Poste à pourvoir RESPONSABLE TRANSPARENCE & CONFORMITE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur ACTED
Structure Bénéficiaire ACTED
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau Master
Option du diplôme
Expériences 04 ans
Capacités liées à l'emploi Termes de Référence
RESPONSABLE TRANSPARENCE & CONFORMITE
DESCRIPTION DE POSTE
L’objectif de ce poste est de :
- Assurer le respect des procédures internes ACTED par l’ensemble des départements au niveau du bureau coordination capitale et sur l’ensemble des bases de la mission ;
- Assurer une documentation complète et précise des projets conformément à la liste de contrôle FLAT (Finance, Logistique, Administration/RH, Transparence, Sécurité) ;
- Appuyer le département Transparence & Conformité dans la préparation et la réalisation des classeurs FLAT ;
- Préparer le Rapport Mensuel de Conformité (MCR) et ses annexes ;
- Appuyer le département dans le processus d’archivage et de remontée de la documentation ;
- Préparer, réaliser, et faire le suivi des audits externes ;
- Préparer, réaliser, et faire le suivi des audits internes.
Le Chargé Transparence & Conformité travaille sous la supervision directe du Directeur Pays.
RELATIONS HIERARCHIQUES
Sous l’autorité de :
Directeur Pays & Responsable Finance Pays
Sous la supervision de :
Directeur Pays
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations Internes:
- Tous les départements : Finance, Logistique,
Ressources Humaines, Développement de projet
Relations Externes :
- Auditeurs externes
- Partenaires d’implémentation
- Fournisseurs
ACTIVITES ET RESPONSABILITES
1. Gestion du processus de conformité FLAT
• Suivre le processus de conformité en assurant la remontée de la documentation des projets depuis les bases au bureau de coordination capitale ;
• Assurer des contrôles réguliers sur la qualité de la documentation : vérifier l’exactitude et la consistance des informations des documents au regard des procédures ACTED et rapporter toute erreur au Directeur Pays et au département concerné ;
• Prendre part au processus de revue de conformité et s’assurer que la documentation respecte les procédures ACTED à travers l’outil FLA-02 : Compléter les FLA-02 de manière mensuelle, rapporter les éventuelles non-conformités, et proposer des plans de régularisation et des pistes d’amélioration le cas échéant ;
• Assister le département pour la soumission des classeurs FLAT à la Coordination Pays une fois le processus de vérification du classeur effectué ; et assurer le bon archivage des classeurs ;
• Sur demande du Directeur Pays, réaliser les « Investigations des reçus et des cotations » (FLA-05) ;
• Sur demande du Directeur Pays, participer aux Due diligences des partenaires et suivre la mise en place des plans de réduction des risques ;
• Sur demande du Directeur Pays, assister aux activités ciblées (présentant un enjeu de conformité) des projets afin de s’assurer de leur conformité et de l’existence de documents justificatifs ;
• Prendre part et rapporter la mise en œuvre des recommandations et des plans d’actions issus des audits ;
• Identifier et partager les leçons à tirer, les bonnes pratiques, et les améliorations des procédures ACTED, issues du processus de revue de conformité, des audits internes et externes ;
• Réaliser de façon ad hoc toute autre activité demandée par l’un des membres du Département Transparence & Conformité ;
• Se conformer au Code de Conduite des auditeurs ACTED (AUD-05).
2. Participation à la préparation, le bon déroulement et le suivi des audits externes
• Assurer la préparation des audits externes, via la revue des documents justificatifs, l’identification des éventuelles anomalies et l’envoi des « Listes de contrôle conformité » (FLA-02) au Directeur Pays;
• Identifier les risques, les communiquer au Directeur Pays et mettre en œuvre des mesures correctives en lien avec le département concerné ;
• Contribuer au bon déroulement de l’audit externe : se rendre disponible, mettre en œuvre les actions correctives demandées, participer aux réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe. • Appuyer le Directeur Pays dans l’écriture et la mise à jour du « Suivi de l’audit externe » (AUD-01) pour les audits stratégiques et/ou sur demande du département Audit du siège
• Mettre à jour le fichier de suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externes en lien avec les autres départements.
3. Participation à la préparation, la réalisation, et le suivi des audits internes
• Fonctions d’audit interne : conduire des spotchecks réguliers, rédiger les rapports de spotchecks et assurer le suivi des recommandations ;
• Suivi des recommandations issues des audits internes au niveau des zones et du bureau capital ; • Préparer des termes de référence (AUD-03) pour la conduite de mission d’audit interne sur les bases ACTED du pays et les faire valider ;
• Planifier, organiser et mener des missions d’audit interne, conformément au plan d’audit (AUD-06) et à la méthodologie d’audit interne ACTED (en utilisant la checklist d’audit interne) ;
• Rédiger le plan d’action (AUD-04B) et le rapport d’audit (AUD-04A) et le partager aux équipes ACTED concernées.
4. Reporting
• Preparer le Rapport Mensuel de Conformité (MCR) : communiquer les informations reçues lors de la mise en œuvre du processus FLAT, de la préparation des audits externes, de l’appui aux audits internes ;
• Participer à la mise à jour des Annexes du MCR : AUD-02, AUD-06, AUD-07, FLA-00, FLA-01, FLA-02, FLA-03
ÉTUDES/QUALIFICATION/EXPERIENCE
• Diplôme d’études supérieurs niveau master
• Au moins quatre ans d’expérience dans une position similaire
• Une expérience au sein d’une ONG et une expérience en management seront appréciées
• Excellentes connaissances les logiciels de bureau Microsoft (Outlook, Word, Excel)
• Rigueur, sérieux, honnêteté et ponctualité
• Etre en mesure de travailler en équipe et sous pression
• Flexibilité, dynamisme, bon relationnel
• Sens d’équité et de confidentialité
• Sens de l’analyse et capacité à proposer des solutions aux problèmes rencontrés.
• Capacités de communication et de reporting
Entrée en fonction :
Dès que possible
Durée du contrat
Contrat à durée déterminée (CDD) de neuf (09) mois
Connaissance en informatique
Condition d'âge
14 octobre 2020 à 17H30.
Lieu du recrutement
Ouagadougou
Lieu d’affectation
Ouagadougou
Date limite de depôt des dossiers 14/10/2020
Procedure de recrutement Procédure de recrutement :
Présélection sur dossier ;
Test écrit ;
Entretien
Durée du contrat CDD 09 mois
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