Un(e) Assistant(e) de Direction

OXFAM est un mouvement mondial de personnes qui travaillent ensemble pour mettre fin à l´injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre l´inégalité qui maintient les personnes dans la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies lorsque survient une catastrophe. Nous aidons les personnes à bâtir une vie meilleure pour elles-mêmes et pour les autres. Nous travaillons sur des questions telles que les droits d´accès à la terre, le changement climatique et la discrimination contre les femmes. Et nous ne nous arrêtons que lorsque chaque personne dans le monde pourra jouir d´une vie sans pauvreté. Unissez-vous à nous !

Dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, nous recherchons un(e) :
OXFAM recrute un (e) Assistant(e) de Direction

Poste de remplacement
Contrat de droit burkinabé
Niveau E1
Date de début souhaité : Février 2019

Catégorie: Emploi
Secteur d'activité: ONG
Spécialité concernée: Administration
Niveau d'étude:
Technicien / BAC+2
Lieu d'affectation:
Ouagadougou, Burkina Faso
Type de contrat:
Non précisé
Nombre de postes à pourvoir:
1
Recruteur:
OXFAM
Structure bénéficiaire:
OXFAM
Tâches et responsabilités liées à l'emploi:
OBJECTIF / MISSION DU POSTE

Assurer l’Organisation administrative de la Direction Pays (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
 Contribuer à organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
 Assurer l’interface avec des interlocuteurs tant à l’interne, à l’externe et à l’international.

PRINCIPALES RESPONSABILITES/TÂCHE
 Effectuer les opérations classiques de secrétariat : saisie, photocopie, archivage, rédaction de correspondance, scannage, accueil des visiteurs ;
 Mettre à jour des bases de données et fichiers : liste de contact de l’équipe pays, liste des numéros internes ;
 Gérer le standard téléphonique et filtrer les appels afin d’orienter adéquatement les interlocuteurs ou transmettre les messages pertinents au reste de l’équipe ;
 Traiter le courrier arrivée et départ, postal et électronique : réception, enregistrement, dispatching et classement ;
 Accueillir les visiteurs, les informer et les diriger correctement ;
 Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein de l’Organisation ;
 Rédiger et diffuser les notes de services, les soumettre au contrôle et à la signature du Directeur pays ;
 Elaborer trimestriellement les factures pour les services partagés ;
Gérer le planning des rendez-vous et des réunions de travail du Directeur Pays ;
Apporter un appui lors des processus de sélection (diffusion des offres, réception des candidatures, …) ;
Participer à la préparation et à l’organisation des ateliers d’envergure nationale, et internationale ; établir et gérer les budgets y afférents ;
Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles ;
Rédiger et / ou centraliser les compte-rendu et procès-verbaux de rencontres ;
Assister le Directeur Pays et les membres de l’équipe dans la préparation et l’organisation de leur déplacements professionnels (voyages et missions de travail) : réservation de billet, réservation d’hôtel, demande de visa, remplissage des formulaires de participation ;
Gérer les stocks de fournitures du bureau ;
Apporter un appui comptable par la remise des chèques aux fournisseurs ;
Participer à l’organisation d’activités socio-professionnelles du personnel
 Autres
Faire du code de conduite le guide d´orientation de vos pratiques et comportements.

Critères de sélection:
 Compétences essentielles
Avoir un niveau minimum BAC + 2 en Secrétariat de Direction ; Bureautique ; ou Gestion administrative ;
Avoir au moins deux (2) années d’expérience à un poste similaire ;
Bonne maîtrise des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), de l’Internet etc. ;
Bonne maitrise de l’expression orale et écrite ; Bonne capacité rédactionnelle.
Capacité à gérer, prioriser la charge de travail et à respecter les délais ;
Capable de travailler au niveau multidisciplinaire ;
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Engagement avec l’ensemble des objectifs et des politiques d’OXFAM concernant la promotion des droits des femmes et les intérêts des personnes marginalisées
 Compétences souhaitables
La connaissance de l’Anglais est un atout considérable ;
Connaissance du logiciel de gestion des projets.
 Aptitudes et capacités
Personne intègre avec de solides valeurs personnelles, alignée sur notre mission et notamment engagée en faveur de l´égalité des sexes et les droits des femmes ;
Conscience de soi,
Bonne capacité d’écoute ;
Sens de l’humilité et de la courtoisie ;
Sens de la construction de relations,
Capacité de planification et d’organisation,
Flexibilité et capacité d’adaptation ;
Capacité de travail sous pression.

Composition du dossier de candidature:
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays ;
- Un CV détaillé actualisé avec une photographie incorporée et indiquant les contacts (téléphone, email) de trois (3) personnes de référence ;
- Les photocopies des diplômes et attestations.

Procédure de recrutement:
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

Oxfam souscrit au principe d´égalité entre les femmes et les hommes, droits de la personne, diversité et inclusion.

Nous vous offrons :
La possibilité de faire partie d´une organisation internationale solide et qui constitue une référence dans le secteur de la coopération, l´action humanitaire et la justice sociale ;
Vous intégrer dans un environnement de travail respectueux, sûr, ouvert au dialogue et qui offre des possibilités de croissance personnelle et professionnelle.

Date limite de validité: 5 février 2018 à 17h.