Recrutement de 01 Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration (TCIS.0)

Recrutement de 01 Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration (TCIS.0)
Niveau d'études: Bac + 5 ou plus
Expérience: 7 ans
Expire le: 10-04-2024

La Banque Africaine de Développement (BAD)
Abidjan, Côte d'Ivoire
Banque et Assurances
Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration (TCIS.0)

Full vacancy title: Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration (TCIS.0)
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: PL3
Position Number: 50000590
Closing Date: 10-avr-2024

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée de la technologie et des services institutionnels (TCVP) assure le leadership et la supervision dans la fourniture de services informatiques, de services et travaux généraux, de services d’acquisition institutionnelle des biens, de services linguistiques, de services relatifs à la continuité des activités, de services de consultants et de services de cybersécurité à toutes les unités organisationnelles de la Banque, dans un souci d’efficience, d’efficacité, d’optimisation des ressources et d’orientation vers le client. TCVP a pour principale responsabilité de diriger les efforts visant à numériser les processus et les procédures opérationnels de la Banque.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Département des services de technologies de l’information (TCIS) a pour mission d’aligner la stratégie en matière de technologies de l’information et le modèle de prestation de services sur la stratégie opérationnelle de la Banque afin de renforcer l’efficacité organisationnelle grâce à une utilisation optimale des technologies émergentes et à la transformation numérique. Placé sous la supervision du Chargé en chef de l’information et de la technologie, TCIS s’est vu confier par la Banque la mission de fournir les meilleurs services informatiques pour les opérations de cette dernière afin de lui permettre d’accomplir sa mission, qui est de stimuler le développement économique durable et le progrès social dans ses pays membres régionaux, contribuant ainsi à la réduction de la pauvreté.

L’équipe chargée de la planification et de l’administration prend en charge les aspects liés à la planification, à l’administration et à la gestion financière dans le cadre du fonctionnement quotidien du département TCIS.

LE POSTE :
Le/la Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration aura pour responsabilité la planification et l’administration, en consultation avec la direction de TCIS et les responsables des processus opérationnels (BPO), en s’appuyant sur le cadre de gouvernance des technologies de l’information, les règles et règlements financiers de la Banque, les procédures de passation de marchés, les procédures de recrutement, ainsi que les normes, processus opérationnels, outils et indicateurs qui s’y rapportent.

Il/elle sera chargé(e) de l’ensemble des processus budgétaires relatifs aux dépenses en immobilisations et aux activités administratives dans le domaine des technologies de l’information avec pour finalité de mobiliser et de gérer les ressources financières nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie des technologies de l’information et le programme de travail de TCIS. Veiller à la planification et à la gestion en temps utile des ressources financières destinées aux technologies de l’information. Coordonner la compilation des documents stratégiques et des indicateurs clés de performance de TCIS pour l’établissement de rapports à l’intention de la Direction et du Conseil d’administration. Coordonner l’acquisition d’équipements et de services informatiques, y compris le recrutement de consultants et de personnel informatique. Négocier et gérer les contrats et accords-cadres conclus avec les fournisseurs de technologies de l’information. Coordonner l’évaluation de l’exécution des contrats en consultation avec les chefs de programme/projet et superviser le traitement des paiements des factures liées aux technologies de l’information. Superviser et contrôler la mise en œuvre des recommandations et des conclusions des audits liés aux technologies de l’information.

PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision générale du Directeur principal de TCIS, le/la Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration devra essentiellement s’acquitter des tâches et des responsabilités suivantes :

