Recrutement de 01 Responsable Administratif et Financier

Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 5 ans
Expire le: 04-12-2020

Solthis
Niamey, Niger
Responsable administratif et financier

Date de début : 4 janvier 2021
Date limite des candidatures : 4 décembre 2020

Solthis est une ONG de santé mondiale créée il y a 15 ans qui agit pour la prévention et l’accès à des soins de qualité pour toutes et tous, en renforçant durablement les systèmes et services de santé. Nous intervenons sur les enjeux de la santé des femmes, des mères et des enfants, et sur les grandes pandémies, VIH/sida, tuberculose. Solthis est une ONG de développement, présente en Afrique de l’Ouest avec 6 bureaux pays qui en partenariat avec les acteurs locaux déploie des projets comprenant à la fois des volets de recherche opérationnelle, de renforcement des capacités, et de plaidoyer.

Solthis applique une politique de non-discrimination à l'embauche fondée uniquement sur les compétences, le niveau d'expérience et le savoir-être de ses candidats et ne fonde en aucun cas ses critères de sélection sur des notions telles que le genre, l'âge, la nationalité, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, l'appartenance religieuse ou encore l'état de santé (pathologie et/ou handicap). Nous vous encourageons donc toutes et tous à proposer votre candidature.

ENJEUX
Le/la Responsable administratif et financier assure la coordination pays de l'ensemble des aspects administratifs, logistiques, ressources humaines et financiers des programmes de Solthis. Il s'assure du respect, de la cohérence, de l'harmonisation et de l'appropriation par les équipes des procédures administratives. Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Chef.fe de Mission (CDM) et en lien étroit avec l'équipe DAF au siège, il/elle encadre l'équipe administrative et logistique de la mission (1 administrateur national, 02 logisticien.ne.s assistant.e.s, 03 chauffeurs).

OBJECTIFS DU POSTE

Volet financier :

Comptabilité
Assure l'encadrement, l'appui, le contrôle et la validation de la gestion comptable de la mission (contrôle de la comptabilité générale et analytique ; inventaires des caisses et coffre ; rapprochement bancaire ; Saisie / contrôle de la saisie comptable sur Excel/ SAGA, conformité des pièces comptables, des imputations budgétaires ; exploitation de la comptabilité analytique)
Transmet les documents comptables au/à la CDM et au siège tous les mois
Assure le contrôle de la gestion de trésorerie de la mission (plan de trésorerie, gestion des comptes bancaires…)

Pilotage budgétaire
Assure le pilotage budgétaire des projets et de la mission en concertation avec les équipes programmes et le/la CDM
Participe à la construction budgétaire des nouveaux projets dans le cadre des réponses aux appels d'offre
Effectue la programmation budgétaire annuelle de la mission
Assure la gestion des partenaires de mise en œuvre
Réalise les rapports financiers à destination des bailleurs de fonds
Est force de proposition pour la mise à jour des procédures, règles et outils administratifs et financiers

Audit
Contribue aux demandes des auditeurs projets et légaux
Participe à la réalisation des audits internes mission
Met en œuvre les recommandations issues des audits internes et externes

Administration
Gère les contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs
Assure les relations avec les autorités administratives
Effectue le suivi des assurances (bureaux, appartements, véhicules…)
Effectue avec le/la CDM les démarches administratives auprès des partenaires, des financeurs et des autorités locales

Volet RH :

Gestion et suivi des recrutements nationaux
Rédige les annonces selon les règles établies en interne et les diffuse
Effectue la première sélection des CV/le 1er entretien RH
Vérifie les références et rédige la promesse d'embauche pour le candidat sélectionné

Gestion des processus d'entrée et de sortie
Compose le dossier administratif du salarié et s'assure de sa complétude
Rédige le contrat
Informe les managers sur les dates de fin de période d'essai
S'assure des renouvellements de contrat dans les temps
Organise les briefings des nouveaux entrants et les débriefings pour les salariés sortants
S'assure des affiliations obligatoires pour tout nouvel entrant, de la désaffiliation pour les salariés sortants
S'assure des RDV pour la visite médicale obligatoire et suit les renouvellements à faire
Réalise la mise à jour régulière de l'organigramme

