Recrutement de 01 RESPONSABLE PHARMACIE PAYS

Poste à pourvoir RESPONSABLE PHARMACIE PAYS
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECINS BF
Structure Bénéficiaire CONSORTIUM ALIMA / KEOOGO / SOS MEDECINS BF
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Diplôme
Option du diplôme de pharmacien
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi
OFFRE D’EMPLOI / CONSORTIUM-ALIMA-KEOOGO-SOS MEDECIN BF/COORDO/OUA /23/06/2023

Un (01) RESPONSABLE PHARMACIE PAYS.

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
ALIMA travaille main dans la main avec ses partenaires.
Sa gouvernance repose sur des ONG locales qui font partie intégrante d’ALIMA.
Ces associations africaines détiennent l’expertise et proposent des réponses adaptées au contexte local ou régional.
ALIMA est présent au Burkina Faso depuis 2012 et travaille en partenariat/consortium avec deux ONG nationales : KEOOGO et SOS médecins-BF.

KEOOGO est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de KEOOGO est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.

SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale est de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.

ALIMA mets en œuvre des projets de réponses d’urgences dans 4 régions au Burkina Faso à savoir la région du Nord (District sanitaire de Thiou, District sanitaire de Titao, District sanitaire de Ouahigouya et le Centre hospitalier Universitaire Régional de Ouahigouya), la région du Centre-Nord (District sanitaire de Barsalogho, de Tougouri, de Boulsa et de Kaya), la région du Sahel (Centre Hospitalier Régional de Dori) et dans la région du centre (District sanitaire de Sig-Noghin et Nongr-massom).
Ces principaux partenaires techniques et financiers au Burkina Faso sont ECHO/UE, BHA, CDCS, UNITAID, FBMG, UNICEF et OMS.
Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :
● respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
● signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un.(e) supérieur.(e), à un.(e) référent.(e) ou à l’adresse [email protected]

