Recrutement de 01 Responsable Administration Projet -M/F

Recrutement de 01 Responsable Administration Projet -M/F
Niveau d'études: Bac + 5 ou plus
Expérience: 3 ans
Expire le: 31-03-2022

ALIMA
Goundam, Mali
Humanitaire (ONG, Associations, ...), Projet/programme de développement
Responsable Administration Projet- Goundam/Mali – H/F

CONTEXTE : 2021 -2022
ALIMA intervient au Mali depuis juin 2011 aux côtés de l’ONG malienne AMCP - SP, avec un premier projet dans le Sud du Mali, dans la région de Koulikoro, visant à réduire la mortalité des enfants de moins de 5 ans, cette intervention a pris fin en fin 2018. ALIMA/AMCP - SP intervient également depuis mars 2012 dans la région de Tombouctou, en réponse au conflit au Nord du Mali et à l’effondrement du système sanitaire dans cette zone. Après un appui au service des urgences de l’hôpital de Tombouctou, finalement cédé à MSF-F, ALIMA/AMCP- SP a appuyé les districts sanitaires de Goundam et de Diré, aujourd’hui seules les activités de Diré ont été réduites à l’appui aux populations déplacées internes.

L’intervention de Goundam qui ne concernait que la partie sud du district s’est entendue suite aux affrontements entre groupes armés qui ont entraîné de nombreux mouvements de population en avril et mai 2014 au nord de Goundam, l’appui concerne désormais le CSREF et 26 CSCOM. ALIMA/AMCP -SP a étendu ces activités en 2018 au centre avec un projet d’appui aux déplacé.e.s internes menés à Niono et rouvert sa base de Dioila pour un projet de recherche relatif à l’introduction de l’oxymètre de pouls dans les soins de santé primaires.

Actuellement, ALIMA/AMCP-SP intervient dans 3 régions du Mali et dans la capitale Bamako avec la mise en œuvre de 5 projets :
- Région de Tombouctou, DS de Goundam, projet dans le secteur de santé-nutrition ; soins de santé primaire dans 25 CSCom et soins secondaires au CSRéf de Goundam, avec la stratégie gratuité ciblée (Enfants <5ans et FEFA) dans les 7 CSCom au sud du district, et gratuité totale dans les 18 CSCom de Goundam. Un accès de soins aux déplacé.e.s internes dans les 5 communes du DS de Diré.

- Région de Ségou, district de Niono, avec un projet d’appui aux SSP aux populations déplacées dans les 12 communes du cercle de Niono, PEC des enfants de 6 mois-59 mois MAS dans 16 AS de district, et gratuité ciblée chez les enfants < 5ans et FEFA dans 16 CSCom.

- Région de Koulikoro, district sanitaire de Dioïla, avec un projet de recherche : AIRE (amélioration de diagnostic de l’Insuffisance respiratoire chez l’enfant, avec introduction de l’oxymétrie de Pouls dans le PCIME au niveau des soins de santé primaire (au niveau CSCom).

- Région sanitaire de Bamako, dans le District sanitaire de la Commune, avec un projet de recherche : Projet OptiMA : Optimisation de la prise en charge de la Malnutrition Aiguë (MAS et MAM). Essai pilote dans le district sanitaire de la commune I.

LIEU DU POSTE : Goundam - Mali

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 2 : Le ou la titulaire du poste occupera un poste "réglementé" (comptable, avocat, juriste, cadre juridique, etc.). Par conséquent, la vérification du casier judiciaire sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
⮚ Il·Elle rend compte au Coordinateur.trice Projet (responsable hiérarchique).

⮚ Il·Elle se réfère techniquement au Coordinateur.trice finances et Coordinateur.trice des Ressources Humaines (responsables techniques).

⮚ Il·Elle collabore avec tous les autres membres de l’équipe ALIMA et ses partenaires

MISSION PRINCIPALE
Le/la Responsable Administration projet a pour objectif général de mettre en place les éléments de gestion des ressources utilisées sur sa mission.

