01 ASSISTANT EN SECRETARIAT, RECEPTION ET ADMINISTRATION H/F

Poste à pourvoir ASSISTANT EN SECRETARIAT, RECEPTION ET ADMINISTRATION H/F
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur Winrock International
Structure Bénéficiaire Winrock International
Secteur activité Non précise
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme
Expériences 3 ans
Capacités liées à l'emploi Dans le cadre de ses activités au Burkina Faso, l’ONG Américaine Winrock International, recherche un (une) assistant(e) en secrétariat, réception et administration.
Winrock est un leader reconnu dans les domaines de la sécurité de l’eau et l’adaptation au changement climatique, qui travaille en faveur de l’autonomie des personnes vulnérables, en préservant les ressources naturelles et en augmentant les opportunités économiques. En utilisant les innovations technologiques et en reliant les individus et les communautés, Winrock accroit la productivité à long terme, l’équité, et la gestion responsable des ressources au profit des plus pauvres.
Winrock met en place actuellement, sur financement USAID, le projet Sécurité de l’Eau & Résilience au Burkina Faso, dans le cadre de RISE II. Le projet se déploye dans 41 communes du Niger et du Burkina Faso, et a pour objectif, notamment, d’améliorer les systèmes de gestion des risques sociaux et écologiques, afin que les populations chroniquement vulnérables dans les deux pays gèrent effectivement les chocs et les stresses et poursuivent des voies durables de sortie de la pauvreté.
Ce projet a un focus spécifique sur les femmes, les jeunes et les groupes vulnérables qui sont enclins à l’iniquité d’accès à l’eau, à la terre et aux ressources naturelles, et sont plus exposés aux chocs et catastrophes et / ou sont moins impliqués dans les réponses apportées.
Le projet se déroulera pendant 5 ans dans les régions du Centre Nord, Sahel et Est.
Description de la fonction :
• Lieu de travail : Ouagadougou
• Superviseur : Directeur des Opérations
 RESPONSABILITÉS
Responsabilités essentielles :
L’assistant (e) secrétariat, réception et administration collaborera avec le directeur des opérations et d'autres membres du personnel pour fournir un soutien et secrétariat et administration au bureau national et sur le terrain, au programme dans son ensemble.
Responsabilités spécifiques :
• Exécuter des tâches de secrétariat et d’assistance organisationnelle, telles que rédaction de courriers standards, classement de la correspondance, envoi de la correspondance, mise en forme de dossiers, reproduction et reliure, gestion des déplacements (billets d’avion, réservations d’hôtel, visas…) ;
• Assurer l’accueil téléphonique et la réception des visiteurs du bureau.
• Assurer des tâches administratives et logistiques secondaires, en appui du directeur des opérations couvrant les deux pays.
• Assurer l’assistance technique pour l’organisation des ateliers, séminaires, réunions.
• Effectuer d'autres travaux administratifs, tels que gérer le paiement des factures de charges, appuyer l’identification de bureaux locaux….
• Superviser le planning des chauffeurs, des gardes de sécurité et des nettoyeurs.
• Tenir révision des carnets de bords des chauffeurs et préparer des relevés kilométriques mensuels.
• Effectuer les autres tâches assignées par le superviseur dans la limite de ses compétences.
Le profil du poste est amené à évoluer en fonction de la montée en charge des activités.
 Qualification recherchée
Savoir faire :
• Niveau de formation universitaire Bac + 2 dans un domaine pertinent pour le poste.
• Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction support au sein d’une ONG internationale.
• Une expérience de travail avec des projets sous financement USAID sera un avantage.
• Capacités rédactionnelles avérées en français.
• Habitué(e) à travailler dans une équipe multidisciplinaire.
• Capacité à faire preuve de souplesse, de réactivité et de débrouillardise.
• Capacité à adresser des requêtes à des interlocuteurs internes et externes sous la forme adéquate de communication.
• Grand sens de l'organisation et des priorités.
• Capacités à résoudre les problèmes de manière responsable.
• Connaissances en informatique, notamment du Pack Office, requises. • Bon niveau d’anglais.
Savoir être :
• Personnalité dynamique et créative, sens de l’accueil et ouverture d’esprit.
• Méthodique et rigoureux(se), attention aux détails.
• Capacité à gérer la pression et à respecter les délais.
Les candidates féminines ou les personnes issues de groupes considérés comme vulnérables sont encouragées à postuler.
Le poste est à pourvoir dans les meilleurs délais.