Recrutement de 06 ASSISTANTS ADMINISTRATEUR ET FINANCIER

Poste à pourvoir ASSISTANT ADMINISTRATEUR ET FINANCIER
Nombre de poste 06
Lieu d'affectation Kaya(Centre-Nord)
Structure recruteur CONSORTIUM ALIMA/KEOGO/SOS MEDECINS BF
Structure Bénéficiaire CONSORTIUM ALIMA/KEOGO/SOS MEDECINS BF
Secteur activité Activités de santé et d’action sociale
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme Finance Comptabilité
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi OFFRE D’EMPLOI n°01/ CONSORTIUM-ALIMA-KEOOGO-SOS MEDECIN BF - KAYA /2023/02/01.

ASSISTANT ADMINISTRATEUR ET FINANCIER

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des soins médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. Keoogo est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de Keoogo est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.

SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale est de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.

Au Burkina, le consortium ALIMA / KEOOGO / SOS Médecins BF a pour objectif de fournir une réponse d’urgence aux soins de santé pour les populations les plus affectées par la crise. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :
● Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
● Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un.(e) supérieur.(e), à un.(e) référent.(e) ou à l’adresse [email protected]

LIEU D’AFFECTATION :
Le poste est basé à Kaya (Centre Nord)
A pourvoir : 13 Février 2023
Contrat / durée : CDD de 5 mois renouvelables en fonction des financements
Niveau de Poste : 6
Publication de l’offre : Les bases d’ALIMA & ONEF Burkina Faso

MISSION PRINCIPALE/ RAISON D’ETRE DU POSTE
L’assistant administrateur/RH terrain a pour mission générale d’appuyer dans la mise en place des systèmes de gestion des ressources humaines et administratives et aussi de jouer un rôle important en matière de finances et comptables.

Il/elle assure la gestion et l’administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie dans HOMERE, déclaration CNSS, gestion des congés, classement des courriers), d’appuyer l’Administration dans la gestion financière et comptable ainsi que la mise en place les outils de gestion RH et financière.

LIEN HIERACHIQUE ET FONCTIONNEL
Hiérarchique : Responsable Administration Régional
Fonctionnel : Responsable Administration Régional
Il encadre : les cuisiniers et les agents de ménage
Il collabore avec : toutes les équipes tant logistiques que médicales.

RESPONSABILITES
1. Gestion administrative du personnel National et International
 Assurer la paie/Salaire dans HOMERE du personnel de la base de KAYA;
 Assurer la saisie dans HOMERE des informations et des dossiers du personnel;
 Assurer les declarations et le paiement des IUTS et des cotisations CNSS;
 Assurer la gestion et le suivi des congés du staff de KAYA;
 Constituer et assurer la mise à jour régulière des dossiers individuels du personnel;

 Enregistrement et paiement des avances sur salaires dans HOMERE;
 Établissement de la paie et enregistrement des demandes d’acompte (recueil des plannings mensuels de travail auprès des superviseurs et responsables);
 Assurer le contrôle, la vérification et la prise en compte des heures supplémentaires dans les salaires;
 Envoi du fichier de paie mensuel à la capitale pour validation avant le paiement des salaires;
 Elaborer les contrats de travail et les avenants du personnel de KAYA;
 Assurer la gestion et suivi des contrats et avenants afin de veiller aux renouvellements dans les délais;
 Accueillir les nouveaux salariés, et assurer le briefing sur les politiques ALIMA (le règlement intérieur, la politique médicale, la politique sur les abus, le code de conduite, charte KAYA etc;
 Effectue le paiement du per diem du personnel expatrié;
 Constituer et assurer la mise à jour des dossiers individuels des expatrié;
 Contribuer dans le suivi et gestion des break et congés des expatrié.

2. Gestion qualitative du personnel national et Expatrié
Objectif : Accompagner les responsables d’activités dans la gestion et composition de leurs équipes, garantissant les respects des procédures RH ;
 Aide à la mise à jour mensuellement l’organigramme du projet et envoi en  capitale ;
 Veille au respect des procédures disciplinaires;
 Veille au respect des procédures de recrutement, participe à l’ensemble du processus de recrutement (annonce, pdp, entretien) ;
 Tenue du fichier recrutement.

