Localité : Bénin / Cotonou Domaine : Economie Niveau : BAC + 5 Entreprise recruteur : SEARCH FOR COMMON GROUNG (SFCG)
Recrutement de 01 Spécialiste en Passation des Marchés
Niveau d'études: Bac + 5 ou plus
Expérience: Non précisé
Expire le: 14-01-2024
Search for Common Ground (Search)
Kandi, Bénin
Spécialiste en Passation des Marchés
Kandi, Bénin
Operations & Administration – Africa - West /Full Time - Local/ On-Site
Titre : Spécialiste en Passation des marchés
Rend compte au :Coordinateur Projet
Lien Fonctionnel : Equipe Finance et Spécialiste Génie Civil
Département :Programmes
Lieu d'affectation : Bénin, Kandi
Disponibilité :Février 2024
Contrat : contrat d'un an avec possibilité de prolongation, sous réserve de financement et de résultats.
Profil organisationnel
Search for Common Ground (Search) est une organisation internationale de consolidation de la paix spécialisée dans la transformation des conflits. Depuis 1982, nous menons des programmes dans le monde entier afin d'aider les sociétés à s'éloigner des approches antagonistes et à trouver des solutions collaboratives. Notre travail est basé sur l'approche du terrain d'entente (Common Ground Approach, CGA), une méthodologie conçue pour transformer la façon dont nous réagissons aux conflits, en nous éloignant de la confrontation et de la violence et en nous orientant vers la coopération. Ses principes directeurs guident la conception et la mise en œuvre de programmes de consolidation de la paix qui produisent des résultats tangibles et positifs. Le travail de Search est mondialement reconnu, comme en témoigne notre nomination au prix Nobel de la paix 2018. Aujourd'hui, nos programmes couvrent plus de 30 pays, avec plus de 900 employés, dont 95 % sont recrutés localement, qui travaillent avec des artistes, des professionnels des médias, des leaders politiques, religieux et communautaires pour construire une infrastructure durable et viable pour la paix. Grâce à notre vaste travail avec plus de 313 stations de radio et 26 chaînes de télévision dans le monde, nous estimons avoir touché 39,3 millions de personnes par le biais de programmes médiatiques dans de nombreux conflits parmi les plus difficiles au monde.
Résumé du poste
Sous l'autorité directe du Coordinateur du projet, le/la Spécialiste en passation des marchés aura pour mission générale d'initier et de coordonner le processus de passation, de suivi des marchés de l'ensemble des composantes et des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet, dont les partenaires locaux et internationaux du projet. Le/la Spécialiste en passation des marchés travaillera en étroit lien fonctionnel avec l’équipe finance Régionale et la Finance Officer du Projet.
Principales Responsabilités
superviser, gérer et suivre les activités de passation des marchés en conformité avec les procédures de Search, la convention générale et spécifique signées avec le bailleur du projet, ainsi que le manuel de procédures et les directives de la fondation PATRIP applicables en la matière. A cet effet, il (elle) doit fournir à l’équipe projet tout appui nécessaire à la bonne mise en œuvre du Projet. En particulier, le ou la spécialiste en passation des marchés sera chargé (e ) de:
mettre en place un système simple de gestion de la passation des marchés planifier les opérations de passation des marchés (plan de passation des marchés), faire le suivi de l'avancement de ces opérations et de l'analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés ;
Soutenir et superviser le processus de passation de marchés des sous partenaires du projet
superviser le processus d'acquisition des biens et services,
préparer et coordonner le calendrier de mise en œuvre des activités de services de consultants, d'acquisition des biens et services et de réalisation de travaux pour le projet,
superviser l'établissement de tous les rapports d'activités mensuels, trimestriels, annuels sur les marchés ou autre document sur la passation de marchés que le bailleur pourrait demander dans le cadre de l'exécution du projet
mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ces marchés y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue à posteriori du bailleur, et ce pendant 10 ans selon les exigences contractuelles du projet
En termes d'activités spécifiques, le (la) Spécialiste en passation de marchés sera chargé(e).
