Recrutement de 01 SENIOR HUMAN RESOURCES AND ADMINISTRATIVE ASSOCIATE

Poste à pourvoir SENIOR HUMAN RESOURCES AND ADMINISTRATIVE ASSOCIATE
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Burkina Faso, Côte d’Ivoire
Structure recruteur INNOVATIONS FOR POVERTY ACTION (IPA)
Structure Bénéficiaire INNOVATIONS FOR POVERTY ACTION (IPA)
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme Gestion des Ressources Humaines ou dans un domaine équivalent
Expériences 03 ans
Capacités liées à l'emploi AVIS DE RECRUTEMENT
Innovations for Poverty Action recrute un(e) (Senior) Human Resources and Administrative Associate pour son bureau Afrique de l’Ouest Francophone (BF, CI et Mali)

DATE DE DEBUT SOUHAITEE : Le plutôt possible et au plus tard le 12 décembre 2022
TYPE DE POSITION : CDD de 1 an renouvelable incluant une période d’essai de 03 mois renouvelable une fois
AFFECTATION : Burkina Faso (préféré), Côte d’Ivoire (possible)
1. Supervision et missions principales
Sous la supervision directe de l’Associate Finance and Administration Manager (AFAM) et en coordination avec la Direction Pays, le/la (Senior) Human Resources & Administrative Associate (HRAA) dirige la gestion des ressources humaines et des fonctions administratives pour le bureau IPA Afrique de l’Ouest Francophone (Francophone West Africa – FWA), composé d’un bureau en Côte d’Ivoire, au Burkina Faso et au Mali. En application des politiques et procédures d’IPA, il/elle coordonne et facilite les activités et les processus du département des ressources humaines et de l'administration, en coordination avec le département RH Global (siège) dont il/elle recevra des directives et conseils techniques.

Les tâches et responsabilités générales du/de la HRAA comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

 Gestion des Ressources Humaines
• Assurer la conformité des activités et processus du bureau FWA avec les politiques et procédures globales d’IPA en matière de gestion des ressources humaines et de l’administration, ainsi qu’avec la législation locale des 3 pays d’intervention ;
• Coordonner et appuyer l’ensemble du processus du recrutement du personnel local et des consultants (élaboration et publication des offres d’emploi, revue et présélection des candidatures, appui au développement des tests écrits et des grilles d’entretien, conseil des managers tout au long du processus, …), veiller à la mise en œuvre transparente, objective et efficace des recrutements, et contribuer à l’amélioration et/ou au développement des outils et processus pertinents ;
• Coordonner et faciliter l'intégration du personnel nouvellement recruté, en contribuant notamment au développement des matériels et ressources adaptés aux différentes équipes et niveaux (on-boarding) ;
• Assurer la préparation, la révision et le suivi des contrats du personnel local de IPA FWA, dans le respect des politiques internes d’IPA et des réglementations locales ;
• Assurer la liaison avec le département RH Global (siège) pour l’embauche et la contractualisation du personnel expatrié ;
• Assurer la mise à jour continue des dossiers du personnel dans la base de données électronique, et la gestion de l’archivage des contrats et dossiers du personnel (archivage électronique et physique) ;
• Assurer la planification, le suivi et la gestion des congés du personnel, ainsi que la mise à jour continue des tableaux de bord RH de IPA FWA ;
• Coordonner et appuyer le processus d’évaluation des performances du personnel (local et international), incluant la définition des objectifs annuels, et fournir un encadrement et des conseils au personnel pour garantir la qualité et l’efficacité du processus ;
• Coordonner et faciliter le parcours de développement professionnel du personnel, en contribuant à l’analyse des besoins de formation et à l’identification de ressources et propositions de formation et de développement professionnel pour les différents domaines de travail (administration, recherche, finance, etc.) ;
• Coordonner et appuyer le départ du personnel IPA FWA, en veillant au respect des procédures internes applicables, au remplissage de la documentation appropriée, à la mise à jour des dossiers du personnel, et à la gestion institutionnelle des connaissances (off-boarding) ;
• Communiquer, mettre en œuvre et partager les politiques et procédures RH et administratives en vigueur pour le bureau FWA, et veiller à leur connaissance et application par le personnel ;
• Préparer, mettre à jour et recommander de nouvelles politiques et procédures selon les besoins du bureau et les directives de Global RH;
• Veiller, en coordination avec le superviseur et la Direction d’IPA FWA, à créer et améliorer continuellement les systèmes et les outils de gestion des ressources humaines et de l’administration ;
• Assurer la préparation de la paie mensuelle des staffs nationaux et le calcul et l’actualisation des taxes applicables, y compris aux consultants et staffs internationaux ;
• Assurer le calcul des avantages sociaux des employés et la communication avec les employés sur ces avantages sociaux ; recommander à la Direction des programmes d'avantages sociaux ou des modifications du droit du travail pertinent;
• Assurer la finalisation et validation du Manuel des Ressources Humaines pour le Bureau IPA FWA ;
• Assurer la conformité juridique des activités et procédures d’IPA en matière de RH en contribuant à la liaison avec les conseillers juridiques locaux et globaux (département juridique du siège) ;
• Identifier et recommander les améliorations nécessaires pour garantir un environnement de travail positif et collaboratif au sein du bureau FWA ;
• Effectuer toutes autres tâches liées au poste qui peuvent être assignées par le superviseur ou la Direction.

