Recrutement de 01 PROCUREMENT ASSISTANT

Poste à pourvoir PROCUREMENT ASSISTANT
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur MERCY CORPS
Structure Bénéficiaire MERCY CORPS
Secteur activité Resilience, assistance humanitaire et cohésion sociale
Diplôme ou niveau Diplôme universitaire
Option du diplôme en logistique, comptabilité, finances, informatique, gestion ou tout autre diplôme
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
AVIS DE RECRUTEMENT

Titre du Poste: PROCUREMENT ASSISTANT
Lieu du travail : Ouagadougou
Catégorie du poste : CDD (plein temps -12 mois –Renouvelable)
Nombre de Place : 01

CONTEXTE GENERAL
Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les gouvernements et les communautés du Niger et du Burkina Faso pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.

CONTEXTE SPECIFIQUE
Mercy Corps est présente au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Niger, Mali, Burkina Faso et au Nigeria. Dans ces pays, Mercy Corps intervient prioritairement dans les domaines de la résilience, sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. A travers ces programmes, Mercy Corps vise à stimuler les opportunités économiques, à catalyser les systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à stimuler les économies locales et à rompre le cycle de l'insécurité alimentaire et hydrique tout en répondant aux besoins immédiats, à moyen et long terme des populations. Le travail de Mercy Corps contribue à promouvoir la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement inclusif, équitable et durable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Burkina Faso, Mercy Corps travaille en partenariat avec le Gouvernement, les partenaires nationaux et internationaux et les communautés du Burkina pour contribuer au développement socio-économique et durable du pays. Elle intervient dans le domaine de la promotion de la résilience des communautés dans la lutte contre la faim, de l’entreprenariat et l’employabilité des jeunes, la promotion de la cohésion sociale et la promotion de la collaboration, l’apprentissage et l’adaptation des approches entre les partenaires de mise en œuvre des programmes et projets financés par l’USAID. Mercy Corps intervient dans les localités de Ouagadougou, Kaya, Fada, Ouahigouya, Pô et Gaoua

RESUME DU POSTE :
Sous la supervision du/de la Senior Procurement Officer, l’Assistant(e) aux Approvisionnements assurera la bonne gestion des achats et approvisionnements au sein du bureau de Mercy Corps Ouagadougou. Il/elle est chargé(e) d’appuyer et de faciliter les processus d’achats conformément au manuel de procédure d’achat de Mercy Corps. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le programme, l'administration, les finances et la logistique pour soutenir la mise en œuvre des activités des programmes. Il/elle veille au respect des règles des bailleurs et de la législation pendant tout processus d’achats ou de passations des marchés. Il assure l’intérim du Senior Procurement Officer pendant l’absence de celui/celle-ci.