Pour la programmation :
préparer puis tenir à jour le plan de passation des marchés suivant un modèle type utilisé par Search et conforme au format attendu du PATRIP, avec les estimations prévisionnelles et les modes de passation des marchés selon les termes des accords signés avec le Bailleurs de fonds
Concevoir et mettre en place une base de données de fournisseurs, et développer des statistiques de gestion qui permettront aux bailleurs de mesurer le niveau de performance de l'équipe chargée de la passation des marchés ;
Ouvrir et tenir à jour les bordereaux des prix unitaires les plus usuels (à partir de consultations des fournisseurs)
élaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et services prévues sur les financements du projet pour toutes les composantes et finaliser avec celles-ci les caractéristiques et spécifications techniques
Pour la préparation des documents d'appels d'offres et la mise en œuvre de la passation :
Finaliser avec le spécialiste en génie civil (ou experts désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants,
élaborer les dossiers d'appel d'offres, les dossiers de consultation restreinte et les demandes de propositions suivant les procédures de Search et celles du bailleur et les transmettre à la non objection de PATRIP, lorsque requis
préparer et faire publier les avis d'appel d'offres, avis à manifestation d'intérêts et avis de publication de résultats ou d'attribution de contrats conformément aux textes en vigueur ;
veiller à une large publicité de ces avis en les faisant publier, si nécessaire dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion
participer aux étapes du processus de passation des marchés (ouverture des plis, évaluation des offres et attribution des marchés, signatures, approbation, enregistrements et notification des contrats) conformément aux procédures en vigueur
élaborer les procès-verbaux d'ouverture des plis et les rapports d'évaluation des offres suivant les modèles existants à Search
assister le Coordinateur du Projet dans la gestion des contrats en vue du respect des clauses contractuelles
Pour l'exécution des marchés :
veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement communiqués à l’équipe finance du Projet ,
veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que l'exécution des contrats soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chacun d'eux;
organiser les commissions de réception des biens, travaux et services en s'assurant que les articles, biens et services reçus sont corrects pour ce qui est de la qualité et de la quantité et qu'ils sont conformes aux spécifications et termes de référence ;
prendre les mesures nécessaires pour que les biens soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés
Pour le respect des accords avec le partenaire :
veiller à ce que les procédures décrites dans les accords avec le bailleur du projet soient respectées à tous les stades du processus d'acquisition des biens et services, que ce soit par Search ou par les sous partenaires du projet
veiller à une prise en compte des seuils de passation et de revue préalable fixés dans l’accord de financement dans tout le processus de passation des marchés ;
contribuer à l'élaboration des rapports périodiques et annuels du projet,
préparer les documents nécessaires pour les missions d'audit et de revue a posteriori
En matière d'assistance et de conseils :
la phase d'ouverture des plis, d'évaluation des offres et de proposition d'attribution du marché , l'assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires, la réponse aux commentaires du bailleur de fonds les propositions de solution alternative lorsqu'un problème de passation des marchés ne peut être résolu à l'interne ;
l'examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation des marchés afin de s'assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans le parfait respect des règles ,
l'interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l'exécution du contrat.
Le spécialiste passation de marchés apportera aussi un coaching et un renforcement de capacités des sous partenaires du projet en matière des règles de passation de marchés.
Qualifications / Expérience
Diplôme BAC+ 5 en passation des marchés, procurement ou dans un domaine pertinent ;Une expérience professionnelle d'au moins sept (7) ans est requise;
Une expérience d'au moins trois ans dans la gestion de la passation des marchés dans une ONG internationale ;avoir une connaissance de la réglementation du Burkina Faso et de la république du Bénin en matière de passation de marchés ,avoir des connaissances sur les procédures de passation de marchés de la fondation PATRIP serait un atout majeur;
Maîtrise du français et de l'anglais;
Connaissances en informatique;
Avoir des bonnes aptitudes dans l'élaboration de matériels, de documentation et de rapports;
Très bonnes compétences en planification stratégique et en prise de décision;
Esprit créatif et capacité à travailler de sa propre initiative, à respecter les délais et à travailler dans des projets complexes avec des équipes multiculturelles;
Très bonne capacité à gérer les relations interpersonnelles et à travailler efficacement avec les autres, à établir et à maintenir de bonnes relations de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique tout en faisant preuve de sensibilité et de respect pour la diversité;
Excellentes compétences analytiques ;Engagement fort envers les valeurs, politiques et procédures institutionnelles.
Qualités et aptitudes
Être polyvalent;
Être rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures;
Avoir de bonnes qualités relationnelles ;Être intègre, honnête et de bonne moralité ;Être flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
Être disponible immédiatement;
Travailler sous pression;
Avoir le sens du respect des délais;
Avoir un sens de l’organisation;
Avoir un sens de la communication élevé;
Avoir le sens du travail d’équipe.
Autres compétences clés:
Travailler avec les gens : la capacité de respecter les opinions et les contributions des autres membres de l’équipe ; faire preuve d'empathie, d’écoute, de soutien ; consulter les autres et partager les informations et l'expertise, construire l'esprit d'équipe et s'adapter à l'équipe.
Flexibilité : La capacité de s'adapter à l'évolution des circonstances et des priorités, à tolérer l'ambiguïté, à adapter le style personnel à différentes personnes et situations.
Recherche de résultats et d’efficacité : la capacité d'établir des normes de qualité, de surveiller et de maintenir la qualité du travail et de fixer des objectifs pour atteindre une amélioration continue.
Gestion des relations : la capacité de gérer les interactions, de fournir des services et de soutenir l'organisation tout en créant un réseau interne et externe efficace.
Leadership et navigation : la capacité de gérer et de contribuer aux initiatives et processus au sein de l'organisation tout en progressant vers le changement et l'amélioration continue.
Communication : La capacité d'échanger efficacement des informations avec les autres, de fournir efficacement des informations critiques, de recueillir des informations et de communiquer avec les autres.
Abilité globale et culturelle : la capacité de valoriser et de considérer les perspectives et les antécédents de toutes les parties et de pouvoir travailler de manière interculturelle.
Pratique éthique : La capacité d'intégrer la vision de Search, la mission et les valeurs fondamentales, l'intégrité et la responsabilité dans toutes les pratiques organisationnelles et professionnelles.
Évaluation critique : La capacité d'interpréter les informations pour prendre des décisions adaptées et des recommandations basées sur une analyse approfondie, les meilleures pratiques et une compréhension des résultats attendus.
Sens des affaires : La capacité de comprendre et d'appliquer les informations pour contribuer au plan stratégique de l'organisation.
Développer les autres : La capacité de fournir un soutien pour améliorer les performances et la croissance professionnelle.
Les personnes intéressées par ce poste devront faire parvenir leurs CV avec 3 personnes de références professionnelles et une lettre de motivation adressée au Représentant Pays de Search For Common Ground au plus tard le 14 janvier 2024.
NB: Les candidatures féminies sont fortement encouragées
As job descriptions cannot be exhaustive, the position holder may be required to undertake other duties that are broadly in line with the above key responsibilities.
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