 Gestion Administrative
• Assurer le management et la supervision des Assistants Administratifs dans la mise en œuvre des opérations du bureau (définition des objectifs annuels, planification et suivi des tâches quotidiennes, évaluation des performances, approbation de timesheet, …) ;
• Assurer la supervision des Assistants Administratifs pour l’élaboration des contrats de prestation (enquêteurs, travailleurs journaliers, …) et le paiement des honoraires et per diem, en coordination avec les équipes de recherche ;
• Veiller au respect par les personnels des procédures et des systèmes administratifs d’IPA FWA lors de la mise en œuvre des activités des projets ;
• Maintenir les dossiers administratifs et la documentation légale du bureau organisés et à jour selon les exigences internes et locales (Accord cadre, Règlement d’Ordre Intérieur, etc…) ;
• Assurer l’élaboration des correspondances externes à destination des institutions nationales (lettres de transmission, paiement de taxes, demandes de visa, etc.) ;
• Suivre et analyser les obligations en matière de réglementation locale (droit du travail, obligations, administratives, fiscales, etc.) et partager les conclusions et propositions de mesures à mettre en place avec la hiérarchie ;
• Représenter les intérêts de IPA FWA en externe selon les demandes du superviseur et de la Direction ;

2. Evaluation
Le/La Senior Human Resources and Administrative Associate définira, en collaboration avec son superviseur, dans les trois premiers mois de son contrat puis au début de chaque année, des objectifs annuels accompagnés d’indicateurs mesurables selon le canevas d’IPA. Ces objectifs feront l’objet d’une évaluation à mi-parcours puis en fin d’année afin d’apprécier le travail de l’employé(e), de relever les points à améliorer et de définir les besoins d’accompagnement.

3. Qualifications requises
• Être titulaire au moins d’un diplôme universitaire BAC+3 ou plus en gestion des Ressources Humaines ou dans un domaine équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 03 ans dans un poste similaire ;
• Avoir une expérience dans le milieu des ONGs serait un plus ;
• Avoir une bonne connaissance de la législation du travail burkinabé, ivoirienne et malienne ;
• Avoir une bonne expérience dans la gestion des recrutements ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Google Suite, internet) ;
• Excellente maitrise du français et bonne maitrise de l’anglais (écrit et oral) indispensable.

4. Aptitudes
• Avoir le sens des responsabilités, intégrité, honnêteté et professionnalisme ;
• Grande capacité d’initiative, d’autonomie et d’adaptation aux changements de procédures ;
• Bon sens de l’organisation et des priorités ;
• Capacité à faire preuve de rigueur et de précision dans le travail ;
• Aptitude à communiquer efficacement par email et messagerie instantanée ;
• Sens du respect de la confidentialité ;
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;
• Faire preuve d’écoute active, de diplomatie et de tact.
Connaissance en informatique Word, Excel, PowerPoint, Google Suite, internet.
Condition d'âge NP
Composition du dossier 5. Pour postuler

Pour postuler, vous devez posséder un compte Gmail pour pouvoir remplir le formulaire en ligne en visitant l’adresse internet suivante (veuillez écrire l’adresse ci-dessous dans votre navigateur internet).
Lors du remplissage de ce formulaire, vous devrez soumettre votre dossier de candidature composé des documents suivants :
- Curriculum Vitae daté et signé comprenant 3 références dont 1 correspondant au plus récent superviseur direct ;
- Lettre de motivation adressée à Mr. Le Directeur Pays de l’ONG Innovations for Poverty Action ;
- Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide ;
- Photocopie des diplômes, certificats et attestations de travail.
Date limite de depôt des dossiers 17/11/2022
Procedure de recrutement 6. Procédure de recrutement
i. Présélection sur dossier ;
ii. Test écrit ;
iii. Entretien individuel.

NB : - Les dossiers incomplets ou ne correspondant pas au profil ne seront pas examinés.
- Seuls les candidats qui auront franchi l’étape de la présélection sur dossier seront contactés pour le test écrit.
- Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

IPA (Innovations for Poverty Action) découvre et promeut des solutions efficaces pour résoudre les problèmes de pauvreté mondiale. IPA réalise des évaluations aléatoires pour tester et améliorer l’efficacité de politiques et de programmes visant à réduire la pauvreté. Elle diffuse ces études aux décideurs et travaille avec des États, des ONG, des fondations et des organisations internationales d’aide au développement pour promouvoir la généralisation des politiques et programmes les plus efficaces, au niveau mondial.


Date limite pour postuler : Jeudi 17 novembre 2022 à 23h59 minutes.
Durée du contrat CDD 1 an renouvelable