Recrutement de 01 RESPONSABLE DES OPERATIONS REACH

Poste à pourvoir RESPONSABLE DES OPERATIONS REACH
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouahigouya
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Diplôme
Option du diplôme en finance, administratif, comptabilité ou équivalent
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi
RESPONSABLE DES OPERATIONS REACH

MISSION
Le/la responsable des opérations est chargé.e de la gestion opérationnelle des activités d’IMPACT (REACH) au Burkina Faso. Il/Elle agit en transversale sur tous les projets.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
Coordinateur/trice Pays IMPACT
- Responsable de :
Chargés FLAT (logistique, T&C)
- Coordination terrain :
Chargés de terrain REACH
- RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
- Chargés d’évaluation
- Chargés de liaison AGORA
- Chargés GIS REACH
- Chargés Base de données REACH
- Département RH ACTED
- Département Finance ACTED
- Département Logistique ACTED
- Département Transparence et conformité
- Département sécurité
Relations externes :
- Partenaires humanitaires
- Partenaires étatiques
- Bailleurs
OBJECTIFS
1. Mise en œuvre des projets dans le respect des procédures définies par les différents départements support : administratif, financier, logistique et T&C d’ACTED Burkina Faso
2. Représentation d’IMPACT au niveau du terrain et au niveau de Ouagadougou
3. Assurer le niveau d’excellence et la conformité dans la mise en œuvre des projets IMPACT
4. Assurer la bonne communication entre les différents départements et la coordination IMPACT Burkina Faso, tant à Ouagadougou que sur les bases où IMPACT aurait des activités.
FONCTIONS