LIEU D’AFFECTATION :
Le poste est basé à Ouagadougou, avec des déplacements fréquents dans les zones d’intervention de la mission ALIMA du Burkina Faso.
A pourvoir : juillet 2023
Contrat / durée : CDD de 6 mois renouvelables en fonction des financements
Niveau sur la grille salariale : 10
Publication de l’offre : les bases d’ALIMA & ONEF Burkina Faso
RAISON D'ÊTRE
Le/La Pharmacien.ne Pays est responsable de l’analyse des besoins en médicaments et matériel médical, et veille sur la qualité des produits utilisés et leur disponibilité sur le terrain. Il est le
1. Garant de la bonne gestion des médicaments sur toute la mission (Commande, stockage, approvisionnement et l’utilisation rationnelle en collaboration avec l’équipe médicale, éviction des péremptions et anticipation sur les ruptures)
2. Pont entre nos activités et les questions de médicaments en lien avec les politiques nationales de pharmacie
3. Responsable du renforcement de compétences des RH de nos pharmacies ainsi que ceux des structures de santé appuyées
4. Responsable de la définition du circuit des médicaments conformément aux exigences bailleurs
Il/elle apporte son appui dans la gestion des équipements BIOMED de la mission.
1. Supervision générale de la pharmacies Pays
● Donner un appui technique dans l’organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et les unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène…
● Mettre en place et superviser l’utilisation appropriée des outils de gestion et suivi des pharmacies (fiches de stock, feuille de commandes, Sagastock, reporting pharma, etc...).
● Donner de l’appui technique et veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, médicaments périmés, etc.
● S’assurer du contrôle régulier, complétion/remplissage et des malles/trousses d’urgence.
● S’assurer que la température, humidité et exposition à la lumière sont appropriées aux médicaments se trouvant dans la pharmacie, selon l’appliquant des procédures standards.
● S’assurer de la bonne tenue de la chaîne du froid, selon les standards ALIMA.
● Assurer un suivi mensuel de l’état des stocks (risque de rupture, rupture, surstock, stock dormant, produits proches péremption, écarts d’inventaire) et donner un feedback des rapports mensuels des pharmacies à la coordination médicale
● Se déplacer régulièrement aux projets pour assurer la supervision et le suivi des activités liées à la pharmacie sur les terrains
● Former les personnels en charge de la gestion des pharmacies sur la connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou items couramment utilisés ou commandés par les stocks des projets.
2. Gestion de l’approvisionnement en médicaments et matériel
● Assurer l’existence et le bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers, etc.)
● Élabore les commandes médicales internes : autant en termes de périodicité (compte tenu des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières) que des besoins (d’après les consommations mensuelles moyennes analysées avec les rotations de stock et les facteurs épidémiologiques).
● Garantir un circuit/système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution / consommation), y compris l’assignation de responsabilités parmi le personnel impliqué.
● Encourager la communication interdépartementale et les échanges d’information concernant l’état des stocks Central et sur les projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités, pour une meilleure gestion et utilisation du stock médical.
● Collecter et enregistrer toutes les données et les indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) de la mission.
● Assurer le suivi des consommations réelles et théoriques (selon Sagastock) et dans l’élaboration, consolidation, planification et suivi des commandes médicales internationales, incluant la partie budgétisation avec les finances et la logistique, ainsi que prendre les mesures nécessaires lors des retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc.
● Établit les demandes d’autorisation d’importation (les produits nécessitant une) et supervise l’obtention auprès des autorités nationales et assiste la logistique, en cas de besoin, dans les procédures de dédouanement des commandes médicales.
● Veille pour que la version finale des commandes soit transmise aux terrains (délais, quantités, etc…).
● Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders).
3. Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets)
● S’assure du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards ALIMA.
● Veille aux conditions de stockage selon les standards ALIMA (hygiène, température, ventilation, entreposage, sécurité), spéciale attention donnée aux produits dangereux, ceux nécessitant une chaîne de froid et les stupéfiants.
● S’assure de l’utilisation correcte des fiches de stock (entrée/sorties/inventaires/signature à chaque ligne etc...).
● Supervise et/ou participe aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre/ avant la fin des contrats bailleurs /et toujours avant la préparation des commandes) complets et obligatoires.
● Établit un rapport d’inventaire (avec copie paraphée et archivée) après chaque inventaire complet et en profite pour valoriser le stock.
● Faire le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la Coordination Médicale et faire des propositions.
● S’assurer de la tenue à jour constante de
✔ le registre des psychotropes et stupéfiants
✔ le registre des produits périmés
● Faire le suivi mensuel des donations, emprunts et remboursements des produits entre projets ou à des tiers.
● S’assurer du suivi des dates de péremption des articles, l’état de complétion et la rotation des malles d’urgences, trousses premiers soins et pharmacies des bureaux et/ou maisons expats selon la périodicité respective préétablie.
4. Appui au pays
● Rester proprement informé sur les réglementations nationales d’importation ainsi que tout possible changement des procédures.
● Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaidoyer pour l’adéquation aux standards internationaux.
● Communiquer régulièrement avec la logistique, administration et des finances sur l’approvisionnement médical.
● Mettre en place le circuit d’information, de validation, de reporting au sein de la chaine d’approvisionnement médical en lien avec le département Médical et logistique.
● Mettre en place l’organisation régulière de meeting, pour améliorer la communication et le partage d’information primordiale pour les opérations.
● Rapporter régulièrement à la Coordination Médicale (au moins mensuellement et chaque fois que considéré nécessaire) la situation de la pharmacie : état de lieu, péremption des médicaments, consommation, prévention de ruptures de stock, etc. au moyen du rapport mensuel de pharmacies
5. Renforcement des capacités et animation d'équipe
● Définir, avec l’aide des responsables directs des personnes concernées, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet.
● Participer à la formation des membres des équipes en charge de la gestion des pharmacies dans les projets par l’accompagnement dans le travail.
● Participer à la sélection et au suivi du staff responsable des pharmacies.
● Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des Profils de Poste des gestionnaires/Superviseurs des pharmacies.
● Assiste à l’évaluation des capacités techniques et d’encadrement des agents impliqués dans la gestion des pharmacies.

