboration l’ensemble de l’équipe de MdM-CH à Cotonou et sur l’ensemble du territoire.

Plus particulièrement, vos principales responsabilités seront :

Assurer la gestion du secrétariat de la base de Cotonou:
 Assure l’accueil téléphonique, physique et l’orientation des interlocuteurs ou visiteurs vers la personne appropriée ;
 Assure avec proactivité la rédaction des courriers, l’élaboration des procès-verbaux des réunions, l’écriture de rapports selon les besoins de l’équipe ;
 Elabore, tient à jour et assure l’application des dispositions concernant le circuit de la correspondance entrant et sortant ;
 Appuie l’équipe pour tous travaux de reprographie et de numérisation de documents ;
 Assure, sur demande du chargé de logistique, la gestion et l’entretien des bureaux (gestion des clés, réparations climatiseurs, électricité, sanitaires, propreté des lieux et des équipements) ;
 Assure le bon approvisionnement, le stockage et la distribution des produits d’entretiens (nettoyage), fournitures administratives, matériels de communication et biens de consommation courante (cafétéria) ;
 Assure la supervision et la coordination des outils de gestion des activités ménagères au bureau ;

Assurer la gestion administrative de la mission au Bénin
 Est garante de la bonne diffusion et application des procédures administratives ;
 Assure le bon archivage physique et informatique de l’ensemble des documents officiels, contractuels, administratifs et des courriers entrants et sortants (y compris l’archivage des documents bailleurs).
 Assure la tenue à jour constante d’une liste de contacts internes et externes ;
 Appui l’organisation administrative des missions internes (établissement des ordres de mission, réservations d’hôtels et préparation des documents indispensables pour la mission) ;
 Collabore à la gestion des problèmes légaux qui pourraient survenir dans le cadre des projets ;
 Accompagne le processus de renouvellement des visas, ordres de missions et permis de travail pour le personnel international ;
 Suit et appuie les démarches administratives d’ordre général (actualisation de l’accord de siège et rapportages y relatifs).

Assurer les processus de passation de commandes avec les fournisseurs
 Réalise les bons de commandes et/ou les contrats avec les fournisseurs de biens et services non intellectuels ;
 Assurer le lien avec les fournisseurs pour la livraison des commandes et prestations ;
 Assure la transmission des dossiers d’achats complets à la comptabilité une fois les commandes et prestations livrées selon les contrats établis.

PROFIL RECHERCHÉ :

Conditions Scolaires/Académiques :
Avoir une licence en Gestion desRessources Humaines, Administration du Travail et de la Sécurité sociale, Sciences sociales, Sciences humaines ou tout autre diplôme similaire
Un diplôme de base BAC G2 serait un atout

Expérience professionnelle :
Faire preuve d’une expérience de 3années minimum dans le domaine de la gestion administrative avec au moins 1 années au sein d’une ONGInternationale

Aptitudes:
Excellente capacité d’analyse et rédactionnelle en français.
Connaissance approfondie des outils collaboratifs et du pack office spécialement WORD et EXCEL
Sens de l’écoute, de l’accompagnement et de la diplomatie
Savoir faire preuve de tact et savoir entretenir de bonnes relations interpersonnelles
Sens de l’organisation, de la priorisation et de la planification stratégique et opérationnelle,esprit d’analyse et capacité à prendre des initiatives
Capacité à travailler en équipe, à utiliser le réseau professionnel et en gardant le respect de la multiculturalité,
Sens de la rigueur et être capable de bien travailler et d’atteindre les objectifs des tâches lorsqu’on est sous pression ou face à des incertitudes, des défis et/ou des environnements professionnels changeants,
Autonomie tout en respectant les procédures et les règles de vie et de sécurité de la mission.
Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM et êtes motivé par son modèle associatif.

LISTE DES PIECES A FOURNIR :
• Lettre de motivation adressée à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde Suisse au Bénin
• Curriculum Vitae (trois pages maximum)
• Copie légalisée d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport)
• Copie légalisée des diplômes et attestations
• Preuve des différentes expériences pertinentes pour le poste (attestations de travail, attestation de bonne fin d’exécution, …)
• Trois personnes de référence (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel)