01 Assistant (e) Administratif (ve) "Etre de nationalité Burkinabè"

Job Description: 1901750

Assistant (e) Administratif (ve)

Closure Date: 01/Aug/2019, 3:59:00 AM
Organizational Unit: FRBKF
Job Type: Non-staff opportunities
Type of Requisition: NPP (National Project Personnel)
Grade Level: N/A
Primary Location: Burkina Faso-Ouagadougou
Duration: 6 mois (avec possibilité d’extension en fonction des fonds disponibles)
Post Number: N/A

IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in order to best serve FAO Members in all regions.

Qualified female applicants are encouraged to apply.

People with disabilities are equally encouraged to apply.

All applications will be treated with the strictest confidentiality.

Cadre organisationnel
Dans le cadre de son Programme Global de Sécurité Sanitaire pour la lutte contre les zoonoses et les maladies animales, l'Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID) a accordé à la FAO un financement pour soutenir la lutte contre les maladies animales émergentes et ré-émergentes ayant un fort potentiel zoonotique. La composante FAO à travers son Centre d’Urgence pour la lutte contre les Maladies Animales Transfrontalières (FAO-ECTAD) comprend plusieurs projets qui seront mis en œuvre au Burkina Faso tels que le Programme GHSA (Global Health Security Agenda) et le Projet Elevage durable à l’horizon 2050 (ASL 2050).

Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Chef du Service des opérations d'urgence et du Chargé des opérations (TCE/HQ), la supervision fonctionnelle et administrative du Représentant de la FAO au Burkina Faso, la supervision directe de l'Assistant au Représentant/Chargé de l'Administration, du Chef de l'Equipe ECTAD Burkina Faso et en collaboration avec le Chargé Régional des opérations ECTAD pour l'Afrique de l'Ouest et centrale, le personnel administratif et opérationnel de la Représentation de la FAO au Burkina Faso.

Domaine de specialization

Administration

Tâches et responsabilités
Dans le cadre des activités du Centre d’urgence de la FAO pour la lutte contre les maladies animales transfrontalières (FAO-ECTAD), sous la supervision générale du Représentant de la FAO, la supervision directe du Chef d’Equipe ECTAD Burkina, et en collaboration avec le Chargé des Opérations ECTAD Burkina, les consultants nationaux, le personnel administratif et opérationnel de la Représentation de la FAO au Burkina Faso, l’Assistant(e) Administratif (ve) se verra confier les taches suivantes :
Assister le Chargé des Opérations dans tous les aspects (administrative, logistiques, financiers) liés à la mise en œuvre des projets ECTAD.
Maintenir un système d'archivage de documents en format papier et électronique, rédaction des projets de correspondances, réception et enregistrement des correspondances;
Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de routine, prise des rendez-vous, recevoir et orienter les visiteurs vers les collègues concernés;
Contribuer à la préparation des comptes de caisse mensuels en enregistrant les dépenses et les reçus (bons de commande, tableau Excel, etc.), des rapports financiers mensuels sur le budget et les dépenses des projets en cours;
Contribuer à la rédaction et à l'édition des rapports de projets, des rapports d'avancement et d'autres rapports; Etablir les minutes des réunions du Programme EPT2 au Burkina;
En collaboration avec l’équipe ECTAD Burkina, et l’Administration de la FAO au Burkina Faso, finaliser les documents administratifs (contrats, protocoles d’accord, Termes de référence, dossier d’appels d’offres, bon de commandes, etc.)
Aider à l'achat des fournitures et d'équipement de bureau (y compris l'assistance pour le dédouanement), suivi et contrôle des inventaires et assurer la réception, le stockage, la conservation, l'utilisation correcte et le transport du matériel et des fournitures achetés;
Vérifier la conformité des factures soumises par les fournisseurs et les soumettre au chef de l’Equipe ECTAD pour autorisation de paiement ;
Superviser et mettre à jour l'inventaire des équipements et matériels du bureau; Assurer la fourniture de matériel/équipement pour le bureau ECTAD tels que la papeterie, l'électricité, l'eau, le transport (le cas échéant);
Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs et partenaires fonctionnaires du Gouvernement, et personnels des services et des organisations en relation avec les activités du programme ECTAD ;
Lorsqu’autorisé, effectuer des déboursements de fonds de la petite caisse et tenir un registre de ces décaissements selon les besoins;
Fournir un appui dans la collecte et le traitement des données financières et d’activité ;
Aider à l'organisation des ateliers, des réunions et des formations, y compris la préparation des autorisations de voyage (TAs), demande de billets d’avion, hébergement des participants etc.
Organiser les voyages et les réservations d'hôtel, préparer les formulaires d'autorisation de voyage et rassembler toutes les informations pertinentes pour le voyage ; faire les demandes de visa pour la sécurité et à la fin de la mission préparer les différents TEC ;
Faire le suivi des contrats du personnel international et national du bureau ECTAD ;
Fournir des informations sur les questions administratives générales au personnel nouvellement affecté;
Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

LES CANDIDATS SERONT SÉLECTIONNÉS EN FONCTION DES CRITÈRES CI-APRÈS:

Conditions minimales à remplir Valeur
Diplôme d’Etudes Universitaires (Bac + 2). Une formation dans le domaine de l’Administration serait un atout.
Au moins trois (03) années d’expérience professionnelle dans le domaine du travail administratif (y compris le classement et le traitement des informations).
Etre de nationalité Burkinabè;
Parfaite connaissance du français (écrit/parlé) ; la connaissance de l’anglais (écrit/parlé) serait un avantage

Compétences clés
Être axé sur les résultats
Esprit d'équipe
Communiquer
Établir des relations constructives.
Partage des connaissances et amélioration continue

Qualifications techniques/fonctionnelles
Une expérience professionnelle dans une Organisation Internationale serait un atout.
Bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Power point, MS office et autres logiciels).
Critères de sélection
Bonne capacité de jugement, intégrité, sens de l’initiative, sens élevé de responsabilité et de l’organisation du travail ;
Bon esprit analytique, bonne capacité à travailler sous pression, aptitude à organiser des priorités ;
Bonne capacité à échanger efficacement et régulièrement des informations pertinentes tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation ;
Aptitude confirmée à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et entretenir régulièrement des relations de travail harmonieuses et effectives aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation ;
La connaissance du système des Nations Unies serait un atout.