01 Chargé(e) de l'Administration & Finance (Admin & Finance Officer)

Poste à pourvoir Chargé(e) de l'Administration & Finance (Admin & Finance Officer)
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur Mercy Corps
Structure Bénéficiaire Mercy Corps
Secteur activité Action humanitaire
Diplôme ou niveau BAC+3
Option du diplôme Administration, finance,secrétariat de Direction,ressources humaines,gestion des entreprises ou autres
Expériences 5 ans
Capacités liées à l'emploi RESUME DU PROGRAMME/DEPARTMENT Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde. Mercy Corps est présent au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Mali, Niger et en installations au Burkina Faso dans les secteurs en fonction des priorités et des besoins locaux: sécurité alimentaire, l’evage, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. Nous visons à stimuler les opportunités économiques, à catalyser des systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à rompre le cycle de l'insécurité alimentaire et hydrique et à répondre aux besoins immédiats, tout en libérant le potentiel de construction pour l'avenir. Notre travail contribue à la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Résumé du poste Sous la supervision hiérarchique du Deputy Chief of Party (DCOP) et la supervision technique du Coordinateur des Finances au Niger le/La Chargé (e) de l’Administration & Finance assistera dans le fonctionnement général de l’administration et de la finance. Assurer la qualité de l’accueil. Il / elle travaillera en étroite collaboration avec les collègues des finances à Niamey / Niger. Le/la chargé (e) assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, aux ressources humaines et à la finance. RESPONSABILITES ESSENTIELLES: Tâches Administratives & ressources humaines • Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ; • Recevoir et Orienter les visiteurs ; • Informer la Directions de la réservation d’hôtel en cas de mission d’un agent à traves le TAA ; • Faire la réservation d’hôtel en cas de mission à la demande des Agents ; • Faciliter l’élaboration de contrat de bail ; • Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir des appels) ; • Noter les appels sur les fiches ; • Participer aux réunions avec l’équipe et faire les PV des réunions si nécessaires ; • Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre appropriés et classées ; • Saisir les courriers à partir des lettres types ; • Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ; • Mettre à la disposition du public les avis de recrutement ; • Appuyer le personnel Terrain à remplir les outils RH de routine (CNSS, ITS NIA, Checklist End of Service, Code de conduite) ; • Appuyer l’équipe Admin/RH de Niger au besoin et selon sa disponibilité ; • Gérer la base de données congés et le plan des congés annuel et transmettre les rapports mensuels au bureau national ; • Transmettre toute question RH qui dépasse ses prérogatives au bureau national ; • En collaboration avec l’Agent de Ménage /Coursier du bureau, faire assurer que les locaux sont toujours propres et présentables ; • Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, Informations, etc…) ; • Assurer que tout le personnel adhère aux procédures d’administrative de Mercy Corps Burkina Faso. Tâches financières • Faire et soumettre les appels de fonds pour la banque et la caisse du bureau soit ravitaillé ; • Assurer une revue financière de toutes les dépenses conformément aux procédures de Mercy Corps et du bailleur ; • Préparer les paiements par caisse et par banque sur la base des documents requis par les systèmes et procédures de Mercy Corps ; • Vérifier les rapports de dépenses (Rapport de dépenses de voyage et de dépenses opérationnelles) pour exhaustivité et s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuves selon les systèmes et procédures de Mercy Corps ; • Saisir quotidiennement les transactions effectuées dans la plate-forme du logiciel comptable (Field Connect) ; • Assurer le respect des règles et la conformité des procédures de Mercy Corps et des bailleurs de fonds. • Assurer la gestion de la petite caisse conformément au Manuel Financier de Mercy Corps ; • Saisir et réconcilier les avances aux staff ; • Effectuer les retenues ISB, TVA et IT et faire le reversement à la DRI dans le délai ; • Etablir la réconciliation banque et de la caisse à la fin de chaque semaine et de chaque mois ; • Assurer le scannage et l’envoi mensuel des toutes les pièces comptables à la direction de finance au Niger, si besoin ; • Préparer les rapports financiers mensuels et soumettre au contrôle du Finance Manager basé à Niamey ; • Assurer la sécurité du patrimoine de l’organisation conformément aux manuels et procédures de Mercy Corps ; • Gérer et appliquer les procédures bancaires ; • Assurer le classement, le cachetage et l’archivage des documents comptables ; • D’autres tâches au besoin. Responsabilité de supervision : Réceptionniste & Agent de Ménage/Coursier Rapport directement à: Deputy Chief of Party Travail directement avec : tout le personnel du bureau • Avoir une expérience de 5 ans en gestion de l’Administration & Finance, idéalement dans le secteur ONG/développement. • L'aptitude à planifier, organiser et hiérarchiser les tâches d'une équipe ; • Aptitude à respecter les procédures de Mercy Corps, à respecter les délais, à travailler de manière indépendante et en coopération avec les membres de l'équipe ; • Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques(gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie ; • Une habilite prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de suspension. FACTEURS DE SUCCES Une bonne connaissance et une compréhension claires de l’éthique de l’administration des ressources humaines et des finances, la volonté et l’habilite absolues d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et de donateurs est essentiel. L’habilité prouvée d’intégrer effectivement avec rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples taches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilite de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaires. APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL: Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
Connaissance en informatique • Une bonne maîtrise d'Excel et de la gestion de base de données ;

Date limite de depôt des dossiers 31/07/2019
Procedure de recrutement Seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Durée du contrat CDD 12 mois renouvelable