Recrutement de 01 Management Service Officer NOA

Recrutement de 01 Management Service Officer NOA
Fully Present
locations
Ouagadougou, Burkina Faso
time type
Full time
posted on
Offre publiée aujourd'hui
job requisition id
JR104678
DATE LIMITE DE CANDIDATURE

25 September 2024-23:59-UTC heure moyenne de Greenwich (Ouagadougou)
WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.


ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.


At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

WHY JOIN WFP?

WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

A PROPOS DU POSTE DE MANAGEMENT SERVICE OFFICER AU PAM

CONTEXTE

Sous la supervision globale du Responsable de l’unité, le/la Management Service Officer aura la responsabilité entière de travaux techniques et spécialisé comme la planification, l’organisation, la coordination des taches et la définition des objectifs de l’équipe en support au chef de l’unité. Il sera également un support pour le développement de nouvelles initiatives et la mise en place de nouveaux systèmes au sein de bureau tout en assurant la continuité et le renforcement de la qualité du service administratif interne du bureau. En outre ce poste vise à contribuer au renforcement des activités de planification et gestion des besoins administratifs du bureau ainsi que le suivi de leur mise en œuvre, en collaboration avec d’autres unités.

Le poste est basé à Ouagadougou, Burkina Faso

LE POSTE

Titre du poste : Management Service Officer NOA

Type de contrat : Fixed Term (NOA)

Lieu d’affectation : Ouagadougou

Supérieur hiérarchique : Responsable de l’unité Management Service

Durée de contrat : 12 mois renouvelables

Principales responsabilités :

Surveiller, superviser et adapter régulièrement les procédures existantes.
Collaborer avec un large éventail de parties prenantes dans l'ensemble de l'organisation, afin de déterminer et d'évaluer les besoins opérationnels en constante évolution et d'y répondre
Appuyer la planification, le maintien de la qualité, de la mise en œuvre et la continuité des services de l’Unité Management Service Burkina par une approche client renforcée
Assurer le suivi systématique des dossiers relatifs à la fonction administration interne du bureau en appui aux personnels/unités concernés et le bon fonctionnement des affaires courantes du bureau
Contribuer à la mise en œuvre de nouveaux systèmes de suivi et mesure des services liés à la fonction
Diriger une gamme complète de services d’aide a la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour s’assurer que les services sont fournis avec efficacité.
Principales tâches :

Suivi et coordinations des contrats & documents administratifs

Revue et mise à jour des contrats physique et dans le système (archibus)
Appui à la revue des dépenses récurrentes administratives pour un suivi budgétaire régulier : charges, assurances, maintenance, approvisionnements et la revue de leur facturation
Effectuer & coordonner les achats et la formulation des besoins (Création des MPO)
Contribuer à l’évaluation de la qualité des services rendus par les fournisseurs
Coordonner et suivre les demandes de documents protocolaires et administratifs (demande de visa, demande d’exonération, carte diplomatique…)
Suivi de la qualité et mise en œuvre des services administratifs au sein du bureau

Partager les information interne et la mise à jour des documents de procédures / SOP
Appuyer la réalisation d’enquêtes de satisfaction internes
Effectuer et suivre le pilotage du système interne de demandes de services (ticketing/ GSMT)
Compiler des données statistiques relatives requises pour le suivi de performance et plan de travail
Concevoir, maintenir et mettre à jour des fichiers de suivi de services administratifs internes
Coordonner la préparation/finalisation ainsi que le suivi des dossiers avec les autres fonctions/ unités concernées (voyages, protocole, informatique, achats) / Revues de documents en cas de besoin
Assurer la gestion et le suivi de divers courriers et documents pour veiller au respect des délais impartis et des priorités et s'assurer qu'ils sont transmis aux bons destinataires ; et examiner les documents et les supports élaborés par d'autres membres du personnel pour en contrôler la qualité et vérifier que les délais sont tenus.
Réaliser le suivi et l'évaluation des budgets pour s'assurer que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement.
Back up pour la gestion de la flotte de véhicules et coordination des chauffeurs (en l’absence du staff en charge) :

Mise à jour des données dans le système central de gestion (FMS) : véhicules et consommation de carburant
Appuyer le suivi de l’entretien et de la maintenance régulière des véhicules
Suivre l’approvisionnement des cartes en carburant
Etablir et suivre le planning quotidien/hebdomadaire des chauffeurs en fonction des besoins
Back up autres tâches administratives (en cas de besoin) :

Appuyer l’organisation de réunions, formations, séminaires avec les unités clientes internes et en collaboration avec les prestataires externes (hôtels, fournisseurs, etc.)
Apporter un support pour préparer des notes verbales / correspondances /Mémos internes pour les autres unités
Gérer les communications de bureau et jouer le rôle de relais pour les questions de gestion complexes, afin de s'assurer que les priorités et les questions urgentes sont prises en considération et traitées, et que les services fournis sont harmonisés et de qualité.
Effectuer d'autres tâches connexes en fonction des besoins
QUALIFICATION REQUISES


Éducation :

Master en relations internationales, administration, gestion ou toute autre science politique / sociale pertinente liée à la gestion et à l'administration de bureaux,
0u Licence avec des années supplémentaires d'expérience professionnelle en rapport avec le domaine.
Expérience minimum:

En générale, un (01) an d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.
Une expérience de travail au sein du Système des Nations Unies et / ou dans le Secteur Privé orienté vers des services clients serait un atout.
Langue : Connaissance pratique du français. La maîtrise de l'anglais serait un atout.

Aptitudes :

- Être capable d’utiliser efficacement les logiciels courants de bureau, comme MS Office (Word, Outlook, Excel, Exchange) etc.,

- Excellent sens de l’organisation et de la rigueur ;

- Excellentes capacités de communication et de rédaction ;

- Patient(e), réactif.ve ;

- Sens des responsabilités ;

- Sens de l’autonomie, esprit d’initiative, de flexibilité ;

- Capacité à travailler sous pression ;

- Capacité à travailler en équipe ;

- Sensibilité à l’approche interculturelle et inter-agences au niveau national ;

- Qualités d’organisation, rigueur et capacité de synthèse ;

- Sens de la négociation

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK



WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework



REASONABLE ACCOMMODATION


NO FEE DISCLAIMER



The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.



REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

Please make sure you upload your professional CV in the English language

Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.


No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.