Il/elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international), et d’autre part, de la bonne gestion des moyens financiers mis en œuvre sur le projet.

Dans ses différents domaines d’intervention le/la Responsable Administration Projet devra s’assurer :

- du respect des règles et procédures ALIMA ;

- de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur son terrain ;

- du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements) ;

- de la bonne gestion administrative des RH (contrat, paie).

I. Comptabilité

Le/la Responsable Administration Projet est le garant de :
- Respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa mission ;

- Mise en œuvre des procédures d’engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers) ;

- Mise en œuvre du guide de procédure ALIMA (codes comptables, lignes budgétaires) ;

- Enregistrement comptable selon les instructions et dans les délais impartis ;

- Gestion de l’archivage des finances et de la comptabilité ;

- Réalisation des inventaires hebdomadaires et mensuels.

II. Gestion de la trésorerie
- Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement des opérations et garant de la sécurité des fonds.

- Sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances),

- Suivi des soldes bancaires et caisses du projet

- Demande de trésorerie mensuelle

- Gestion des caisses et banques de son projet

III. Gestion budgétaire
- Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.

- Participation sous la responsabilité du Coordinateur Finances et du Coordinateur Projet à la préparation du budget opérationnel du projet

- Analyse en lien avec le Coordinateur Projet les suivis budgétaires mensuels, alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances

Est garant du respect des procédures des bailleurs de fonds.

IV. Gestion administrative du personnel national
- Garantir le respect des règles administratives de gestion du personnel national

- Gestion de la paye et de la bonne application de la grille salariale, via la matrice RH

- Gestion des dossiers du personnel et de leur bon archivage

- Gestion du personnel primé

V. Gestion qualitative du personnel
- Garantir une composition d’équipe adéquate et conforme aux besoins du projet, et permettre le suivi et l’évolution du personnel.

- Met à jour les organigrammes

- Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour.

- Planifie les bilans

- Participe activement au recrutement du personnel nécessaire au projet.

VI. Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :
- S’assure que son équipe, les partenaires et les membres de la communauté connaissent la politique PSEA d’ALIMA et ont accès à l’information (mécanisme de remontée des plaintes, focal point…).
- Facilite la conduite de formations et de séances de sensibilisation PSEA pour son équipe et y participe.
- Appliquer les standards relatifs à la prévention des abus.
- S’assurer que les membres de son équipe et ceux des partenaires impliqués sur le projet (Ministère de la Santé, partenaires nationaux…) suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
- Contribuer à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur pour son équipe, les membres de la communauté et les partenaires impliqués sur le projet.

Expériences et Compétences

Expériences
v Bac + 5 en Gestion ou Finance ou en Comptabilité

v Au moins 3 ans d’expérience prouvée en gestion ou finance ou en comptabilité dans un poste similaire avec une ONG internationale

v Forte expérience dans la production des rapports mensuels

v Expérience dans le suivi budgétaire

v Expérience dans l’administration des Ressources Humaines

v Expérience en gestion d’équipe et supervision

Qualités du candidat
v Rigueur professionnelle

v Calme, excellente gestion du stress et sang-froid

v Très bonne capacité de communication et d’écoute

v Capacité d’adaptation

v Avoir de la discrétion

v Excellente capacité d’analyse analytique.

v Avoir des capacités interpersonnelles

Langues :
Ø Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable.

DESIRABLES :
L’anglais est un atout.

La connaissance du pays et du contexte est un plus

Expérience avec une ONG internationale travaillant dans le domaine médical

Conditions
Durée et type de contrat : CDD de droit français de 06 mois avec possibilité de prolongation

Prise de poste : 01/05/2022

Salaire : Salaire grille salariale ALIMA + valorisation d’expériences + Perdiem

ALIMA prend en charge :

les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
- les frais d’hébergement

- 2,08 jours de congés par mois

- per diem journalier

- la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits

- la politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)

- l’évacuation pour l’employé



Les candidatures féminines sont fortement encouragées.