Recrutement de 01 COORDINATEUR(TRICE) DES ACHATS

Recrutement de 01 COORDINATEUR(TRICE) DES ACHATS
COORDINATEUR(TRICE) DES ACHATS - ALBARKA
TITRE DU POSTE : Coordinateur(trice) des Achats - Albarka
Les candidatures féminines sont fortement encouragées

EQUIPE/PROGRAMME: Operations LIEU: Mopti/Sevaré GRADE: Grade 3.2 de la grille de SCI Mali.
DURÉE DU CONTRAT : CDI

TYPE DE CONTRAT : National

SAUVEGARDE DE L’ENFANT:

Niveau 3 : Les personnes occupant ce poste travailleront au contact d’enfants ou de jeunes de manière fréquente (p. ex. une ou plusieurs fois par semaine) ou intensive (p. ex. quatre jours ou plus par mois, ou pendant la nuit), car elles interviendront dans le cadre de programmes nationaux, visiteront des programmes nationaux ou seront chargées d’effectuer les vérifications/contrôles de police du personnel concerné.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :

S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures ; Locales/procédures du Pays ;
Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants ;
S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre ;
Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale ;
Être vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et Professionnelle
LE BUT DU ROLE :

Le/La Coordinateur(trice) des Achats Albarka est responsable de l’application de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement, de l’élaboration et de l’exécution de la stratégie d’approvisionnement du projet Alabarka en vue de couvrir tous les besoins en biens et services nécessaires au fonctionnement du projet Albarka. En cas de crise humanitaire majeure, le détenteur du rôle devra s’attendre à travailler en dehors de la description normale du poste et faire preuve de flexibilité sur les horaires de travail.

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa visionest un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa missionest d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.

DIMENSSION DU POSTE :

Rapporte au : Manager Supply Chain Area et Centre avec la supervision technique du Senior Procurement Manager et Deputy Chief of Party Operations Albarka

Staff sous la supervision de ce poste : Sourcing Officer et Buying Officer

Responsabilité budgétaire : NA

NIVEAU DE SALAIRE BRUT ANNUEL :

Salaire de brut annuel compris entre : 10 086 479 FCFA – 13 698 156 FCFA

Notre Offre définitive sera basée sur l'expérience, l'équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d'avantages concurrentiels en dehors du salaire).

AUTRES AVANTAGES :

Le reversement de l’INPS+AMO part Employeur ;
Une couverture d’assurance maladie tiers payant pour vous et votre famille, l’AMO est facultative.
L’augmentation annuelle après la revue de la performance annuelle ;
Le paiement d’allocation de rentrée scolaire pour les enfants en raison de 100.000 F/Enfant pour un maximum de 4 enfants par staff en début d’année scolaire ;
Un forfait de communication d’un montant de 15.000 FCFA, Data 5000 pour les communications avec les personnes externes de l’Organisation ;
L’inscription à la flotte de communication interne à travers laquelle vous pouvez communiquer gratuitement avec vos collègues ;
Des opportunités de formation;
Congés annuel 24 jours ouvrés;
Congés de paternité de Quinze (15) jours calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation) ;
Congés de maternité de Six (06) mois calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation).
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :

Mise en œuvre de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement :

Veiller à ce que les procédures opérationnelles de l’Unité d’Achat facilitent et garantissent la mise en application de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI, tout en tenant compte du contexte du pays et des spécificités du projet Albarka ;
Veiller au respect de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI par tous dans l’exécution des activités d’approvisionnement et reporter les éventuels écarts en proposant les amendements nécessaires aux procédures ou aux outils existants ou tout autre action de mitigation des risques ;
Accompagner les partenaires de mise œuvre locaux du programmes Albarka, dans la formation et le respect des procédures de passation de marchés.
Stratégie et planification des achats et approvisionnements :

Conduire les processus d’élaboration et de mise à jour des plans d’approvisionnement du projet, du Plan d’approvisionnement (Master Procurement Plan), de la stratégie contractuelle annuelle du projet Albarka ;
Superviser l’exécution des plans d’approvisionnement en collaboration avec les gestionnaires du programme Albarka ;
Mettre en œuvre la stratégie contractuelle, notamment par l’établissement ou le renouvellement d’accords-cadres, la pré-qualification de fournisseurs et l’identification de nouveaux fournisseurs, à travers le lancement de processus d’appels d’offres.
Management et Performances des fournisseurs :