TACHES ET RESPONSABILITES :
Taches principales :
• Assister le/la Senior Procurement Officer dans la réalisation de toutes ses tâches quotidiennes telles que déléguées par lui/elle, et contribuer à renforcer l’appui opérationnel aux programmes à travers les approvisionnements.
• Se conformer strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps et spécifiquement celles lées aux achats.
• Au besoin, assister les employés (demandeurs d’achat) dans la création des demandes d’achats (PR) de façon claire, compréhensive, avec les spécifications et toute autre documentation liée aux achats.
• Effectuer les achats de biens et services conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps et des bailleurs.
• Interagir avec les vendeurs/fournisseurs, entreprises et autres prestataires pendant la collecte des pro formas/cotations et bien expliquer la documentation les formats pour s’assurer que ces fournisseurs utilisent ces formats appropriés, sans plainte.
• S’assurer que les achats sont conformes aux procédures en vigueur en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient réunis avant de les soumettre pour approbation.
• S’assurer d’une très bonne gestion/archivage des dossiers d'approvisionnement.
• S’assurer que tous les dossiers d’achat des assets et les dossiers de passation des marchés soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps.
• Collecter les cotations auprès des fournisseurs et prestataires conformément aux procédures en vigueur.
• Elaborer les demandes de cotations (RFP/RFQ)
• Préparer les demandes des paiements des fournisseurs à transmettre à la finance pour traitement, et assurer que les dossiers d’achat sont de qualité et conformes aux procédures et standards de Mercy Corps et des bailleurs.
• Assurer le bon archivage électronique des copies de tous les dossiers d’achat du bureau à des fins d’audit.
• Enregistrer les dossiers d’achat de catégorie supérieur dans les boîtes d’archives afin d’être accessibles en cas de besoin.
• Effectuer le scannage de tous les dossiers d’appel d’offres.
• Effectuer les analyses des offres au besoin.
• Veiller à transmettre les dossiers d’achat de qualités pour paiement.
• S’assurer que les dossiers d’achats des équipements soient mis à la disposition du responsable logistique pour enregistrement.
• Fournir toutes informations utiles aux demandeurs sur l’état d’évolution des réquisitions en cours de traitement.
• Suivre l’approbation et la signature des différente pièces des dossiers d’achat.
• Suivre l’ensemble des engagements sous formes de bons de commandes et informer le superviseur des difficultés rencontrées dans l’exécution.
• Tenir à jour les bases de données logistiques pour les PRs en cours et ceux complétés (Master List) et chercher les numéros des bordereaux de payement (numéros de vouchers) au niveau des finances pour garder ces données à jour.
• Préparer régulièrement les rapports de situation des achats et en informer le/la Senior Procurment Officer ainsi que les demandeurs, les gestionnaires des projets et les finances.
• Informer les demandeurs et faciliter la réception des biens/services.
• Archiver les dossiers d’achat électroniquement (et physiquement).
• Aider activement dans la préparation des dossiers de demande des exonérations et de dédouanement.
• Collecter les cotations/pro-forma et offres auprès des fournisseurs/vendeurs pour les demandes qui lui sont soumises par les programmes, le responsable logistique et selon les standards, normes et formats de Mercy Corps.
• Faire le classement régulier et systématique des dossiers d’achats tel que décrit dans la politique des achats de Mercy Corps
• Faciliter autant que possible le transport de matériels aux bureaux de terrain en bonne collaboration avec les chefs de bureaux et logisticiens de ces bureaux, pour s’assurer qu’ils ont leurs demandes à temps.
• Communiquer régulièrement avec les bureaux de terrain pour les tenir au courant de l’évolution de leurs demandes et pour recevoir d’autres demandes au besoin
Etc.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES :
• Avoir un diplôme universitaire en logistique, comptabilité, finances, informatique, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent, est requis
• Avoir au moins 2 années d’expérience de gestion logistique (chaîne de fourniture, passation des marchés, règles et procédures d’achats, etc.) de préférence avec une ONG internationale.
• Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique – MS office (Word, Excel, Explora, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données.
• Avoir des compétences organisationnelles solides ; avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national.
• La connaissance des systèmes de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout ;
• Avoir une excellente capacité de négociation et de discrétion ;
• Avoir une très bonne maitrise du français (parlé et écrit). La connaissance d l’anglais est un atout ;
• Avoir une attention particulière aux détails, une capacité de suivre et d’appliquer les procédures, et une capacité à travailler de façon autonome est essentielle ;
• Patience, honnêteté, intégrité, flexibilité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
• Avoir des bonnes aptitudes communicationnelles et de développement des bonnes relations interpersonnelles.
• La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Burkina serait d’un grand atout.

Rapporte au/à la : Senior Procurement Officer
Responsabilité de supervision : Aucun.
Travail/collabore directement avec : les Programmes, l’Administration, les Finances et les équipes logistiques des bases, le cas échéant.

FACTEURS DE SUCCES:
Curiosité et un excellent sens du jugement. Une bonne connaissance et compréhension de l’éthique de la logistique, les négociations, etc. est nécessaire. L’habilité absolue d’adhérer et de faire adhérer aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs en suivant strictement les manuels de Mercy Corps, est essentiel.
La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire. Une capacité démontrée de travail en équipe mais aussi de façon indépendante. Une capacité de travailler sous pression de manière rapide et efficace en accomplissant des tâches multiples tout en respectant les délais. Une habilité démontrée de pouvoir travailler de façon rapide, correcte et précise pour, à la fois, accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. La probité et la confidentialité dans l’accomplissement du travail de Mercy Corps sont obligatoires.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

DIVERSITE, EQUITE ET INCLUSION
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu'individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie. Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu'aujourd'hui.

EGALITE DES CHANCES POUR L’EMPLOI
Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable. Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

SAUVEGARDE ET ETHIQUE
Mercy Corps s'engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse des membres de l'équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d'autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l'IASC. Nous ne tolérerons pas l'abus d'enfants, l'exploitation sexuelle, l'abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier
DEPOT DE CANDIDATURE :
Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 Références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents).
Veuillez mentionnez le titre du poste pour lequel vous postulez et adressez votre demande d’emploi au Directeur Pays, Mercy Corps Niger/Burkina.
Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Mercy Corps Niger/Burkina via l’adresse suivante :

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi.
Tout dossier déposé ne sera plus retourné au Candidat.
Mercy Corps se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues.
DATE LIMITE DE DEPOT : Jeudi 29 septembre 2022 à 17h30mn
Date limite de depôt des dossiers 29/09/2022
Procedure de recrutement Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Durée du contrat CDD 12 mois renouvelables