Gouvernance de la technologie de l’information
Contribuer à l’élaboration des stratégies et des politiques relatives aux technologies de l’information pour orienter la vision de la Banque en la matière, ce qui permettra de soutenir la mise en œuvre du nouveau modèle de développement et de prestation de services (DBDM) et de réaliser les priorités opérationnelles de la Banque.
Créer un référentiel d’informations qui permette de soutenir les efforts stratégiques visant à faire de la Banque une institution fondée sur la connaissance, et qui contienne des données internes et externes susceptibles de favoriser une prise de décision plus éclairée.
Concevoir et promouvoir des processus opérationnels efficaces pour accroître l’efficacité organisationnelle.
Aider les divers utilisateurs de la Banque à obtenir des informations/données opérationnelles et tactiques nécessaires à la prise de décisions stratégiques et opérationnelles.
Former le personnel de la Banque et tous les partenaires afin qu’ils puissent tirer parti du capital intellectuel et de la mémoire institutionnelle de la Banque africaine de développement hébergés dans les systèmes informatiques de la Banque.

Gestion du budget
Coordonner la préparation des budgets d’investissement et administratif du département informatique, et ce, en consultation avec les responsables des opérations, de la planification stratégique et de la budgétisation, et la Direction de TCIS, afin d’identifier les besoins opérationnels stratégiques de l’institution et de déterminer les exigences budgétaires correspondantes.
Assurer une planification budgétaire précise dans l’optique d’une affectation efficace des ressources destinées à la mise en œuvre des activités informatiques.
Faire des recommandations à la Direction concernant les transferts de budget aux fins d’utilisation pour les équipements informatiques ou pour les services administratifs, dans le respect des règles et règlements de la Banque en matière de gestion financière.
Contrôler, de manière proactive, les dépenses engagées par rapport aux allocations budgétaires convenues dans le cadre des dépenses d’investissement (CAPEX) et des dépenses de fonctionnement (OPEX).

Planification et gestion des achats
Coordonner l’élaboration du programme de travail et des plans annuels de passation de marchés (pour l’acquisition des équipements, services et consultants dans le domaine des technologies de l’information) du département TCIS, en consultation avec les chefs de division, le personnel et le département en charge des services généraux.
Coordonner/préparer les demandes d’information, les spécifications techniques, les termes de référence et les demandes de propositions pour les achats informatiques et lancer les processus de passation de marchés. Coordonner l’évaluation des propositions, rédiger les rapports d’évaluation des offres et les présenter à la direction et au Comité des achats pour approbation.
Mener des négociations permettant à la Banque de conclure des contrats offrant le meilleur rapport qualité/prix et assurer la gestion des contrats avec les fournisseurs et des accords-cadres. Coordonner l’évaluation de la performance des contrats par rapport aux résultats attendus en assurant la liaison avec les chefs de projet et engager le paiement des factures.
Assurer la gestion des fournisseurs et établir des relations de travail solides avec l’ensemble des principaux fournisseurs.

Recrutement et gestion des personnes
Fixer les objectifs que devra poursuivre le personnel chargé de la planification et de l’administration et fournir aux membres de l’équipe des conseils, des orientations, un encadrement et des instructions à suivre afin d’atteindre ces objectifs.
Assurer la liaison avec le département en charge des ressources humaines pour identifier les postes vacants. Travailler en coordination avec la direction de TCIS pour préparer/mettre à jour les descriptions de postes et les avis de vacance de postes en vue de leur publication.
Collaborer avec l’équipe de direction et le personnel de TCIS pour s’assurer de la disponibilité des ressources informatiques nécessaires à la réalisation des programmes/projets informatiques, y compris les activités courantes.
Élaborer, consolider et assurer le suivi de la mise en œuvre du programme de formation aux technologies de l’information en consultation avec la direction de TCIS et le département en charge des ressources humaines.

Gestion de la performance
Coordonner la définition des indicateurs clés de performance des services informatiques et rendre compte de leur réalisation à la Direction chaque mois.
Faire des recommandations quant aux changements à mettre en œuvre pour améliorer la performance globale du département TCIS.
Évaluer la performance du personnel chargé de la planification et de l’administration par rapport à la réalisation des objectifs, à la fin de chaque année.