Liens hiérarchiques, fonctionnel et technique
● Rend compte au coordinateur médical ou à la coordinatrice médicale,
● Se réfère au référent pharmacien du siège,
● Supervise les superviseurs pharmacies et par ricochet les gestionnaires de stock.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 2 : soit le titulaire du poste aura accès à des données à caractère personnel concernant des enfants ou/et des adultes vulnérables dans le cadre de son travail, soit il occupera un poste "réglementé" (comptable, avocat, juriste, cadre juridique) ; par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou d’attestation de bonne vie et mœurs sera nécessaire.

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES
Le/La Pharmacien.ne Pays est responsable de l’analyse des besoins en médicaments et matériel médical, et veille sur la qualité des produits utilisés et leur disponibilité sur le terrain. Il est le :
1. Garant de la bonne gestion des médicaments sur toute la mission (Commande, stockage, approvisionnement et l’utilisation rationnelle en collaboration avec l’équipe médicale, éviction des péremptions et anticipation sur les ruptures)
2. Pont entre nos activités et les questions de médicaments en lien avec les politiques nationales de pharmacie
3. Responsable du renforcement de compétences des RH de nos pharmacies ainsi que ceux des structures de santé appuyées
4. Responsable de la définition du circuit des médicaments conformément aux exigences bailleurs
Il/elle apporte son appui dans la gestion des équipements BIOMED de la mission.
1. Supervision générale de la pharmacies Pays :
● Donner un appui technique dans l’organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et les unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène…
● Mettre en place et superviser l’utilisation appropriée des outils de gestion et suivi des pharmacies (fiches de stock, feuille de commandes, Sagastock, reporting pharma, etc...).
● Donner de l’appui technique et veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, médicaments périmés, etc.
● S’assurer du contrôle régulier, complétion/remplissage et des malles/trousses d’urgence.
● S’assurer que la température, humidité et exposition à la lumière sont appropriées aux médicaments se trouvant dans la pharmacie, selon l’appliquant des procédures standards.
● S’assurer de la bonne tenue de la chaîne du froid, selon les standards ALIMA.
● Assurer un suivi mensuel de l’état des stocks (risque de rupture, rupture, surstock, stock dormant, produits proches péremption, écarts d’inventaire) et donner un feedback des rapports mensuels des pharmacies à la coordination médicale
● Se déplacer régulièrement aux projets pour assurer la supervision et le suivi des activités liées à la pharmacie sur les terrains
● Former les personnels en charge de la gestion des pharmacies sur la connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou items couramment utilisés ou commandés par les stocks des projets.

2. Gestion de l’approvisionnement en médicaments et matériel :
● Assurer l’existence et le bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers, etc.)
● Elabore les commandes médicales internes : autant en termes de périodicité (compte tenu des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières) que des besoins (d’après les consommations mensuelles moyennes analysées avec les rotations de stock et les facteurs épidémiologiques).
● Garantir un circuit/système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution / consommation), y compris l’assignation de responsabilités parmi le personnel impliqué.
● Encourager la communication interdépartementale et les échanges d’information concernant l’état des stocks Central et sur les projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités, pour une meilleure gestion et utilisation du stock médical.
● Collecter et enregistrer toutes les données et les indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) de la mission.
● Assurer le suivi des consommations réelles et théoriques (selon Sagastock) et dans l’élaboration, consolidation, planification et suivi des commandes médicales internationales, incluant la partie budgétisation avec les finances et la logistique, ainsi que prendre les mesures nécessaires lors des retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc.
● Établit les demandes d’autorisation d’importation (les produits nécessitant une) et supervise l’obtention auprès des autorités nationales et assiste la logistique, en cas de besoin, dans les procédures de dédouanement des commandes médicales.
● Veille pour que la version finale des commandes soit transmise aux terrains (délais, quantités, etc…).
● Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders).

3. Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets) :
● S’assure du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards ALIMA.
● Veille aux conditions de stockage selon les standards ALIMA (hygiène, température, ventilation, entreposage, sécurité), spéciale attention donnée aux produits dangereux, ceux nécessitant une chaîne de froid et les stupéfiants.
● S’assure de l’utilisation correcte des fiches de stock (entrée/sorties/inventaires/signature à chaque ligne etc...).
● Supervise et/ou participe aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre/ avant la fin des contrats bailleurs /et toujours avant la préparation des commandes) complets et obligatoires.
● Établit un rapport d’inventaire (avec copie paraphée et archivée) après chaque inventaire complet et en profite pour valoriser le stock.
● Faire le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la Coordination Médicale et faire des propositions.
● S’assurer de la tenue à jour constante de :
✔ le registre des psychotropes et stupéfiants
✔ le registre des produits périmés
● Faire le suivi mensuel des donations, emprunts et remboursements des produits entre projets ou à des tiers.
● S’assurer du suivi des dates de péremption des articles, l’état de complétion et la rotation des malles d’urgences, trousses premiers soins et pharmacies des bureaux et/ou maisons expats selon la périodicité respective préétablie.

4. Appui au pays
● Rester proprement informé sur les réglementations nationales d’importation ainsi que tout possible changement des procédures.
● Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaidoyer pour l’adéquation aux standards internationaux.
● Communiquer régulièrement avec la logistique, administration et des finances sur l’approvisionnement médical.
● Mettre en place le circuit d’information, de validation, de reporting au sein de la chaine d’approvisionnement médical en lien avec le département Médical et logistique.
● Mettre en place l’organisation régulière de meeting, pour améliorer la communication et le partage d’information primordiale pour les opérations.
● Rapporter régulièrement à la Coordination Médicale (au moins mensuellement et chaque fois que considéré nécessaire) la situation de la pharmacie : état de lieu, péremption des médicaments, consommation, prévention de ruptures de stock, etc. au moyen du rapport mensuel de pharmacies
5. Renforcement des capacités et animation d'équipe :
● Définir, avec l’aide des responsables directs des personnes concernées, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet.
● Participer à la formation des membres des équipes en charge de la gestion des pharmacies dans les projets par l’accompagnement dans le travail.
● Participer à la sélection et au suivi du staff responsable des pharmacies.
● Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des Profils de Poste des gestionnaires/Superviseurs des pharmacies.
● Assiste à l’évaluation des capacités techniques et d’encadrement des agents impliqués dans la gestion des pharmacies.
Ce profil de poste n’est pas figé ; il pourrait évoluer en fonction des besoins nécessaires et prendra en compte les objectifs nouvellement fixés à chaque évaluation.

Niveau d’études : diplôme de pharmacien
Expériences professionnelles//compétence souhaitées :
● Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire
● Expérience dans un contexte d’intervention médicale humanitaire
● Expérience dans la gestion de stock médical acheté par des bailleurs de fond différents ● Maîtrise des flux et de l’organisation d’un stock.
● Bonne maîtrise de l’outil Sagastock/Isystock, Excel et Word.
● Expérience en termes de gestion d’équipe et d’encadrement
● Connaissance sur la gestion de projet (atout)

Compétences et Qualité
● Capacité d’analyse et d’organisation
● Sens critique et force de proposition
● Rigueur
● Autonomie et curiosité
● Flexibilité et gestion du stress
● Capacité d’écoute et d'empathie importante
● Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels Langues
● La maîtrise du français est indispensable
● La connaissance de l’anglais et d’une langue locale est un atout
Connaissance en informatique
Condition d'âge
Composition du dossier COMPOSITION DU DOSSIER
● Lettre de motivation (adressée à Madame La Coordinatrice des Ressources Humaines)
● Curriculum Vitae détaillé, y mentionner 3 personnes de références professionnelles avec leurs coordonnées de contact (e-mail, tél) ;
● Copies simples des diplômes et copies des certificats de travail ;
● Copie de l’extrait de naissance ;
● Tout autre document susceptible de compléter le dossier (copie attestations de travail, lettre de recommandation etc.)
● Casier judiciaire datant de moins de 3 mois ou attestation de bonne vie et mœurs


La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 02/07/2023 à 17H30.
Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement est équitable, transparent et gratuit. Aucun paiement n’est demandé à aucun stade du processus de recrutement.
Date limite de depôt des dossiers 02/07/2023
Procedure de recrutement Processus de candidature :
Etape de recrutement :
− Présélection sur dossier ;
− Test écrit ;
− Entretien/interview
Durée du contrat CDD 06 mois renouvelables
Autres conditions