Organisation de séances périodiques d’échanges et d’informations avec les fournisseurs en vue d’une meilleure compréhension des procédures et des règles de fonctionnement de SCI ;
Traitement des requêtes des fournisseurs (demandes d’attestations de bonne exécution, plaintes, réclamations, courriers divers…) ;
Gestion de la relation fournisseur ; Gestion des incidents et des différends avec les fournisseurs ;
Préparation des notifications de pénalité de retard ;
Créations et mises à jour des dossiers fournisseurs (physique et électronique) : classement des documents administratifs, des formulaires d’évaluation fournisseur, des copies de correspondances, des copies d’accords-cadres et avenants, etc.
Recueil des informations relatives aux performances des fournisseurs (formulaires d’évaluation des fournisseurs, GRN, SCN) et compilation dans la base de données d’évaluation des fournisseurs ;
Analyses des performances des fournisseurs de chaque bureau sur une base semestrielle et soumission d’un rapport à la hiérarchie en vue de la validation des mesures et décisions à prendre ;
Préparation des courriers de notification de leurs performances aux fournisseurs.
Rapportage et Gestion de la Performance :

Analyser les rapports d’activités et fichiers de son équipe (Tracker des accords-cadres et contrats, Base de données fournisseurs, Suivi des Performances des fournisseurs, Sourcing Pipeline…) sur une base régulière afin de s’assurer de la qualité des données (exhaustivité, fiabilité…) et assurer un bon suivi des performances ;
Elaborer et soumettre au Manager Supply Chain Area Nord Centre et Senior Procurement Manager, les rapports d’activités ou de performances ;
Analyser les données et les performances de l’activité Sourcing au regard des Indicateurs Clés de Performance (KPI) et autres objectifs prédéfinis et élaborer le cas échéant, des recommandations et un plan d’actions (actions correctives et/ou préventives) pour améliorer l’efficacité de la fonction Supply Chain.
Supervision des opérations d’achat du Projet Albarka :

Superviser le Procurement Officer (Buying) dans toutes les étapes du processus d’achat, à travers le traitement des demandes d’achat, des bons de commande et des contrats d’achat ;
Suivre le bon déroulement et les performances des processus d’achat au niveau du projet Albarka, à travers la revue régulière des Procurement Trackers et un contact permanent avec les Staffs des Bases en charge des achats ;
Vérifier et réceptionner les demandes d’achat au niveau de l’Area Nord et Centre ou le projet Albarka est implémenté après s’être assuré que toutes les informations requises ont été correctement renseignées ;
Superviser le traitement des demandes d’achat en privilégiant l’utilisation des accords-cadres et listes de fournisseurs pré-qualifiés disponibles ; effectuer la revue des analyses comparatives d’offres (CBA : Comparative Bid Analysis) et des bons de commande ;
S’assurer que les biens et services achetés correspondent aux besoins programmatiques, sont de bonne qualité et respectent un bon rapport qualité-prix ;
S'assurer que toutes les demandes d’achat sont traitées en temps voulu et mises à jour dans le Procurement Tracker, que les mises à jour des statuts sont communiquées aux programmes et que tous les documents pertinents de l’achat sont convenablement archivés ;
Suivre les activités d’achat en vue de détecter d’éventuels signes de fraude/corruption et les reporter au Senior Procurement Manager/Head of Supply Chain ;
Veiller à l’application des procédures et politiques d’approvisionnement de Save the Children et des bailleurs de fonds, aussi bien au niveau de l’Area Nord et Centre.
Gestion des contrats :

Gestion des négociations et de la contractualisation avec les fournisseurs, notamment dans le cadre des accords-cadres et contrats similaires ;
Administration et suivi des accords-cadres et contrats similaires : diffusion au staff, suivi des performances des fournisseurs, gestion des amendements, prorogation ou renouvellement des contrats, etc.
Elaboration et diffusion à l’attention de tout le staff du projet Albarka de la base de données des accords-cadres et des prix, sur une base semestrielle.
Responsabilités Child Safeguarding (CSG) :

Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
Connaitre la politique CSG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, partenaires, communautés) ;
Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;
Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et la politique de CSG ;
Connaitre et respecter les procédures locales ;
Veiller au bien-être de l’enfant ;
Assurer un environnement sain au service des enfants.
Gouvernance:

Mettre en œuvre et s’assurer de la conformité à notre politique d'approvisionnement, manuel d'approvisionnement et les procédures d'approvisionnement établies ;
Donner un ton fort à partir d’en haut que la fraude est inacceptable ;
S’assurer que nous utilisons des systèmes et des processus reconnus, y compris PROSAVE lorsqu’ils sera disponible.
Systèmes , Outils et procédures :

