Un(e) gestionnaires des contrats d'achats et subventions (H/F)

Un(e) gestionnaires des contrats d'achats et subventions (H/F)

Département Gouvernance démocratique et Droits humains - GDDH > Pôle Migrations

Mis en ligne le : 18/11/2019

AFRIQUE SUBSAHARIENNE CÔTE D'IVOIRE ABIDJAN

RÉF.
2019/UGDCDES/5200

TYPE D'OFFRE
Poste terrain

TYPE DE CONTRAT
CDD

SECTEURS D'ACTIVITÉ
Administration ; Juridique

DATE LIMITE DE CANDIDATURE
27/11/2019 23:59

CONTRAT
Indépendant / Entrepreneur Individuel

DURÉE
1 an renouvelable

Description de la mission
Il/elle exécutera les missions principales suivantes :

Planification :
-Analyser l’environnement d’achat au niveau local, tenir à jour des listes de prix et de fichiers fournisseurs ;
-Renseigner et mettre à jour le plan de passation des contrats d’achats et subventions, en lien avec les autres membres de l’équipe-projet (Siège et Terrain); en prenant en considération la planification opérationnelle, ainsi que les contraintes logistiques, contextuelles et procédurales.

Achats et Passation de marchés publics :
-Aide à l'expression des besoins, analyse des marchés fournisseurs et montage global des démarches contractuelles d'achat
-Elaboration du dossier de consultation (hors publicité), finalisation et validation des cahiers des charges en lien avec les services prescripteurs, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats et conduite des négociations
-Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de devis ;
-Réaliser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
-Gérer les consultations : identifier et lancer la procédure d’attribution applicable, contribuer à la préparation des cahiers des charges, assurer la publication d’offres et participer à la sélection des prestataires selon les procédures en vigueur ;
-Conduite des négociations lorsque les procédures le permettent sur les prix, les délais et les modalités de livraison avec les fournisseurs ;
-Etablir les contrats en lien avec le siège d’EF ;
-Assurer le suivi des contrats (réception des livrables, échéancier des paiements, etc.) ;
-Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison ;
-Archiver les dossiers d’achats complets et appuyer le siège d’EF lors des audits.

Octroi de subventions :
-Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;
-Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis ;
-Préparer les contrats de subvention en lien avec le siège (Département, Direction des affaires juridiques et Direction des affaires financières);
-Assurer le suivi des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux) /délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement.

Contrôle et suivi des conditions contractuelles :
-Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;
-Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat
-Etablir le suivi des révisions de prix, des pénalités, rédaction d’avenants si besoin

Description du projet ou contexte
Il/elle interviendra dans le cadre du projet d’Appui à la lutte contre la traite des personnes dans les pays du Golfe de Guinée, financé par le Fonds Fiduciaire d’Urgence de l’Union Européenne et cofinancé par Expertise France.

Le projet a une durée de 4 ans (2019-2022) et est doté d’un budget total de 18 millions d’Euros. Il a pour objectif de renforcer les capacités stratégiques et opérationnelles des acteurs compétents dans le domaine de la lutte contre la traite des êtres humains, aux niveaux régional, national et local.

Basé(e) à Abidjan, le/la Gestionnaire des contrats d’achats et subventions fera partie d’une équipe-projet composée de collaborateurs basés au Siège (Paris) et dans les pays d’intervention du projet (Guinée, Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Benin, Nigeria).

Sous l’autorité du Directeur de projet, et en liaison étroite avec le/la Responsable régional administratif financier et logistique (RAF) basé à Abidjan, le/la Gestionnaire des contrats d’achats et subventions sera responsable des procédures d’attribution et du suivi des contrats, en conformité avec les règles applicables.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la Coordinatrice de projet basée à Paris, qui elle-même effectue la liaison avec les fonctions transversales de l’Agence (Direction des Affaires Financières, des Affaires Juridiques, etc.), ainsi qu’avec l’équipe-projet sur le terrain.

Des missions sont à prévoir, en France et dans les pays couverts par le projet.

Profil souhaité

COMPETENCES :
-Formation supérieure de niveau minimum BAC+3 en droit, gestion administrative, logistique ;
-Rigueur, Autonomie et Organisation
-Réactivité, Adaptabilité
-Neutralité, Impartialité, Discrétion, Confidentialité
-Qualités relationnelles, de travail en équipe, au sein d’équipes multi-sites ;
-Parfaite maîtrise des outils bureautiques ;
-Excellentes capacités d’analyse et rédactionnelles ;
-Excellente expression écrite et orale en français et en anglais.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :
-Expérience minimum de 5 ans à des postes similaires ;
-Expérience en milieu anglophone souhaitée ;
-Expérience avec des bailleurs publics exigée ;
-Connaissance des règles de marchés publics français et expérience sur des fonds français, un atout.

Informations complémentaires
Nature du contrat : Contrat de Prestation de Services avec Expertise France ou via une société de portage salarial

Date de prise de fonctions : Dès que possible

Rémunération : selon profil