1. Finance
1.1. Assurer le suivi des finances de tous les projets IMPACT (REACH) Burkina Faso, notamment le remboursement des dépenses liées aux activités sur le terrain, et assurer superviser les équipes projet dans la préparation de la documentation requise dans le respect des procédures finance ACTED.
1.2. Assurer la vérification des BFU mensuels (composante SAGA – vérification de la pertinence des dépenses enregistrées) et mise à jour des prévisions programmes en étroite collaboration avec le responsable de recherche.
1.3. Révision occasionnelle des budgets en réponse aux appels à financement (exactitude des coûts unitaires, pertinence des achats de matériel en lien avec le matériel déjà en stock).
2. Administratif & RH
2.1. Appuyer le recrutement du personnel IMPACT (REACH), notamment en appuyant la bonne planification des besoins RH IMPACT (REACH) et suivre l’avancement des recrutements ; communiquer efficacement tout challenge RH avec la coordination IMPACT.
2.2. Faire le suivi entre le département RH ACTED et les équipes IMPACT (REACH) concernant les nouvelles politiques RH qui entreraient en vigueur, et s’assurer qu’elles sont correctement mises en application par les équipes IMPACT (REACH).
2.3. Assurer le suivi quotidien RH, notamment feuille de présence, demande de congé, formulaire mission et tout autre documentation administratif que les équipes IMPACT (REACH) devraient avoir à préparer.
2.4. Collaborer à la supervision fonctionnelle du travail des Chargés de terrain, y compris partager avec les Chefs de projets / superviseurs des retours concernant la performance de chacun des Chargés de terrain en vue d’une prise en compte dans les évaluations.
3. Logistique
3.1. Appuyer les équipes IMPACT (REACH) dans la planification, la budgétisation, l’achat, le transport et gestion du matériel et des équipements nécessaires à la bonne mise en œuvre des projets IMPACT (REACH) au Burkina Faso.
3.2. Connaitre et maitriser les procédures logistique d’ACTED, et s’assurer qu’elles soient respectées et correctement mises en application par les équipes IMPACT (REACH) afin que les projets puissent être menés dans le respect des chronogramme définis.
3.3. Assurer une bonne identification des besoins, notamment au niveau des bases, et assurer un suivi régulier avec la logistique ACTED.
3.4. Assurer le suivi et l’état des stocks des équipements IMPACT (REACH) avec le département logistique ACTED. Cela inclut téléphones, tablettes, ordinateurs, radio, téléphone satellitaires, licences logiciels, etc.
3.5. Supervision du développement de Plans d’achats spécifiques au nouveau projet.
4. T&C
4.1. En collaboration avec les équipes projets, superviser la compilation tous les documents nécessaires pour le département FLAT ; Assurer que les documents FLAT sont correctement sauvegardés et mis à jour de manière régulière.
4.2. Préparation et suivi des audits externes. Coordonner avec les points focaux des projets la préparation des documents demandés par l’auditeur, vérifier leur régularité avant soumission. Suivre l’intervention de l’audit et répondre aux différentes demandes ; préparer les réponses aux rapports d’audit.
5. Sécurité
5.1. Préparation et suivi des Appuyer le département sécurité dans la planification, le suivi des mouvements des équipes terrain IMPACT.
6. Gestion de projet
6.1. Délégation du Responsable des Opérations dans des nouvelles zones de travail afin de négocier l’accès et présenter l’initiative REACH, plus particulièrement dans des zones difficiles d’accès.
6.2. Redressement de la qualité des activités réalisées sur le terrain à l’occasion de visites occasionnelles, particulièrement lorsque des préoccupations sur la qualité des activités de recherche sont ressenties au niveau de Ouagadougou, ou encore lorsque des préoccupations sont remontées concernant la conformité FLAT des employés IMPACT (REACH) opérant sur les bases.
6.3. Appuyer les Chargés d’évaluations dans l’élaboration des outils (présentation des résultats).
7. Communication & renforcement de capacité
7.1. Assurer une communication régulière avec les départements finances, logistiques et administratifs ACTED Burkina Faso à la fois niveau capital que niveau terrain ; anticiper et communiquer efficacement tout challenge à venir qui pourrait contraindre la mise en œuvre des activités.
7.2. Communication avec les responsables hiérarchiques et programmatiques concernant toute difficulté rencontrées, avec une capacité à proposer des solutions.
7.3. Respect des procédures sécuritaires ACTED et assurer leur application.
7.4. Être disponible pour fournir un soutien régulier et un appui technique à toutes les équipes et unités du bureau de pays.
8. Coordination interne
8.1. Participer activement aux réunions d’équipes techniques et globales.
8.2. Participer aux réunions du SMT.
8.3. Participer au développement et à la mise en œuvre de la stratégie pays d’IMPACT au Burkina Faso.
9. Engagement externe
9.1. À la demande du/de la responsable hiérarchique, représenter IMPACT dans les réunions des clusters, ainsi que dans les groupes de travail techniques au Burkina Faso, au besoin, au niveau du terrain ou au niveau de la capitale.
9.2. Contribuer à la création d'une image positive et à la crédibilité globale de l'organisation.
INDICATEURS CLEFS DE PERFORMANCE
- Respect des procédures ACTED : rapport de départements / rapport Weekly Coordination Meeting sur la partie relative à IMPACT (REACH)
- Bonne gestion de la mise en œuvre des projets : état des lieux des BFU, rapport de suivi des recrutements, rapport d’audit - Efficacité de la mise en œuvre des projets : rapport de leçons apprises
- Représentation externe : qualité du compte-rendu des réunions personnalisées, avec mise en évidence des points d’attention et identification des opportunités de collaboration
COMPETENCES TECHNIQUES
- Diplôme d’études en finance, administratif, comptabilité ou équivalent
- Excellente maitrise d'Excel, et de la suite Microsoft Office en général
- Maîtrise de la suite Adobe
- Expérience en admin, fin et logistique en ONG/ONGI de 3 ans minimum
- Capacité à développer des relations professionnelles étroites
- Capacité à prioriser les taches et à respecter les dates de rendu internes / externes, tout en travaillant en autonomie et avec une supervision limitée
- Capacité d’analyse
- Bonne maîtrise de langues locales
- Excellente maitrise du français à l’oral et à l’écrit

Durée du contrat
Contrat à durée déterminée (CDD) de 6 mois.
Connaissance en informatique
Condition d'âge

Lundi 1er août 2022 à 17H30
Lieu du recrutement
Ouahigouya
Lieu d’affectation
Ouahigouya

N.B : Tout le processus de recrutement se fera sur la base d’affectation
Date limite de depôt des dossiers 01/08/2022
Procedure de recrutement Présélection sur dossier,
Test écrit,
Entretien
Durée du contrat CDD 06 mois
Autres conditions