Localité : Bénin / Abomey- Calavi Domaine : Assistance de direction Niveau : BAC + 3 Entreprise recruteur : Une société de la place
Recrutement de 01 SECRETAIRE DE DIRECTION
Niveau d'études: Bac + 3
Expérience: 5 ans
Expire le: 27-02-2023
Une importante Société de la place
Bénin
Une importante Société de la place recrute dans le cadre de ses activités :
- SECRETAIRE DE DIRECTION (1)
NB: Poste à pourvoir immédiatement. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite du processus.
Principales responsabilités :
Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, vous êtes chargé de :
- Organiser le secrétariat,
- Assister les Directeurs dans la gestion des tâches administratives,
- Assurer le traitement administratif des courriers,
- Tenir et organiser l’Agenda du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint,
- Assurer le standard téléphonique et la communication interne,
- Assurer ou appuyer l’organisation et la logistique des réunions ou autres événements de la Direction Générale.
.Activités du poste
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG et du DGA (prise de rendez-vous, congés, e-mails…),
- Traiter le courrier postal et électronique de la Direction Générale ainsi que les appels téléphoniques de la Direction Générale,
- Suivre la circulation des parapheurs entre la Direction Générale et les autres services,
- Rédiger les projets de courriers à soumettre à la signature du Directeur,
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, procès- verbaux, rapports …), les reproduire et les diffuser,
- Traiter et diffuser des informations internes et externes dans la limite autorisée,
- Répondre aux demandes d'informations des autres services, et de l’extérieur,
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe à la demande de sa hiérarchie,
- Gérer les missions du DG et du DGA (transport, visa, billets d’avion, réservation d’hôtels, ordre de mission…),
- Classer, pré-archivage et surtout l’archivage manuel et numérique des documents,
- Préparer et organiser différents événements professionnels (réunions, séminaire, conférence…),
- Suivre certains dossiers importants,
- Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions,
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative,
- Recevoir, enregistrer et transmettre les courriers et dossiers adressés à la Direction Générale,
- Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations et autres courriers,
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative,
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser,
- Finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés,
- Participer au montage des dossiers d’appel d’offres,
- Réaliser toute autre tâche confiée par la hiérarchie relevant de ses compétences et aptitudes.
Profil du candidat recherché :
Avoir au moins un (BAC + 3) en Secrétariat de Direction ou en administration Générale ou tout autre diplôme équivalent., avoir au moins cinq (05) ans d’expériences professionnelles pertinentes en qualité de secrétaire de direction, administratif ou à un poste similaire. Vous avez des connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat, une maîtrise des outils bureautiques (WORD, Excel, POWERPOINT, etc...), les outils de messagerie et de l’internet. Vous disposez de très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale. Vous avez de la rigueur, le sens de l'organisation, l’autonomie de travail, le sens des priorités, la capacité à prendre des initiatives, à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique. Vous avez une facilité d’adaptation aux changements, le sens du contact et du service, le sens de la discrétion et de la confidentialité.
DATE LIMITE DE DEPOT DES DOSSIERS : (27 février 2023)
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