Localité : Bénin / Cotonou Domaine : Assistance de direction Niveau : BAC + 2 Entreprise recruteur : Une entreprise de la place
Intitulé du Poste : SECRETAIRE BILINGUE
Conditions de Recrutement : Stage professionnel d’une durée de trois (03) mois avec la possibilité d’un débouché sur un Contrat à Durée Déterminée (CDD) si rendement positif.
Rattachement Hiérarchique : Direction
Mission Principale
En lien avec les autres membres du personnel, la secrétaire bilingue assiste un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion de leur activité en les déchargeant des volets administratifs et logistiques (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...)
Activités Principales
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’organisation
• Assurer le lien avec l’administration
• Assurer la gestion du courrier en liaison avec l’Assistante Administrative
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, projets…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations
• Prise de rendez-vous téléphonique et réalisation de mailing
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’organisation (annuaire et organigramme institutionnel)
• Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités
• Constitution et préparation de dossiers
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
• Assurer la gestion des demandes de réservation des salles de conférence et de réunion
• Organisation en lien avec l’Assistante Administrative des réceptions de personnalités accueillies par l’organisation
• Appui ponctuel aux missions du Président de l’organisation
Compétences théoriques
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement du travail en entreprise
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Bonne capacité rédactionnelle
• Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Savoir-faire opérationnel
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint…)
• Très bonne utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, Agenda électronique…)
• Analyse et gestion des demandes d’information.
• Capacité d’organisation, polyvalence
• Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
Savoir-faire et comportements
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Bon relationnel et bonne présentation
• Forte capacité d’organisation et du travail en équipe
• Rigueur et ponctualité
• Bonne capacité de résistance au stress
Qualités Professionnelles
• Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
• Maîtrise de soi : self control, capacité à travailler dans l’urgence
• Rigueur : organisation et méthode
• Dynamisme
• Sens du client : esprit de qualité
• Sens de l’entreprise : confidentialité des informations traitées
• Communication : sens du relationnel
Niveau d’études et autres
• Diplôme requis : Bac+2 (BTS, DUT, ...) en secrétariat et/ou Administration
• Expérience requise : Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire
• Langues : Une bonne maîtrise de l’anglais lu, parlé, écrit est obligatoire
Pièces à Fournir :
- Une lettre de motivation
- Un CV détaillé et actualisé
- Une copie du diplôme
- Copies des attestation (s) ou certificat (s) de travail
Date limite de dépôt des dossiers : Le recrutement est ouvert du 30 juin au 14 juillet 2020
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