Assistant(e) aux Achats

Job Description
Agency: UNDP
Title: Assistant(e) aux Achats - PADEL
Job ID: 25486
Practice Area - Job Family: Democratic Governance - PADEL
Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 05/09/2019
Duty Station: Ouagadougou, Burkina Faso
Education & Work Experience: G-Bachelor's Level Degree - 3 year(s) experience
Languages Required: French
Desired: English
Grade: SB3
Vacancy Type: Service Contract (SC)
Posting Type: External
Bureau: Africa
Contract Duration: 1 year with possibility for extension

POSTE OUVERT UNIQUEMENT AUX CANDIDATS DE NATIONALITE BURKINABE

Background
Le Gouvernement du Burkina Faso, avec l’appui du PNUD et UNCDF, a décidé d’élaborer et de mettre en œuvre un important Programme d’Appui au Développement des Economies Locales (PADEL), qui va couvrir la période 2017-2020 en vue de bâtir des économies locales dynamiques, prospères et inclusives. Le PADEL repose sur le Programme Présidentiel et découle de la vision du PNDES : "le Burkina Faso, une nation démocratique, unie et solidaire, transformant la structure de son économie et réalisant une croissance forte et inclusive, au moyen de modes de consommation et de production durables".

L’objectif général du PADEL est de contribuer à l’amélioration des conditions socio-économiques des populations à la base à travers la promotion de filières porteuses, l’accès aux services énergétiques modernes, aux infrastructures sociales économiques de base, à un socle de protection sociale pour les ménages les plus vulnérables et des services financiers adaptés, inclusifs et accessibles.

Le PADEL est organisé autour de quatre composantes cohérentes, dont la mise en œuvre et la gestion opérationnelle sont confiées à des Unités de Gestion de Composantes suivantes :
-Composante 1 : Développement des filières économiques porteuses pour valoriser les potentialités propres à chaque région. Elle est mise en œuvre par le Programme de transformation et de modernisation des entreprises informelles (PTMEI) ;
-Composante 2 : Développement d’une plate-forme infrastructurelle permettant aux populations et aux collectivités territoriales de disposer de services énergétiques modernes pour soutenir leurs activités génératrices de revenus (AGR) et les services sociaux et collectifs exécutée par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) ;
-Composante 3 : Renforcement du socle de la protection sociale au bénéfice des ménages vulnérables à travers des transferts monétaires et le renforcement des capacités en vue de leur participation à l’économie locale exécuté par le Programme Filets Sociaux ;
-Composante 4 : Promotion de l’inclusion financière au profit des populations mis en œuvre par le Fonds d’Appui aux Activités Rémunératrices des Femmes (FAARF).

Depuis 2018, le PADEL a entamé son extension progressive à l’ensemble des régions du pays, d’où la nécessité de renforcer les capacités techniques et opérationnelles de gestion des activités du programme.
Le PNUD recrute un (e) Assistant (e) aux Achats de l’Unité de Gestion de la Composante #2 (UGC) du PADEL, conformément aux TDR ci-présents.

Duties and Responsibilities
Sous l’autorité du Représentant Résident (RR) du PNUD Burkina Faso, la supervision générale du Représentant Résident Adjoint/ Programme-Opérations du PNUD, la coordination du Coordonnateur de l’UGC, l’Assistant (e) aux Achats est sous la supervision directe du Spécialiste des Achats de l’Unité de Gestion de la composante 2 du PADEL, conformément aux règles, procédures et pratiques du PNUD.

L’assistant (e) aux Achats accompli les tâches suivantes :

Achats de biens et services :
-Analyser et évaluer les demandes d’approvisionnement, vérifier, clarifier et confirmer l’exactitude des spécifications et veiller à la planification et au respect de délais de livraison réalistes ;
-Acquérir des équipements et engager des fournisseurs, mener une enquête sur les antécédents des fournisseurs, effectuer les présélections, classifier les soumissions et ébaucher/finaliser les tableaux de classification ;
-Préparer les avis d’appel d’offres ou demandes de soumissions, de projets ou de devis après avoir obtenu les termes et conditions d’approvisionnement les plus avantageux. Veiller à l’application des règles du PNUD en matière d’achats ;
-Assurer le suivi des documents relatifs à l’approvisionnement et au règlement des demandes de paiements des prestataires (fournisseurs, ONG, consultants…) ;
-Préparer les bons de commande, contrats, titres et dérogations à signer par le (la) Coordonnateur (rice), ou par le chef du bureau du PNUD après évaluation de la compétitivité des devis ;
-Préparer les mémorandums pour le recrutement de consultants et d’ONG, à transmettre au PNUD et préparer les soumissions destinées à la procédure de revue/évaluation des contrats, si nécessaire ;
-Gérer les rapports d’état des achats et mettre à jour la base de données des achats qui indique l’état de toutes les transactions d’achats qui ont été engagées.
-Préparer l’état financier mensuel des acquisitions par source de financements ;
-Coordonner, avec le bureau du PNUD, la résolution des problèmes post-commande (retards de livraison, mise en service des équipements, erreurs de livraison, annulations de commandes, dommages-intérêts déterminés contractuellement, réalisation d’assurances/garanties, etc.) ;
-Entretenir des relations commerciales appropriées avec les fournisseurs et coordonner avec les responsables des commandes, pour toute question relative à l’approvisionnement ;
-Informer le personnel de l’UGC sur les procédures et règles en matière d’approvisionnement ;
-Gérer la base de données des immobilisations et la mettre à jour en y incluant les nouvelles acquisitions, les prêts, les cessions et les déplacements d’équipements ;
-Dresser l’inventaire physique annuel des articles non consomptibles, et comparer avec le registre des immobilisations ;
-Fournir des informations pour l’élaboration du budget administratif annuel, si nécessaire ;
-Gérer les fichiers et dossiers de travail ;
-Effectuer toute autre tâche nécessaire à la bonne marche du bureau.

Competencies

Compétences Générales :
-Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
-Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
-Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge ;
-Esprit d’initiative et bonne capacité de jugement et d’analyse.

Compétences Fonctionnelles :
-Une connaissance approfondie des problèmes de développement dans une approche interdisciplinaire ;
-Promeut la gestion des connaissances et un environnement propice à l’apprentissage ;
-Capacité de mener une planification stratégique, une gestion axée sur les résultats ;
-Capacité de diriger une formulation et suivi des projets de développement ;
-Une connaissance solide dans la gestion des ressources financières, humaines, acquisitions et contrats ;
-Démontre une disposition favorable au changement et capacité de gérer des situations complexes ;
-Contribue à renforcer les compétences du personnel, la création d'un environnement de créativité et d'innovation ;
-Construit et promeut le travail en équipe.

Required Skills and Experience

Education
-Diplôme universitaire minimum requis Licence (bac+3) en administration des affaires, gestion des entreprises, ou équivalent.

Expérience
-Expérience de trois (03) ans dans le domaine de l’assistance administrative et aux achats des projets de développement de taille et de complexité similaire est requise;
-Bonne expérience du suivi administratif et financier des programmes/projets du SNU
-Connaissance pratique de l’utilisation de l’outil informatique (MS-Office, Windows, Word, Excel, etc.) ;
-Expérience avérée des procédures des appels d’offres, passation et gestion des contrats similaires en matière de maîtrise d’ouvrage/d’œuvre déléguée, de sous-traitances de travaux et de formation d'artisans/entrepreneurs ;
-Bonne maîtrise du système ATLAS serait un atout.

Langues
-Maîtrise de la langue française ;
-Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un atout.

Disclaimer
Important applicant information

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