Gestion des éléments de paye
Suit les absences (congés / maladie (…)) ; les éléments de rémunération (primes/ avances (…)) et les intègre dans les tableaux de suivi afin de préparer les payes
S'assure du paiement des cotisations sociales de l'employeur
Envoie des bulletins individuels de paye

Participation aux grands chantiers structurants
Participe à la gestion des élections des représentants du personnel
Réalise la mise à jour les documents cadres en fonction des évolutions de politiques et des évolutions légales
Révise les éléments de rémunération afin de garantir un package cohérent avec le marché

Volet logistique

En supervision de l’assistant logistique :
Définit et valide les moyens logistiques et l'organisation matérielle de la mission
Assure le bon fonctionnement des systèmes de communication, de leur utilisation et forme les personnes utilisatrices
Assure la gestion et le suivi des commandes, garantie le respect des procédures d'achat
Organise les déplacements du personnel (transport, transits, visas)
Supervise la gestion du parc de véhicules
Gère l'aménagement, la sécurité et l'entretien les locaux (bureau et appartements)
Suit les éventuelles réhabilitations/constructions de bâtiments dans le cadre des activités
Définit, rédige et met à jour les procédures, règles et outils logistiques en lien avec le siège
Suit les inventaires de la mission

Volet Sécurité

En lien étroit avec le/la Chef.fe de mission
Recherche d'informations et analyse de l'évolution de la situation du contexte national et régional
Propose des mises à jour des règles de sécurité de la mission, actualise le guide de sécurité et plan d'évacuation en fonction de l'évolution du contexte
Assure l'application, par tous, des règles de sécurité de la mission
Effectue le briefing sécurité du personnel de Solthis
Contribue avec le/la CDM à la mise en œuvre du dispositif de gestion de la sécurité
Développe un réseau d'interlocuteurs sur les questions de sécurité, fait de la recherche active d'informations et analyse l'évolution de la situation du contexte national et régional
Assure l'intérim du.de la CDM en cas d'absence sur le volet sécuritaire
Evalue avant chaque déplacement de l'équipe les risques et vulnérabilités de l'équipe
Est responsable du suivi sécuritaire à distance des déplacements sur le terrain
Seconde le/la CDM en cas d'évacuation, notamment sanitaire
Garantit la mise en place des dispositifs physiques (protection routière, sécurité des bâtiments et des équipements) en prévention des risques identifiés

Volet Encadrement d'équipe
Anime et forme l'équipe administrative et logistique
Fixe les objectifs et mène l'évaluation du personnel étant sous sa supervision directe

PROFIL RECHERCHE

Formation initiale : Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau bac +4/5 dans un domaine pertinent (finance, comptabilité, gestion) ou êtes diplômé.e d'une école de commerce, bioforce (…)

Expérience : Vous pouvez justifier impérativement d'une expérience de 5 ans minimum sur des fonctions similaires dont au moins une expérience préalable en ONG

Qualités: Vous communiquez en français avec aisance tant à l'oral qu'à l'écrit et êtes reconnu.e pour votre rigueur. Vous bénéficiez d'une très bonne capacité d'analyse et savez gérer votre stress. Vous avez envie de former et transmettre ses connaissances, les compétences requises étant les suivantes :

Gestion comptable et financière indispensable
Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Saga)
Gestion des Ressources Humaines
Encadrement d'équipe
Proactivité, attention aux détails, autonomie

REMUNERATION
Salaire : Entre 1800 euros et 2000 euros bruts mensuels

Avantages :
Perdiem et allocation logement
Couverture médicale, Assurance rapatriement, Prévoyance.
33 jours de congés payés par an