Localité : Côte d'Ivoire / Abidjan Domaine : Assistance de direction Niveau : BAC + 2 Entreprise recruteur : MTN CÔTE D’IVOIRE
MTN
La Direction des Ressources Humaines lance un appel à candidatures externes pour le poste suivant :
Poste : Personal Assistant, CEO’s Office
Nombre de postes à pourvoir : 01
Direction: CEO’s Office (Direction General)
Hiérarchie: Chief Executive Officer
Level : Level 1
Catégorie : 8A
Lieu: Abidjan
Date limite de dépôt des candidatures: 15 juin 2020
MISSION
Chargé(e) d’organiser l’agenda du Directeur Général, d’assurer l’interface avec les divers interlocuteurs (internes, externes) et le suivi effectif des dossiers administratifs de la Direction Générale pour contribuer à son bon fonctionnement.
RESPONSABILITES OPERATIONNELLES
Organiser et gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Général ;
Accueillir et orienter les visiteurs/correspondants de la Direction Générale ;
Organiser et gérer les déplacements du Directeur Général, des collaborateurs et des consultants/partenaires externes (Ordre de mission, lettre d’invitation, réservation d’hôtel, billets d’avion, etc.…) ;
Organiser les réunions de la Direction (disponibilité, propreté et mise en place de la salle de réunion, envoi d’invitation, pause-café, etc.)
Participer aux réunions, au besoin, pour la rédaction des compte rendus et procès-verbaux ;
Gérer le planning des salles de réunions ;
Rédiger des documents selon les directives du supérieur hiérarchique (communiqués, mails, notes, rapports, présentations, compte rendu et procès-verbaux…) ;
Assurer la bonne gestion des courriers (réception, émission, transmission…) ;
Assister les collaborateurs de la Direction pour les tâches administratives (initiation de BA, réception des factures sous IFS, etc.) ;
Collecter, synthétiser et diffuser les informations pertinentes aux membres de la Direction ;
Planifier/organiser/coordonner/animer au besoin les évènements de la Direction et inciter les collaborateurs à y participer ;
Initier les achats/commandes de matériels/consommables de la Direction (pause-café, fournitures de bureau…), faire la réception et le dispatching ;
Veiller à la gestion optimale des ressources matérielles de la Direction;
Faire un suivi des dépenses de la Direction (Petty cash, budget de la direction vs dépenses, sortie de caisse) et des notes de frais du Directeur Général ;
Assurer la liaison avec les autres départements de l’entreprise, avec les partenaires (ex. Broll) et/ou avec des instances externes le cas échéant ;
Tenir à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité administrative et fournir des rapports périodiques détaillés au supérieur hiérarchique au besoin ;
Effectuer le classement et l’archivage (physique et électronique) des documents nécessaires à son activité afin de garantir une accessibilité permanente.
DIPLOME
· Minimum BAC+2 Assistanat de Direction, Administration des Entreprises, Communication ou équivalent
EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle équivalent, d’assistante de Direction
1 an de pratique des différentes techniques de rédaction et de présentation de document
1 an de pratique des principaux logiciels bureautiques, notamment de traitement de texte et de présentation (Pack Office…)
Expérience de la pratique de l’anglais
Expérience au sein d’une organisation de taille moyenne ou d’une multinationale.
CONNAISSANCES
Connaissance de l’environnement télécoms
Connaissances des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
Principes et pratiques d’organisation et de gestion du temps de travail
Outils bureautiques
Gestion administrative
Normes rédactionnelles
Sténographie
Méthode de classement et d’archivage
Modalités d’accueil
Techniques de prise de notes
Techniques de numérisation
Gestion de budget
Organisation d’évènement
Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
Utilisation d’ERP/logiciel spécifique à la ligne de métier de la direction.
APTITUDES PROFESSIONNELLES
Gérer l’Accueil (Physique/Téléphonique)
Planifier des rendez-vous
Organiser un planning
Gérer les priorités
Orienter les personnes selon leur demande
Préparer et organiser des réunions
Effectuer la gestion du courrier
Rédiger des documents (rapport, compte rendu, note…)
Classer, archiver et indexer des dossiers et documents de référence
Organiser des déplacements professionnels
Définir des besoins en approvisionnement
Préparer des commandes et suivre l’état des stocks de consommables
Suivre /coordonner l’activité de partenaires
Communiquer efficacement avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs
Constituer/Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
Réaliser un suivi d’activités
Réaliser un suivi des dépenses
S’exprimer en anglais et en Français
Faire du reporting
QUALITES COMPORTEMENTALES
Prise d’initiative
Discrétion, respect de la confidentialité
Bon relationnel, bonne présentation, Rigueur et méthode
Réactivité, Dynamisme, Disponibilité
Esprit d’équipe
Résistance au stress
Esprit de synthèse
Apprend des autres et s’appuie sur l’expérience passée pour résoudre les problèmes
Soucieux (se) de la qualité de l’exécution et de l’amélioration continue
Champion(ne) de la culture d’entreprise
Excellentes qualités relationnelles et de collaboration
Orienté(e) résultats
Sens du service au client
Organise son travail
Vit les Valeurs de MTN : Leadership, Intégrité, Relationnel, Innovation, Dépassement, Dépassement de soi
Démontre les comportements vitaux de MTN : Collaboration Active, Responsabilité Totale, Courage, Action Concrète.
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