Assistant(e) Administratif et de la Communication

Poste à pourvoir Assistant(e) Administratif et de la Communication
Nombre de poste 01
Lieu d'affectation Ouagadougou
Structure recruteur MERCY CORPS
Structure Bénéficiaire MERCY CORPS
Secteur activité Activités organisme extra territoriales
Diplôme ou niveau BAC+2
Option du diplôme gestion des ressources humaines
Expériences 02 ans
Capacités liées à l'emploi AVIS DE RECRUTEMENT
RESUME DE PROGRAMME :
INTRODUCTION
Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées, productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005. Elle travaille en partenariat avec le Gouvernement et les communautés nigériennes pour contribuer au développement socio-économique durable du pays.
Mercy Corps est présent au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Burkina Faso, Mali, Niger et au Nigeria. Dans ces pays, nous nous concentrons sur une multitude de secteurs en fonction des priorités et des besoins locaux: sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. Nous visons à stimuler les opportunités économiques, à catalyser des systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à rompre le cycle de l'insécurité alimentaire et hydrique et à répondre aux besoins immédiats, tout en libérant le potentiel de construction pour l'avenir. Notre travail contribue à la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Mercy Corps travaille au Burkina Faso depuis 2016 à travers des partenaires sur les conflits et l'élevage.
RESUME DU POSTE :
Sous la supervision de l’Admin & Finance Officer, l’Assistant (e) Administratif et de Communication assistera dans le fonctionnement général de l’administration, et la promotion de stratégie de communication de Mercy Corps en générale, mis du projet SCC en particulier. Assurer la qualité de l’accueil, travailler en étroite collaboration avec l’Admin & Finance Officer et les programmes Managers, la Réceptionniste assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, les ressources humaines, la documentation, le classement des dossiers, la facilitation des voyages du personnel dans le temps opportun et de manière précise.
Titre du Poste : Assistant(e) Administratif et de la Communication
Lieu de Travail : Burkina Faso
Catégorie : CDD (plein temps -12 mois –Renouvelable)
Nombre de place : 1
RESPONSABILITES ESSENTIELLES:
Taches Administrative :
• Appuyer l’Admin & Finance Officer dans le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
• Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
• Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
• Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
• Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
• Participer aux réunions ;
• Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilette et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
• Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
• Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprie et classées ;
• Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
• Assurer la traduction des documents de l’anglais au français et vice versa ;
• Saisir les courriers types à partir des lettres types ;
• Suivre le prélèvement régulier de la boite postale de l’ONG ;
• Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
• Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, ct…)
• Ainsi que le registre de présence du personnel ;
• Faire les demandes de paiement des prestataires, Airtel ou Orange Burkina, les entreprises d'eau et d'électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finance,
• Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps
• Mettre à jour la liste matrice chaque fin du mois en collaboration avec l’Admin & Finance Officer
• Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Burkina
• Faire toutes autres taches demandées par le superviseur
Taches de Communication :
• Travailler étroitement avec la Chargée de communication basée au Niger pour vulgariser et maintenir la stratégie de communication au Burkina Faso,
• Suivre avec la Chargée de communication basée au Niger les demandes du bureau MC du Burkina en matière de communication, matériel de visibilité et autres demandes tels qu’instruit par le DCoP,
• Gestion sur base des orientations de la Chargée de communication basée au Niger de la page Facebook de MC Burkina Faso et du Workplace de MC Burkina,
• Gestion et animation du groupe WhatsApp du bureau MC du Burkina,
• Faire vivre et évoluer la culture interne et/ou l’image de l’organisation
• Assurer la liaison avec les médias publiques et privés pour tout publireportage, organisation des évènements au besoin
• Soutenir les activités en publics (Ateliers, forum, réunions…) avec Mercy Corps et ses partenaires.
• Coordonner, communiquer et acquérir les besoins en médias, communications, impression et conception graphique de Mercy Corps Burkina ;
• Représenter Mercy Corps Niger aux foires, forums et événements où Mercy Corps Niger sera présent et / ou à table et / ou de matériel promotionnel ;
• Faire respecter la charte graphique de Mercy Corps
• Instaurer et Coordonner le « learning hour » hebdomadaire (heure d'apprentissage) avec les autres membres de l’équipe,
Responsabilité de supervision: aucune
Rapporte directement à: l’Admin & Finance Officer
Travail directement avec: les Finances, l’Administration, la logistique et tous les programmes
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS:
• Avoir un diplôme supérieur en administration, secrétariat de Direction ou en Ressources Humaines ;
• Avoir au moins 2 ans d’expérience de gestion administrative, en Gestion Administrative des entreprises et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale ;
• Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations.
• Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
• Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie.
• Une excellente maîtrise du français et l’anglais (orale et écrite) avec une capacité de faire la traduction
• Avoir une expérience de la gestion de comptes de médias sociaux
• Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
FACTEURS DE SUCCÈS:
Une bonne connaissance et une compréhension Claire de l’éthique de l’administration et les ressources humaines, ainsi que l’éthique de la gestion de personnel, la volonté et l’habilité absolu d’adhérer et de renforcer l’adhérence aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs est essentiel. L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les le personnel national et international est demandé. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL:
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
DEPOT DE CANDIDATURE :
Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents). Veuillez mentionner le titre de poste pour lequel vous postuler et adressez votre demande d’emploi au Représentant Résident, Mercy Corps Burkina Faso.
Connaissance en informatique • Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de l’informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Mercy Corps se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues.
Date limite de depôt des dossiers 4/11/2019

Durée du contrat CDD 1 an renouvelable