Un(e) Assistant Coordinateur Administratif

Poste à pourvoir Un(e) Assistant Coordinateur Administratif - Administration et
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur Solidarité Internationale
Structure Bénéficiaire Solidarité Internationale
Secteur activité Activités organisme extra territoriales
Diplôme ou niveau Master
Option du diplôme Gestion des ressources humaines
Expériences 3 ans
Capacités liées à l'emploi Un(e) Assistant Coordinateur Administratif - Administration et RH
• Lieu d'affectation : OUAGADOUGOU (BURKINA FASO)
• A pourvoir : IMMEDIATEMENT
I. Présentation de l’organisation
Solidarités International est une organisation humanitaire française qui a lancé sa première mission au Burkina en octobre 2018. La mission mène un programme d’urgence dans le secteur de l’eau, hygiène et assainissement (EHA), en consortium, dans les régions Centre Nord et Est du Burkina Faso avec une coordination basée à Ouagadougou. ,
L’Assistant Coordinateur Administratif – Administration et RH appuie le coordinateur administratif dans la définition et mise en œuvre de politique des Ressources Humaines nationales Il est un des garants de la bonne application de la politique Ressources Humaines de Solidarités International sur la mission. ,
Il assure un support juridique et administratif aux Administrateurs concernant toute question liée aux Ressources Humaines. ,
Il participe activement à la mise en place de plans de formation et d’évolution du staff national. ,
II. Responsabilités et descriptif des tâches : ,
Liste des principales activités :
Mise en œuvre de la politique des ressources Humaines nationales
Participer au développement de la politique RH nationales,
• Participer à la définition et suivre l’application de la politique RH et de protection sociale sur la mission ,
• Evaluer les risques liés aux changements de politique sociale,
• Etre force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés,
• Garantir l’adéquation et la cohérence entre les profils de postes de la mission et les profils de poste référents de Solidarités International,
• Garantir l’application de la grille de fonctions de Solidarités International sur la mission et s’assurer,
que le processus de recrutement est respecté,
• Participer à la refonte de la grille de salaire si nécessaire (benchmark, suivi du panier de la ménagère…),
• S’assurer de manière continue de la cohérence de la politique RH Solidarités International et des textes de lois nationaux,
• S’assurer du respect des procédures RH au niveau de la mission,
• Se tenir informé de tous les textes et toutes les évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général, à la formation du personnel. ,
,
• • Gestion administrative des ressources humaines nationales,
Vérifier les dates de contrats de travail et informer le Coordinateur Administratif de leur échéance,
• Préparer les nouveaux contrats de travail de la Coordination de Ouagadougou et les intégrer dans HOMERE,
• Effectuer le briefing des nouveaux salariés des règles internes,
• Etablir les documents administratifs relatifs aux contrats de travail pour la Coordination de Ouagadougou,
• Vérifier le remboursement des avances, des frais médicaux, le paiement des heures supplémentaires,
• Vérifier le calcul des taxes, impôts et charges sociales ainsi que procéder aux paiement aux organismes concernés ,
• Superviser la mise à jour des dossiers de suivi du personnel s’assurer du respect des deadline (EAP, avenant…) ,
Vérifier les salaires mensuels et l’OD de paye (Balzac XX) ,
• Vérifier la mise à jour par les bases et la coordination des informations liées au personnel dans le logiciel Homère,
• Effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités (déclarations du personnel, dépôts de documents…),
• Recueillir les informations nécessaires au suivi de l'évolution du coût de la vie sur demande du Coordinateur Administratif/RH. ,
• Gestion administrative des ressources humaines expatriées,
Organiser le briefing administratif du personnel expatrié,
• Assurer la gestion administrative des expatriés de la mission Solidarités International ainsi que les démarches éventuelles auprès des autorités en cas de besoin (dossier, visa, billets d’avion…),
• Etre en veille sur les modalités d’imposition du personnel expatrié dans le pays,
• Etablir et payer les per diems expatriés. ,
• Gestion d’équipe,
Participer à la formation des équipes administratives sur les aspects RH,
• Assurer le remplacement minimum des membres du service administratif en cas d’absence (congés, maladie…),
• Superviser la tenue des entretiens annuels d’évaluation,
• Participer à la mise en place d’un plan de formation annuel, superviser sa mise en œuvre, et en mesurer l’impact,
• Participer à la mise œuvre de la promotion du personnel,
• Participer à la mise en place de plans de carrières et de gestion de la mobilité du personnel,
• Recenser les écoles et les formations dans le pays,
• Améliorer les procédures de recrutement,
• Participer au recrutement des cadres nationaux,
• Assurer les relations avec les délégués du personnel notamment en assistant à leurs réunions. ,
• Gestion administrative de la mission,
Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs RH au niveau de la coordination,
• Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel,
• Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission,
• S’assurer de la remontée des archives physiques des bases vers la coordination,
• Effectuer l’envoi trimestriel des archives administratives RH au siège après validation du contrôle interne,
• Reporting / Communication,
Assister le Coordinateur Administratif lors de la création de propositions d’opérations (rubriques RH nationales) ,
et lors de l’élaboration des rapports financiers (annexes RH) ,
• Assister le Coordinateur Administratif dans les négociations ainsi que la communication en général avec les Délégués du personnel,
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national,
• QUALITES REQUISES :
• Compétences indispensables :
Expérience professionnelle : expérience en ONG (au moins 3 ans) ou autres structures,
- Informatique : bonne maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook et de préférence ,
Homère ,
- Formation : Master en gestion des ressources humaines ; Juriste, administration, ,
- Langues : français et anglais ,
- Divers : Connaissance des zones de kongoussi et de Djibo Connaissance des activités menées par Solidarités International et des principes humanitaire,
- • Qualités humaines :
Précision, rigueur et sérieux sont trois qualités exigées,
- Honnêteté, dynamisme, rapidité et sens de l’organisation,
- - Discret, garant de la confidentialité des dossiers
Engagement humanitaire,