Recrutement de 01 Programme Management Assistant

Recrutement de 01 Programme Management Assistant
Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 5 ans
Expire le: 30-10-2023

ONU Carrière
Antananarivo, Madagascar
vacance de poste

Intitulé publication: Programme Management Assistant, G5
Intitulé code d’emploi: Assistant à la gestion des programmes
Département / Bureau: Office des Nations Unies contre la drogue et le crime
Lieu d'affectation: ANTANANARIVO
Période de candidature: - 30 octobre 2023
No de l’appel á candidature: 23-Programme Management-UNODC-219134-R-Antananarivo (O)
Staffing Exercise N/A

Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel
This position is located in the Programme Office in Madagascar (POMDG) with duty station in Antananarivo, Madagascar, Regional Office for Eastern Africa (ROEA), Division for Operations (DO), United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC). The incumbent will work under the overall supervision of the UNODC regional Representative for Eastern Africa (ROEA) and the direct supervision of the Associate Crime Prevention and Criminal Justice Officer based at POMDG/ROEA in Antananarivo, Madagascar.

For more information please visit www.unodc.org

Responsabilités
Responsibilities: The incumbent will assist with day to day administrative support to programme activities related to countering Transnational Organized Crime and Terrorism and Maritime Crimes in Madagascar. Within assigned authority, the incumbent will be responsible for the following specific duties:

• Assist in the coordination of programme /project planning and preparation work for, typically, a medium-size and complex component of the departmental programme /project initiatives; monitor status of programme /project proposals and receipt of relevant documentation for review and approval.

• Compile, summarize, and present basic information/data on specific programmes /project and related topics or issues.

• Review project documents especially cost plans/budgets, for completeness and compliance with relevant rules and procedures prior to submission for final approval and signature; identify inconsistencies; distribute project documents to relevant parties upon approval.

• Review budget revisions; verify availability of funds; ensure necessary approval and entry in computerized budget system.

• Serve as focal point for administrative coordination of programme /project implementation activities, involving extensive liaison with diverse organizational units to initiate requests, obtain necessary clearances, process, and follow-up on administrative actions in particular in the area of human resources, travel and budget/finance.

• Compile, summarize and enter data on project delivery; draft related status reports, identifying shortfalls in delivery, budget overruns, etc., and bring to the attention of management.

• Draft correspondence on budget-related issues and prepare and update periodic reports, briefing notes, graphic and statistical summaries, accounting spreadsheets, etc.

• Provide general office assistance; respond to complex information requests and inquiries; review, log and route incoming correspondence; set up and maintain files/records; organize meetings, workshops; handle routine administrative tasks, such as maintaining attendance records, assessing telephone billing, filing the organization’s documents etc.

• Assist in monitor and verifying assets of the organization and those handed over to third parties.

• Provide guidance/training to new/junior staff.

• Generate a variety of standard statistical and other reports, work orders, etc., using various databases including SAP/Umoja and the Integrated Planning, Management and Reporting (IPMR) system.

• Assist with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information
sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.

• Assist with visualizations and updating information material such as web pages or brochures.

•Perform other work-related duties as assigned.

Compétences
• Professionalism – Has knowledge of general office and administrative support including administrative policies, processes and procedures. Has knowledge of processes and procedures related to programme/project administration, implementation and evaluation, technical cooperation, programming and budgeting. Is able to work well with figures, undertake basic research and gather information from standard sources. Has demonstrated ability to apply good judgment in the context of assignments given. Has ability to perform analysis, modeling, and interpretation of data in support of decision-making. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

• Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

•Planning& Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Formation
High school diploma or equivalent is required.


Expérience professionnelle
A minimum of five years of experience in programme or project administration, technical cooperation or related area is required. The minimum number of years is reduced to three for candidates who possess a first-level university degree or higher.

Work experience with an ERP system is required

Experience in SAP/Umoja (travel and requisitioning, budget) is desirable.

Work experience with a talent management system (e.g. Inspira) is desirable.

Work experience within the United Nations system or similar international organization is desirable.

Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English and French is required. Knowledge of another United Nations official language is an advantage

Méthode d'évaluation
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise and a competency-based interview.

Notice spéciale
This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. Applicants for positions in the General Service and related categories must be authorized to work for the United Nations in the duty station where the position is located. Eligible applicants selected from outside the duty station are responsible for any expenses in connection with their relocation to the duty station. Staff members subject to local recruitment are not eligible for allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.

This is a project post. Filling of this position is subject to funding availability and the initial appointment will be for a period of one year. Extension of the appointment is subject to extension of the mandate and/or the availability of the funds.

At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities.

The movement of staff members from the General Service and related categories to the Professional category in the United Nations Secretariat is exclusively allowed through the Young Professionals Programme competitive examinations. Only a few staff members pass the competitive examinations. Passing the competitive examinations does not guarantee movement to the Professional category. For further information, please visit https://careers.un.org/lbw/home.aspx?viewtype=GP

Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies conformément à l'article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu'au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus d’être périodiquement mutés dans différents lieux d'affectation pour exercer leurs fonctions, dans les conditions établies dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu'elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les avis de vacance de poste spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.