Gestion des audits
Faire office de point focal pour les audits liés aux technologies de l’information.
Superviser et contrôler la mise en œuvre des recommandations des audits internes et externes et vérifier, le cas échéant, si des mesures appropriées ont été prises avant que les recommandations concernées ne soient classées définitivement.
Préparer et examiner des documents de travail et formuler des recommandations pratiques et à valeur ajoutée à la direction de TCIS.
Préparer des rapports clairs et concis sur les audits informatiques en vue de leur soumission à la Direction et aux organes directeurs pour examen, en veillant à ce qu’ils soient d’une qualité suffisante pour permettre une prise de décision efficace.
Identifier, suivre de près et signaler, de manière proactive, les questions récurrentes et les problèmes d’audit, les risques émergents et les opportunités à prendre en compte dans le plan de travail de TCIS.
Engager des discussions avec un large éventail de parties prenantes, y compris le personnel et la direction du département en charge des technologies de l’information, pour la planification et l’exécution des audits ainsi que l’établissement de rapports y afférents, et avec le département chargé de l’audit interne pour l’apprentissage et l’échange de bonnes pratiques.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
Être titulaire d’une Maîtrise/Master1 délivrée par une université reconnue dans le domaine des technologies de l’information, de l’analyse opérationnelle et de la conception, de la gestion des systèmes d’information, de la finance, de la comptabilité ou dans un autre domaine connexe. Être titulaire d’un Master 2 serait un avantage supplémentaire.
Avoir des qualifications de comptable agréé – ACCA/CFA.
Justifier d’une expérience d’au moins 7 ans dans la gestion de la planification au sein d’institutions financières internationales.
Être un excellent meneur d’hommes, mentor, encadreur, ayant une approche axée sur le concept « la mission d’abord, les personnes toujours ».
Avoir des compétences en matière de résolution de conflits.
Jouir d’une vaste connaissance et d’une grande expertise en matière de planification et de gestion de programmes stratégiques, ainsi que de méthodologies et d’outils de gestion financière.
Être parfaitement au fait des règles et procédures de gestion financière et de gestion des marchés publics/avoir de l’expertise en la matière.
Être bien au fait des normes professionnelles de l’audit interne et des cadres reconnus en matière de risque, de contrôle et de gouvernance.
Avoir d’excellentes capacités d’analyse et des compétences en communication écrite et orale.
Être motivé(e) et proactif(ve).
Être capable de tisser des relations de confiance avec tous ses interlocuteurs, à tous les niveaux de l’organisation pour bâtir des relations durables et favoriser l’échange d’informations.
Faire preuve de bonnes aptitudes en matière de service à la clientèle (clarté des messages, expression agréable, rapidité et précision).
Savoir entretenir d’excellentes relations avec le personnel à tous les niveaux et avec les parties extérieures.
Pouvoir identifier de manière proactive les besoins stratégiques des unités organisationnelles de la Banque pour lesquels des investissements en matière de technologies de l’information s’avèrent nécessaires.
Avoir l’esprit visionnaire tout en poursuivant les objectifs nécessaires à la mise en œuvre de différents programmes informatiques destinés à soutenir la réalisation des High 5 et du DBDM.
Avoir le souci des résultats et rechercher la stabilité opérationnelle des programmes et des clients dans le domaine des technologies de l’information.
Être un(e) bon(ne) décideur(se) ayant des capacités de mener des enquêtes et de prendre des décisions fondées sur des données.
Être pratique/pragmatique, et apprécier plus les résultats que l’activité.
Être perspicace, capable d’établir des priorités et de pressentir les risques en ce qui concerne la gestion des ressources et la dotation en personnel dans le domaine des technologies de l’information.
Être persuasif(ve) et plein(e) d’assurance dans la recherche de ressources financières pour les programmes et les projets relatifs aux TIC.
Rechercher des solutions multiples et formuler des recommandations efficaces.
Être capable de travailler sous pression avec un minimum de supervision.
Être capable de communiquer efficacement, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, en français ou en anglais, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
Maîtriser les logiciels couramment utilisés à la Banque : Excel, Word, PowerPoint, MS Project, Access, etc.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.