3. Travaux administratifs du projet.
 Assurer l’envoie des courriers du projet et la réception des courriers adressés à la base;
 Tient à jour, de façon organisée et logique l’archivage des courriers de toute la base (classement des lettres arrivées et départs, courriers, rapports, documents légaux, CNSS…) ;
 Assurer les impressions et copies des documents RH;
 Assurer toutes tâches administratives et autres tâches de Secrétariat de toute la base;
 Assurer l’appui administratif pour l’équipe du projet.

4. Comptabilité
Objectif : Sous la coupe de l’administrateur terrain l’assistant administrateur veille à l’application des règles de sécurité de l’argent, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa mission :
 Mise en œuvre du guide d’imputation pays (codes comptables, projets, axes analytiques et codes bailleurs) ;
 Gestion quotidienne de la caisse, du coffre et de la banque, tenue quotidienne des cahiers correspondants, réalisation d’un inventaire physique hebdomadaire;
 Aide à la tenue quotidienne du cahier suivi des avances et contrôle du fichier Excel des dépenses détaillées;
 Réceptionne les factures et reçus, s’assure qu’ils sont cohérents et conformes, qu’ils sont validés par le responsable des achats et en accord avec la procédure d’achats en vigueur;
 Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement des pièces comptables, et réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale.

5. Gestion de la trésorerie
Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au bon déroulement des opérations du projet :
 Assurer la gestion de la petite caisse du projet;
 Assurer le paiement des fournisseurs et prestataires;
 Effectuer les écritures des chèques et des ordres de virements;
 Aider l’Admin dans les enregistrements comptables.

PROFIL RECHERCHE
Formations
 Avoir un diplôme de BAC+2 en finance comptabilité.

Expériences professionnelles :  Avoir travaillé avec le consortium ou l'un des parténaires est un atout majeur (connaissance des procédures internes) soit dans une ONG Internationale;
 Expérience préalable de travail d’au moins deux ans sur le même poste;
 Expérience de travail dans une zone d’insécurité sera aussi un atout;
 Expérience dans l'utilisation de logiciel HOMERE et SAGA.

Compétences spécifiques :
 Grande capacité rédactionnelle;
 Connaissance suffisante en informatique (Excel, Word, PPT et Internet) ;
 Capacité d’organisation et rigueur dans l'exercice de ses fonctions;
 Autonomie, motivation, esprit d’initiative et réactivité...

Connaissance des langues : Langue : Français et Mooré,
Le travail d’ALIMA est caractérisé par une grande flexibilité ainsi que par une certaine mobilité, la discrétion et l’honnêteté.
L'employé s'engage à conserver la plus stricte confidentialité sur toutes les informations qu'il pourra recueillir dans le cadre de sa fonction.

Connaissance en informatique
Condition d'âge NP
Composition du dossier COMPOSITION DU DOSSIER :  Lettre de motivation (adressée à Madame La Coordinatrice des Ressources Humaines ;
 Curriculum Vitae détaillé, y mentionner 3 personnes de références professionnelles avec leurs coordonnées de contact (e-mail, tél) ;
 Copie du diplôme de BAC + 2 en Finance et Comptabilité ;
 Copies des certificats de travail ;
 Copie de l’extrait de naissance ;
 Tout autre document susceptible de compléter le dossier (copie attestations de travail, lettre de recommandation etc.).

NB : Prière de scanner tous vos documents en un seul fichier avant d’envoyer votre dossier de candidature.


Date limite de depôt des dossiers 16/02/2023
Procedure de recrutement Processus de candidature :
Etape de recrutement :
− Présélection sur dossier ;
− Test écrit ;
− Entretien/interview.
La date limite candidatures est fixée au 16/02/2023 à 16h00

Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement est équitable, transparent et gratuit. Aucun paiement n’est demandé à aucun stade du processus de recrutement.

Les candidatures féminines répondants aux critères sont fortement encouragées.

Seul(e)s les candidat(e)s retenus sur dossier seront contactés pour un test.

Les dossiers déposés ne seront pas restitués. Les candidat(e)s sont donc priés de ne pas déposer les originaux de leurs pièces.
Durée du contrat CDD 05 mois renouvelable
Autres conditions