Responsable de s’assurer que la gestion du catalogue / termes et les conditions des contrats et la gestion des prix soient effectués par l'équipe d'approvisionnement Pays ;
Accompagner les équipes achats du pays dans leur renforcement de capacités, à travers le Supply Chain Learning Hub, produire et partager avec - Head of Supply Chain - le rapport annuel de la situation du personnel achat ayant complété des formations ;
Responsable de veiller à ce que les activités d'activation des fournisseurs soient menées de manière que le plus grand nombre possible de fournisseurs traitent avec SCI via le réseau PROSAVE.
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique)

Responsabilité:

Détient l’auto responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children ;
Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:

Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même ;
Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.
Collaboration:

Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes ;
Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive ;
Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.
Créativité:

Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices ;
Prêt à prendre des risques discipliné.
Intégrité:

Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre des niveaux d'intégrité les plus élevés.
QUALIFICATIONS

Diplôme d’études supérieures, Niveau BAC + 4/5 dans le domaine des Achats/Approvisionnements, du Supply Chain Management, de la Logistique, du Commerce International, de l’Administration des Affaires, de la gestion ou tout autre domaine connexe. Certification en Achats et/ou Logistique humanitaire ;
5 ans d’expérience minimum en gestion de l’unité d’achat d’une organisation internationale et d’expérience en position de management/supervision d’équipe ;
Expérience dans le développement, la rédaction et l’implémentation de systèmes d’approvisionnement, politiques et procédures efficients ;
Experience de travail dans le Nord et centre du Mali ;
Bonne maîtrise des procédures d’importation par voies maritime, aérienne et routière ;
Familiarité avec l’outil informatique, avec une bonne maîtrise du pack Office ; la maîtrise des systèmes SharePoint et d’un ERP est un atout ;
Très bon niveau en Anglais, à l’écrit comme à l’oral (proficiency level) ;
Excellentes capacités communicationnelles, très bonne expression et excellentes qualités rédactionnelles ;
Excellentes compétences organisationnelles et analytiques ;
Capacité à développer les capacités du personnel d’approvisionnement à travers des formations, le cadre de gestion des performances et les plans de développement ;
Capacité à prioriser les tâches et à faire face à des situations de pression ;
Assez flexible pour travailler dans une organisation en pleine mutation ;
Ouvert au travail en équipe, Bon esprit d’équipe ;
Capacité à travailler de façon indépendante avec des directives limitées, motivé ;
Aptitudes à travailler avec les enfants et les communautés.
EXPERIENCE ET COMPETENCES

Produire des Résultats : Prend lui-même des responsabilités et tient les autres redevables pour livrer nos objectifs ambitieux pour les enfants, améliorer continuellement sa performance ou celle de l'équipe / organisation .
Résoudre les problèmes et prendre des décisions : Prend des décisions efficaces, réfléchies et en temps opportun par la collecte et l’évaluation d’informations pertinentes à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation et porter des jugements appropriés .
Travailler efficacement avec les autres : Travaille en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs et devient prospère grâce à la diversité des personnes et des perspectives. Sait quand il faut diriger et quand il faut suivre et comment garantir un travail multilatéral efficace.
Innover et Adapter : Développe et met en place des solutions innovantes pour s'adapter et réussir dans un environnement de travail changeant, universel et incertain ;
Excellentes compétences verbales, écrites et compétences de présentation en français et en langue nationales la connaissance de l’anglais constitue un atout ;
Compétences en informatique, MS office, internet ;
Capacité de voyager souvent aux sites de programme à l'intérieur du Mali ;
Engagement envers les valeurs de Save the Children, y compris la volonté de respecter et faire respecter la politique de protection de l’enfant.
Responsabilités professionnelles additionnelles

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables de son niveau de compétences et d'expérience.

Egalité des chances

Le titulaire du poste doit exercer ses fonctions conformément aux procédures et politiques de SCI en matière de diversités et égalité des chances.

Sauvegarde de l’enfant :

Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Sauvegarde de nos staffs :

Le titulaire du poste est tenu d'exercer ses fonctions conformément à la politique d’anti-harcèlement de SCI.

Santé et sécurité

Le titulaire du poste est une personne sur qui on peut compter et qui exerce ses tâches conformément aux politiques et procédures de Sûreté et Sécurité de SCI.